O que é o Ciclo PDCA e mais de 14 modelos para você começar a criar

By Jennifer Gaskin, Mar 09, 2022

ciclo pdca

A melhoria de processos e o change management (ou gerenciamento de mudanças) são tarefas fundamentais, mas difíceis, em qualquer organização. Mas seguir um sistema de melhoria de processos ajuda, e muitas organizações usam o ciclo PDCA para esse fim.

Vamos explorar os detalhes do PDCA e analisar como as organizações podem usar ferramentas de comunicação visual, como infográficos, checklists, folhetos e muito mais para ajudar os membros da equipe a enfrentar períodos de transição.

Saiba como você pode usar a Venngage (link em inglês) para aplicar recursos visuais ao seu treinamento e desenvolvimento de funcionários e materiais de melhoria de processos – sem precisar de experiência em design.

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O que é o ciclo PDCA?

“Plan-Do-Check-Act” (Planejar, Executar, Verificar, Agir), ou PDCA, é um modelo para a melhoria de processos (artigo em inglês). O engenheiro e consultor administrativo W. Edwards Deming desenvolveu este modelo na década de 1950, usando a palavra “Study” (Estudar) em vez de “Check” (Verificar), e ficou conhecida como o círculo de Deming ou ciclo de Deming. Posteriormente, engenheiros japoneses realizaram alterações, o que levou à versão atual, o ciclo PDCA.

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O ciclo PDCA é útil em uma variedade de necessidades de negócios, incluindo lançamentos de novos produtos, grandes reformulações de processos e sempre que um novo processo ou mudança é introduzido na organização.

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Conheça melhor as etapas:

  • Planejar: identifique o problema ou questão que será o seu alvo
  • Executar: formule e teste potenciais soluções para o problema
  • Verificar: examine os resultados de cada teste (e modifique os parâmetros de teste e teste novamente, quando necessário)
  • Agir: implemente a solução que melhor se adapta às suas necessidades

Está implícito no nome e na forma do ciclo PDCA que ele é contínuo. Assim como uma roda que não para de girar, o ciclo PDCA é projetado para você começar de novo, identificando quaisquer novos problemas que tenham surgido com seu processo e passando por todas as etapas novamente.

Saiba mais sobre como implementar procedimentos operacionais padrão depois de concluir seu ciclo PDCA.

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Quais são as maiores vantagens e desvantagens do ciclo PDCA?

A estrutura de change management do ciclo PDCA é uma maneira simples de entender a melhoria do processo, mas pode não ser adequada para todas as organizações. Então, quais são alguns de seus maiores prós e contras?

Vantagens

  • Fácil de entender
  • Permite testar várias soluções
  • Alto potencial para inovações revolucionárias

Desvantagens

  • Demorado, não é ideal para crises que precisam de soluções rápidas
  • Requer compromisso contínuo, o que pode aumentar a fadiga da mudança
  • Pode ser excessivamente simplista para mudanças organizacionais em larga escala
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Usar o ciclo PDCA para mudanças organizacionais em larga escala requer o uso da estrutura para considerar todas as partes do seu negócio, o que significa que o ciclo se repete constantemente. Dependendo da abrangência da modificação e do tamanho da sua organização, isso pode não ser realista.

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Como posso usar o ciclo PDCA?

Aproveitar qualquer ferramenta ao máximo exige que você saiba usá-la corretamente e isso também vale para o ciclo planejar-executar-verificar-agir. Vamos explorar alguns possíveis resultados do ciclo PDCA e exemplos de PDCA que você pode usar em sua organização.

Plano de melhoria de PDCA para o atendimento ao cliente

Este modelo apresenta em detalhes como um departamento de Atendimento ao Cliente pode usar o PDCA para melhorar seus processos. Você pode personalizar este plano para as equipes de suporte ao cliente de sua própria empresa ou para praticamente qualquer melhoria de processos (em inglês) ou projeto de gerenciamento de mudanças (em inglês) que surgir.

