+15 checklists de procedimentos operacionais padrão para um melhor fluxo de trabalho e treinamento

By Jennifer Gaskin, Jul 20, 2021

procedimento operacional padrao

Os procedimentos operacionais padrão (POP) costumam ser a diferença entre uma organização funcional e outra que não é. Os POPs são úteis em praticamente qualquer setor e você pode tirar ainda mais vantagem deles criando um checklist de procedimentos operacionais padrão.

Transformar seus POPs em um checklist e integrá-lo a outras comunicações internas pode ajudá-lo a aproveitar não apenas os benefícios que essa ferramenta traz, mas também o impacto de um recurso visual.

Inspire-se com os checklists de POP abaixo e, quando estiver pronto, comece a organizar seu fluxo de trabalho e processos de treinamento personalizando nossos modelos. Você pode começar gratuitamente hoje mesmo.


 

Clique para avançar:

 

O que é um POP?

É a abreviatura de “procedimentos operacionais padrão”, que são instruções detalhadas necessárias para concluir uma tarefa. A maioria das empresas tem vários tipos de POP para garantir que um trabalho de alta qualidade seja feito consistentemente.

 

O que deve ser incluído em um procedimento operacional padrão?

Não existe um único tipo ou formato para um POP, mas existem alguns princípios básicos que devem ser abordados, independentemente do departamento, estilo, formato ou função em uma empresa. Seu POP deve sempre incluir:

  • Nome do procedimento
  • Resumo do procedimento
  • Número de identificação do documento
  • Data de revisão mais recente
  • Descrição da alteração mais recente (se aplicável)
  • Avaliações e aprovação

Garantir que seu documento de POP inclui todas essas áreas ajuda a garantir a responsabilização e o cumprimento, bem como o controle de versões, para que você não use procedimentos desatualizados em sua organização.

 

O que é um checklist de procedimentos operacionais padrão?

Um checklist ou lista de verificação de POP é um formato específico para organizar tarefas de trabalho, funções ou outros processos em um formato de lista. Frequentemente, são incluídos em documentos POP maiores, mas os checklists de POP também podem ser independentes.

Formatar tarefas como um checklist é algo inteligente a se fazer, pois as pessoas estão naturalmente inclinadas a resolver pendências. Marcar as tarefas à medida que são concluídas é gratificante para a maioria das pessoas e usar o formato de checklist pode ajudar a transformar um procedimento em hábito.

 

Exemplos de checklists de POP

As listas de verificação de POP são úteis para praticamente todos os setores, trabalhos ou tarefas individuais. Vamos dar uma olhada em alguns exemplos excelentes de lista de verificação de POP para inspirá-lo enquanto você trabalha para melhorar o treinamento e o desenvolvimento dos funcionários de sua equipe.

 

Checklists de POP de marketing

O marketing é uma área ampla, abrangendo muitos métodos de comunicação. Normalmente inclui SEO e marketing digital, mas para muitas organizações, o planejamento de eventos, vendas e outras tarefas estão incluídos no departamento de marketing.

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Certifique-se de que todos os aspectos técnicos do conteúdo do seu blog sejam abordados e mantenha toda a equipe atualizada sobre os procedimentos com uma lista de verificação de POP para postagens. Inclua caixinhas de seleção para que os membros da equipe possam imprimir e completar a lista.

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O conteúdo online é mais do que apenas postagens e artigos em blogs. Certifique-se de que o SEO para imagens da sua organização esteja alinhada com esta lista de verificação de POP de marketing.

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Use este modelo de checklist mensal de SEO como parte de seus POPs de marketing e publicidade. Criar algo assim para sua organização ajudará a tornar a manutenção de rotina de seu conteúdo online muito mais fácil e organizada.

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Audite todo o conteúdo do seu site com este exemplo de checklist de SEO. Um documento como este é particularmente útil para treinar novos membros da equipe, pois os ajudará a memorizar certas tarefas.

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Checklists de POP não são apenas para pequenas tarefas individuais. Planeje todos os aspectos do marketing de sua organização com este modelo para marketing digital.

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Checklists de POP são ferramentas úteis para organizar o lançamento de um produto ou serviço, e este exemplo o ajudará a manter uma equipe multifuncional no caminho certo enquanto você explora os passos necessários.

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Embora tenham estado em hiato por conta da pandemia de COVID-19, os eventos pessoais estão voltando ao normal em muitas partes do mundo. Garanta que seu marketing pré-evento atinja o público desejado com um checklist de POP como este.

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Dependendo do seu setor e do público-alvo do seu evento, o estilo moderno deste modelo de checklist de marketing pré-evento pode ser mais do seu agrado.

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Considere o esquema simples de cores azul deste checklist de marketing pré-evento para  casamentos ou chás de bebê, por exemplo.

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Checklists de POP para instalações

Garantir que o espaço físico da sua organização seja seguro, protegido e eficaz para todos os membros da equipe requer um trabalho de preparação inicial e manutenção contínua. Confira estes checklists de POP para instalações que ajudam a manter seu escritório em boas condições.

