Mais de 11 dicas para o processo de onboarding de funcionários

By Rada Abdo, Jun 05, 2020

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Quantos novos contratados podem dizer que estão tão entusiasmados para seu primeiro dia de trabalho quanto para abrir a embalagem do iPhone mais recente?

O processo de onboarding é frequentemente ignorado pelos empregadores. Assim como uma criança precisa de cuidados para tomar melhores decisões na sua vida futura, um novo funcionário precisa ter uma ótima experiência ao ser incorporado numa empresa. Isso garante que ele terá confiança e se esforçará dar o melhor de si.

Como empregador, você não tem nada a perder se fizer um esforço extra. Pelo contrário, ele apenas aumentará o desempenho de seus funcionários. Você nunca deve fazer com que um novo funcionário se sinta sob pressão, abordando-o com uma ideia de sucesso no estilo “tudo ou nada”.

Incluímos nossos melhores modelos de onboarding para que você possa começar agora mesmo.

Aqui estão nossas melhores dicas de onboarding. Clique para avançar:

O que é um processo de onboarding?

O onboarding é mais do que deixar uma pilha de documentos para serem assinados no primeiro dia de trabalho de funcionário. Trata-se de planejar com antecedência e pensar a partir da perspectiva do seu novo contratado.

O onboarding vai desde o processo de contratação até o momento que o funcionário esteja acomodado na nova função. O primeiro dia de trabalho é uma pequena indicação do quão bem-sucedido está sendo o seu processo de onboarding.

A cada ano, 25% da população dos EUA passa por algum tipo de transição de carreira.

Quais são as etapas do processo de onboarding?

  • Preparar a nova contratação antes do primeiro dia de trabalho
  • Treinar os novos contratados para quaisquer ferramentas necessárias
  • Um passeio completo pelo escritório, com orientações
  • Conhecer e conectar-se com a equipe
  • Avaliação da experiência de onboarding pelo novo funcionário

Antes de começar a aprofundar seu processo de onboarding, faça a si mesmo algumas dessas perguntas para descobrir exatamente como você deseja que isso aconteça:

  1. Quando começará o onboarding e quanto tempo durará?
  2. Que tipo de impressão você deseja deixar no primeiro dia de seus novos contratados?
  3. Qual o papel que diferentes pessoas desempenharão no onboarding?
  4. Quais metas você definirá para um novo funcionário?
  5. O que é importante que o novo funcionário saiba sobre a cultura de trabalho da sua empresa?

Quais informações são importantes para o novo funcionário saber e quando isso deve acontecer?

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Seu processo de onboarding também deve refletir a cultura da sua empresa.

Dica profissional: Se você deseja evitar a sobrecarga de informações, planeje seu processo de onboarding definindo o que a pessoa precisa saber e quando isso deve acontecer. Isso evitará que você sobrecarregue o funcionário, tendo que fornecer todas as informações de uma só vez! Um infográfico de cronograma pode ajudá-lo com isso.

Por que o onboarding eficiente é importante

Os funcionários que tiverem uma melhor experiência com o onboarding compreenderão melhor a cultura da empresa, tornando-os mais alinhados com ela, principalmente na tomada de decisões. Isso também os ajudará a estabelecer conexões mais fortes com outras pessoas dentro da organização, facilitando a transição para a nova função com mais conforto.

Quando o onboarding é feito corretamente, ele oferece diversos benefícios, como maior satisfação no trabalho, comprometimento com a organização, menor taxa de rotatividade de pessoal, níveis mais altos de desempenho e menos estresse.

Quanto mais preparado um novo funcionário se sente, mais ele estará motivado a ter um bom desempenho. Estudos mostram que os funcionários que passaram por um processo de onboarding aprimorado apresentaram resultados dois meses mais rápido do que quem experimentou um processo de onboarding mais tradicional.

Comece o onboarding durante a fase de recrutamento

Existe uma linha tênue entre o onboarding e a contratação e, com um bom processo de onboarding, essas linhas ficam indefinidas.

Os novos contratados terão uma boa impressão da sua empresa durante a fase de recrutamento. Certifique-se de que essa etapa seja  fácil e confortável, pois ela será uma amostra de como é trabalhar na sua organização.