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Observe o uso de ícones e ilustrações para ajudar a visualizar as informações e animar o plano ao mesmo tempo. Se você quiser trocar qualquer um desses ícones, basta clicar duas vezes em um e escolher a alternativa:

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Exemplo de ciclo de PDCA de marketing

SEO e marketing de conteúdo são praticamente um ciclo PDCA contínuo. Isso porque, se você está tentando direcionar tráfego orgânico para seu site, precisa acompanhar seus números constantemente, experimentar coisas novas e decidir o que funciona melhor.

Eis um exemplo de como aplicar o PDCA para aumentar o tráfego de um site:

  • Planejar: redirecione o baixo tráfego para conteúdo importante em seu site
  • Executar: explore novos métodos, como e-mail marketing, mídias sociais, anúncios e marketing de conteúdo
  • Verificar: revise os resultados de cada método, identificando quais aumentaram mais o tráfego
  • Agir: dependendo dos resultados, implemente novos métodos permanentemente. Se nenhum for suficiente, comece o processo novamente. Se você adotar algum dos novos métodos, continue o ciclo PDCA para otimizar esses métodos.

Use este checklist de marketing para otimizar seu conteúdo de SEO e mídia social como parte de seu compromisso contínuo com o PDCA.

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Exemplo de ciclo de PDCA de contratação

Se sua organização tem dificuldade em contratar os funcionários certos, o problema pode estar relacionado aos seus processos de contratação e onboarding.

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Vamos dar uma olhada em como você pode resolver um problema de contratação e melhorar a experiência dos novos funcionários (em inglês) através do uso do PDCA:

  • Planejar: analise o processo de entrevista, contratação e onboarding
  • Executar: identifique as melhores fontes de bons candidatos para diferentes tipos de trabalho, experimente o processo de verificação e implemente novos materiais de onboarding
  • Verificar: compare a eficácia e o sucesso das novas contratações em relação a cada novo aspecto do processo de contratação, revise os aspectos abordados na etapa anterior, se necessário
  • Agir: solidifique as alterações ou revise o experimento e comece novamente

Se sua empresa usa panfletos de contratação (em inglês) ou postagens de mídia social para alertar sobre vagas de emprego abertas, experimente alguns testes A/B criando diferentes versões para ver quais tipos de candidatos são mais atraídos para cada versão.

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Exemplo de ciclo PDCA de treinamento e desenvolvimento de funcionários

O ciclo PDCA e as ferramentas visuais são ideais para desenvolvimento e treinamento de funcionários. E a vantagem de melhorar suas ferramentas de desenvolvimento de funcionários (em inglês) para seus negócios é clara: uma pesquisa do LinkedIn concluiu que 94% dos trabalhadores ficariam mais tempo com uma empresa que investisse em ajudá-los a aprender e melhorar.

Saiba como você pode aplicar o ciclo PDCA para construir um programa de treinamento:

  • Planejar: treinar o departamento de vendas na nova ferramenta de gerenciamento de relacionamento com o cliente
  • Executar: identifique o método e o tempo ideais para treinar todo o departamento e/ou membros individuais da equipe
  • Verificar: compare a absorção do material por funcionários individuais para determinar se um método de treinamento é melhor que o outro
  • Agir: se nenhum método fornecer resultados suficientes, inicie o processo novamente; se um método se provar eficaz, implemente-o em toda a equipe e inicie o ciclo PDCA para usar o método para outros tipos de treinamento na organização

Embora este checklist de necessidades de avaliação de treinamento tenha sido criado para uma unidade de saúde, ele pode ser facilmente personalizado para atender às competências individuais envolvidas no treinamento de sua equipe de vendas em uma nova plataforma de CRM.

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Como usar a comunicação visual no processo de PDCA

Embora o PDCA seja uma estrutura relativamente simples, cada etapa requer uma abordagem única para aproveitar ao máximo o método de melhoria do processo. É aqui que as ferramentas de comunicação visual como infográficos, checklists, cronogramas e outros podem ser úteis.