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Como diz o ditado, prepare-se para o pior e espere o melhor. Estar preparado para desastres é indispensável em qualquer empresa, e este checklist pode ajudar a garantir que as operações ocorram sem problemas, mesmo em situações de emergência.

standard operating procedure checklist


 

A necessidade de manter os escritórios limpos e seguros ficou bastante clara durante a pandemia, mas a higiene no local de trabalho é uma preocupação importante em todos os momentos.

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Cansado de trabalhar perto de outras pessoas e tentando criar seu próprio escritório em casa? Para a maioria das pessoas, não é tão simples quanto colocar o computador na mesa de jantar. Use esta lista de verificação para garantir que seu home office seja funcional e inspirador.

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Checklists de POP para recursos humanos e operações

Qualquer pessoa que já tenha começado um novo trabalho sabe que o grande volume de informações para absorver nos primeiros dias é o suficiente para deixá-lo confuso.

E é aí que o RH entra para ajudar.

Considere esses checklists de POP de recursos humanos e operações para garantir que todos os membros da equipe se sintam apoiados e eficientes.

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Integrar um novo funcionário é mais do que apenas descobrir quanto ele receberá de salário. Caso não sejam apresentados adequadamente a vários aspectos do trabalho, talvez eles não sejam tão bem-sucedidos quanto poderiam ser. Use uma lista de verificação de POP de orientação para novos funcionários para organizar este processo.

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Considere usar este tipo de checklist de integração se os novos membros da equipe em sua organização forem ter um relacionamento próximo com seu supervisor. Este modelo ajudará a fortalecer as conexões entre os membros da equipe.

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Personalize este checklist de POP simples com tarefas específicas para o seu negócio. Mude as cores para reforçar sua marca desde o primeiro dia de trabalho de um novo contratado.

Com um plano Empresarial, você pode carregar as cores da sua marca automaticamente e aplicá-las a qualquer um de seus designs usando a ferramenta Minha Marca:

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Vamos dar uma olhada em outro checklist de POP para recursos humanos, mais adequado para equipes de RH menores:

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Pequenas equipes de RH precisam que as coisas sejam feitas da maneira mais eficiente possível, portanto, departamentos de uma pessoa ou outros pequenos grupos devem considerar esta breve lista de verificação que abrange as tarefas básicas de integração.

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Os novos contratados não são os únicos que precisam de treinamento ou atualização sobre políticas internas importantes. No ano passado, quase todos os funcionários precisaram de orientação sobre como preparar reuniões virtuais, e este checklist para reuniões virtuais pode ajudar a manter as equipes remotas funcionando perfeitamente.

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Um processo de auditoria nunca é agradável, mas usando este checklist simples, sua equipe fornecerá todas as informações necessárias para conclui-lo da forma menos dolorosa possível.

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Checklists de POP de treinamento e desenvolvimento

Em muitas organizações, o desenvolvimento e treinamento da equipe são feitos em cada departamento. Em outras, são os responsáveis pelo treinamento e desenvolvimento dos funcionários que têm a tarefa de aprimorar as habilidades dos membros da equipe.

Seja como for, é importante que os funcionários, supervisores, gerentes e executivos monitorem o desenvolvimento profissional.

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Se a sua organização está considerando uma grande promoção interna, considere fazer com que o membro da equipe conduza uma auto-auditoria para determinar sua aptidão para a liderança com este checklist de POP para líderes.

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Todos os membros da equipe podem se beneficiar de avaliações anuais de suas habilidades e do treinamento que eles acham que precisam para ter o melhor desempenho. Modifique este questionário de avaliação de treinamento para se adequar ao seu setor.

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O modelo ADDIE é muito usado em design educacional e esta lista de verificação de POP, que segue tal abordagem, pode ajudá-lo a desenvolver módulos de aprendizagem úteis para sua equipe.

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Dê a seus funcionários algo pelo que esperar durante o ciclo de avaliação de desempenho anual, gamificando sua experiência. Visualize suas pontuações em cada área e ofereça metas a serem atingidas no próximo ano.

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Construir e manter relacionamentos com colegas de trabalho pode ser difícil em circunstâncias normais e, para muitas pessoas, a cultura precária do local de trabalho os impede de estar no seu melhor. Para empresas remotas, no entanto, isso é ainda mais difícil. Se você tiver uma equipe total ou parcialmente virtual, considere usar este checklist para melhorar seu funcionamento.

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Facilite a comunicação eficaz e amigável entre colegas de trabalho, compartilhando este checklist de reunião entre pares com sua equipe. Incentive os funcionários presenciais e remotos a usá-la para que ninguém se sinta excluído.

 

Resumindo: crie um checklist de POP para manter sua organização operando da forma mais eficiente possível

Checklists de procedimentos operacionais padrão são ferramentas úteis para organizar lançamentos de novos produtos ou iniciativas importantes e podem ajudar os membros da equipe a monitorar as facetas tediosas ou mundanas de seu trabalho. Em outras palavras, os checklists de POP são algumas das ferramentas de comunicação visual mais versáteis que sua organização poderia usar.

Comece a personalizar um dos nossos checklists de POP para facilitar seu fluxo de trabalho e processos de treinamento. Você pode começar gratuitamente ou fazer upgrade para desfrutar de outros recursos pagos.