Ser atencioso e acolhedor durante esta fase garantirá que você atraia os melhores talentos para sua empresa. Reserve um tempo para tornar esse processo o mais tranquilo possível, pois o recrutamento é o trampolim no qual se baseia o onboarding.

As necessidades dos novos contratados

A socialização do seu novo funcionário é importante, e existem vários níveis para isso. Os 4 C’s:

Conformidade – Ensinar as noções básicas, regras e regulamentos

Clarificação (ou esclarecimento) – Garantir que seus novos contratados entendam as expectativas da sua função

Cultura – Fornecer uma noção das normas da cultura da empresa

Conexão – Os relacionamentos que as novas contratações devem formar com outras pessoas

O uso desses quatro princípios permitirá que você estabeleça uma base sobre a qual desenvolver. São esses os objetivos que você deve buscar no onboarding, e eles sempre começam com as necessidades do seu novo funcionário.

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Quanto mais você se concentrar nos 4 C’s , melhor será seu processo de onboarding.

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Etapas do processo de onboarding

O primeiro passo no onboarding é preparar ambas as partes para o primeiro dia. Isso deixa os novos funcionário mais à vontade, pois eles saberão exatamente o que esperar, e não terão surpresas ou imprevistos. Comece com um manual de onboarding:

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  1. Envie um e-mail ou mensagem de Slack para toda a organização, apresentando o novo colega.

Você pode pedir ao novo contratado que responda a algumas perguntas divertidas sobre si mesmo para tornar o processo de acolhimento mais agradável.

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2. Prepare o computador/laptop e configure as contas e guias sobre quaisquer softwares necessários.

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3. Crie e prepare cartões de visita.

Deixar os cartões de visita preparados para o seu novo funcionário o deixará mais seguro ao se apresentar fora do local de trabalho e favorecerá seu entusiasmo. Também faz com que a nova função pareça mais oficial.  onboarding

4. Prepare o local de trabalho, colocando o nome do novo contratado na mesa.

É como pôr a mesa antes da chegada dos convidados. Isso permite que o novo colega saiba que você estava preparado para a sua chegada! Também ajuda na identificação do seu lugar no escritório e dá a dica de que há um novato no pedaço.

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Planos de onboarding

Preparar um plano de onboarding depois de descobrir como será esse processo o ajudará a se organizar. Veja alguns exemplos de planos/checklists de onboarding:

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Como melhorar seu processo de onboarding

Peça que as novas contratações assinem eletronicamente quaisquer documentos importantes antes do primeiro dia

Tire toda a documentação irritante do caminho – isso dá aos Recursos Humanos mais tempo para fazer o processamento. Dessa forma, o primeiro dia fica livre para mais contato humano – uma experiência mais positiva para todos os envolvidos.

Carta de boas-vindas e mensagens no primeiro dia

Iniciar um novo trabalho pode ser desgastante. Fazer com que o novo contratado se sinta o mais bem-vindo possível é responsabilidade do empregador. Uma carta de boas-vindas deve incluir gentileza, entusiasmo e uma introdução às expectativas.

Informações e tarefas do primeiro dia

Dê aos novos funcionários todas as informações que puder sobre o seu primeiro dia no novo emprego. Elimine o máximo de elementos “desconhecidos” sobre o ambiente que puder. Isso inclui informações sobre o horário, uma agenda do primeiro dia (o que eles farão, com quem se encontrarão e o porquê), o que vestir, como o almoço funciona etc.

Cópia virtual do manual do funcionário

O manual do funcionário inclui tudo o que eles precisam saber sobre o trabalho em uma empresa. Se for entregue com antecedência a um novo funcionário, ele ou ela terá tempo para revisar e construir uma compreensão da empresa e de seus valores antes do primeiro dia. Uma compreensão prévia do espaço também facilitará começar com o pé direito.