Confira algumas maneiras adicionais de usar a comunicação visual em seu processo PDCA.

Checklists de PDCA

Os checklists são úteis em todo o processo PDCA para garantir que as tarefas sejam concluídas, seja identificando problemas ou testando soluções.

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Acompanhe as tarefas entre departamentos durante o processo PDCA com este modelo de checklist. Atualize as equipes e tarefas para torná-las adequadas às suas necessidades.

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Este modelo de checklist é ideal para organizações que terão que lidar com muitas tarefas e processos enquanto trabalham no ciclo PDCA. Não tem espaço suficiente? Na Venngage, você adiciona páginas de forma rápida e fácil.

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Um checklist como esse é ideal para ajudar a identificar obstáculos e falhas em seus processos existentes e pode ser usado para realizar reuniões de verificação após cada etapa importante do ciclo PDCA.

Cronogramas e planejamentos de PDCA

Uma das maiores desvantagens do uso do PDCA para melhoria de processos é que ele pode consumir bastante tempo e, devido à sua natureza cíclica, é difícil saber quando poderá ser finalizado. Mantenha sua equipe no caminho certo criando cronogramas e agendas.

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Defina marcos importantes em intervalos que façam sentido para sua organização. Por exemplo, ao revisitar o plano de nosso departamento de RH para atualizar seu processo de contratação, cada nova contratação pode representar um marco importante e elementos individuais podem ser aplicados a competências específicas que devem ser adquiridas através do onboarding.

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Um modelo de cronograma do projeto como este é ideal para organizações em que o processo PDCA vai afetar muitas equipes ou funções na empresa.

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Mantenha a equipe atualizada sobre onde você está no processo PDCA, acompanhando e compartilhando os principais marcos com esse infográfico de cronograma.

Diagramas e fluxogramas de processo PDCA

Diagramas de processo e fluxogramas são uma excelente maneira de entender suas operações atuais. Em alguns casos, você pode identificar falhas imediatamente, mas, de qualquer forma, visualizar os processos existentes é fundamental para melhorá-los.

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Este modelo de fluxograma pode ajudá-lo a diagnosticar e diagramar muitos processos em sua organização e, com o criador de fluxogramas da Venngage, é simples adicionar ou remover pontos.

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Usando nosso exemplo anterior de SEO, esse diagrama de Ishikawa de processo de produção pode ser atualizado para visualizar quais passos devem ser dados pela equipe de marketing para identificar tópicos de conteúdo.

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Uma empresa de manufatura que deseja implementar o PDCA pode usar uma árvore de decisão do produto como esta para tomar uma decisão baseada em dados nas etapas Executar, Verificar e Agir.

Infográficos PDCA

Os infográficos podem ajudar as empresas a implementar o modelo PDCA, permitindo que elas representem visualmente dados, comparem soluções possíveis e muito mais.

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Use este modelo de infográfico estatístico para representar visualmente quaisquer pontos de dados gerados durante o segmento Verificar do seu processo PDCA.

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Aqui está outro exemplo de como as empresas podem usar infográficos para ajudar a tomar decisões baseadas em dados dentro de uma estrutura PDCA.

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Quando você não tiver números concretos, compare e contraste os méritos relativos das soluções em um infográfico estatístico. Com sua equipe, analise os prós e os contras de cada solução proposta até chegar à opção que melhor se ajusta ao que você procura.

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Em resumo: para garantir a eficácia no change management e na melhoria de processos, aplique recursos visuais ao seu modelo PDCA

Recursos visuais como infográficos, checklists, diagramas de processo, fluxogramas, entre outros, são os companheiros ideais para o processo PDCA. Ajude sua equipe a visualizar problemas, identificar soluções e decidir como avançar usando as soluções para equipes de treinamento e desenvolvimento (em inglês) da Venngage. Comece gratuitamente.