Detalhes sobre departamento e responsabilidades do trabalho

Isso pode incluir organogramas, uma cópia da descrição das suas funções, um manual de departamento – basicamente quaisquer informações sobre como o departamento opera, com quem trabalham, seu processo/procedimentos, quem está na equipe e como todos trabalham juntos em direção a objetivos comuns. Além disso, informe quem deve ser procurado em uma determinada situação ou emergência!

Comodidades

Todo mundo quer se sentir confortável e à vontade em seu novo ambiente. É uma boa ideia perguntar aos funcionários que comodidades eles necessitam para realizarem seu melhor trabalho. Pode ser uma sala de meditação, cuidados com restrições alimentares etc. Esclarecer isso desde o início garantirá que ambas as partes estejam preparadas para um ótimo relacionamento.

Visita ao escritório

Os escritórios são grandes e estão sempre cheios de coisas e pessoas, por isso eu recomendo sempre começar o primeiro dia de alguém com uma visita ao escritório. Mostre ao novo contratado onde as pessoas se sentam, onde ficam as salas de reunião (e como identificá-las), como obter suprimentos, apresente a equipe, e mostre onde ficam os banheiros, lanchonetes etc. Essa pessoa deve se sentir confiante ao navegar no novo espaço, sabendo onde encontrar as coisas de que precisa.

Almoço em equipe no primeiro dia

Uma ótima experiência para unir a equipe é quebrar o gelo com os novatos no primeiro dia. É benéfico para ambas as partes, pois todos se beneficiam de uma escapada do escritório para interagir em um cenário diferente. Também dá a todos a oportunidade de conhecerem uns aos outros.

Verifique após o primeiro mês

As verificações após um mês da contratação são importantes para garantir que o funcionário esteja conseguindo uma boa transição no trabalho. Um feedback fundamentado é importante para que ele tenha uma base sólida sobre a qual se desenvolver. Os novos contratados também podem usar essa oportunidade para criar relacionamentos de mentoria com as pessoas da empresa.

Feedback

Peça feedback aos novos contratados ao longo do percurso, seja através de conversas no café ou pesquisas, pois isto ajudará os empregadores a melhorarem seus processos continuamente.

Promova encontros e reuniões

Atribua ao seu novo contratado um “parceiro de onboarding”, alguém que o ajude a entender as normas culturais do escritório. Prefira quem também é relativamente novo (que possa se identificar com a entrada na empresa em um estágio semelhante) e que não faz parte do mesmo departamento. Promova encontros entre o novo contratado e outros departamentos ou equipes com os quais irá interagir – ajude a quebrar o gelo!

Incorporando trabalhadores remotos

Segundo um levantamento, 43% dos americanos trabalham remotamente parte do tempo. Isso significa que o seu processo de onboarding precisa considerar os funcionários remotos, estejam eles nessa modalidade em período integral ou não.

Trabalhar remotamente pode reduzir a comunicação e a conexão entre os funcionários. O sentimento de isolamento e solidão é recorrente. Alguns problemas comuns com trabalhadores remotos incluem desafios com responsabilidade e produtividade.

Equipe seus funcionários remotos com as ferramentas certas para garantir o sucesso durante o processo de onboarding digital. É difícil entender a cultura da empresa quando você trabalha remotamente, pois a transparência não está propriamente presente.

Aqui estão algumas dicas rápidas sobre como tornar o trabalho remoto menos preocupante para empresas que adotam esse tipo de atividade:

  • Faça uma reunião virtual de boas-vindas com o funcionário, na qual ele poderá se apresentar à empresa.
  • Convide o novo funcionário remoto para um treinamento pessoal de duas semanas. Isso garantirá que ele realmente conheça a empresa.
  • Use ferramentas para comunicação, como Slack, Chanty, Fleep e 15Five.
  • Forneça treinamento sobre softwares de colaboração, como GanttPro, Trello ou Wrike.

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Com o processo de onboarding correto, seu novo funcionário se sentirá bem ajustado à empresa. Com colegas preparados para o sucesso, a empresa e a equipe certamente se beneficiará a longo prazo!

 

About Rada Abdo

Rada Abdo faz parte da equipe de Marketing de Conteúdo da Venngage. Ela gosta de viajar, postar fotos de moda no instagram e ler histórias sobre serial killers.