A espinha dorsal de qualquer negócio de sucesso são as pessoas e os processos por trás dele – é por isso que criar um planejamento de recursos humanos (RH) é fundamental. Esse documento estratégico é capaz de impulsionar o clima organizacional de sua empresa, avaliando como está sua força de trabalho e te preparando para as necessidades futuras.
Sem um planejamento estratégico de RH, as organizações podem sofrer com problemas de gestão que poderiam ser evitados. De baixas de produtividade à dispendiosa rotatividade de funcionários, são muitas as questões que podem ser prevenidas com a elaboração de um planejamento de recursos humanos.
Não sabe por onde começar? Não se preocupe! Neste artigo eu descrevi seis etapas que você pode seguir para criar um planejamento de RH eficaz e que garanta que a sua organização tenha uma equipe adequada e bem preparada. Aqui você também encontrará uma variedade de modelos de RH que podem ser personalizados com apenas alguns cliques. E o melhor, você não precisa ter nenhuma experiência em design para isso.
Clique para avançar:
- O que é um planejamento de recursos humanos?
- Comece a criar um plano estratégico de RH em 6 etapas
- Avalie os níveis de habilidade atuais dos funcionários
- Preveja suas necessidades de mão de obra com base nas informações disponíveis
- Revisite seu design organizacional
- Descreva como você irá gerenciar, motivar e reter talentos
- Alinhe o planejamento da sua força de trabalho com o seu orçamento
- Estabeleça KPIs para seus objetivos de planejamento de recursos humanos
O que é um planejamento de recursos humanos?
O planejamento de recursos humanos é um processo que cria um plano de ação para a gestão de pessoas de uma organização, visando atender as atuais e futuras necessidades dos colaboradores e da empresa.
Isso envolve avaliar a estrutura e os protocolos do capital humano de uma organização para garantir que as metas operacionais sejam atendidas, a produtividade permaneça alta e as futuras demandas de mão de obra e talento possam ser atendidas.
O resultado desse processo é a criação de um plano de RH, que normalmente assume a forma de um documento escrito. Esses documentos tendem a seguir uma estrutura semelhante à maioria dos planos estratégicos de negócios, e costumam ser criados anualmente pelos gerentes de RH ou gestores da empresa.
Confira o modelo abaixo para ter um exemplo.
Este atraente modelo de plano estratégico de RH de uma única página oferece um resumo conciso de um planejamento de RH, para que você possa compartilhar informações sobre diversos setores mais facilmente com seus colegas.
Basta trocar o texto e os elementos visuais por aqueles de sua escolha no editor da Venngage e você terá uma ferramenta de gestão mais criativa e eficaz.
Comece a criar um plano estratégico de RH em 6 etapas
Pronto para criar um plano estratégico para os recursos humanos que impulsionam o seu negócio? Aqui estão seis etapas para ajudá-lo a ter sucesso no processo de planejamento de recursos humanos.
- Avalie os níveis de habilidade dos funcionários atuais
O primeiro passo para criar um plano de RH voltado para o futuro é avaliar os conjuntos de habilidades atuais dos seus colaboradores e compará-los com suas necessidades operacionais de curto, médio e longo prazo. Isso te ajudará a identificar lacunas em sua produção e informar qualquer necessidade de recrutamento de novos funcionários.
A performance dos seus funcionários pode ser avaliada por meio da análise de seu histórico de trabalho, hard e soft skills e crescimento profissional ao longo do tempo.
Usar uma matriz é uma ótima maneira de entender como estão os indicadores e observar onde existem problemas em sua produção atual. Abaixo está um exemplo de plano de ação para o departamento de marketing que descreve as habilidades necessárias para as diferentes funções do setor.
E não se preocupe, você não precisa usá-lo especificamente para a área de marketing da sua empresa. Você pode personalizar totalmente este modelo para obter um cenário mais claro de qualquer área que precisar organizar.
Outra maneira de avaliar as habilidades dos seus colaboradores é fornecer a eles um questionário que possam preencher. Este modelo de avaliação de competência do funcionário faz exatamente isso e é uma excelente ferramenta para os gestores terem um panorama mais aprofundado sobre o seu capital humano.
Com base nas informações coletadas, você terá uma noção de quais cargos são os mais adequados para cada colaborador e se é necessário algum aprimoramento ou o recrutamento de novas pessoas para a equipe.
- Preveja suas necessidades de mão de obra com base nas informações disponíveis
Em seguida, em seu plano estratégico de gerenciamento de RH, você deve considerar o futuro. Isso envolve contabilizar quaisquer alterações futuras no capital humano de sua organização, tendo como objetivo manter sua performance livre de erros e a melhoria dos seus resultados.
Ao prever as necessidades de mão de obra, deve-se considerar o seguinte:
- Promoções planejadas
- Próximas aposentadorias
- Demissões
- Transferências de pessoal
- Licenças estendidas (ou seja, licença maternidade/paternidade)
Além disso, é uma boa ideia avaliar o impacto das condições externas em suas necessidades de mão de obra durante o planejamento de recursos humanos. Por exemplo, novos desenvolvimentos tecnológicos podem diminuir a quantidade de colaboradores que você precisa para operar seu negócio.
- Revisite seu design organizacional
O design organizacional é o processo de estruturar a maneira como uma empresa opera para que ela possa atingir melhor seus objetivos. Isso é extremamente importante quando se trata de seu processo de planejamento de recursos humanos!
Com uma compreensão clara dos objetivos estratégicos de sua organização em mente, revisar seu projeto organizacional permite que você entenda os requisitos de pessoal necessários para ter sucesso neles. Isso significa levar em consideração sua estrutura organizacional e cadeias de comando. Bem como, a forma como as tarefas são feitas e a maneira como as informações fluem.
A partir daí, você poderá ver quais departamentos e áreas precisam de mais membros na equipe, e o que é necessário para manter o ambiente de trabalho mais produtivo.
Uma maneira fácil de começar é usando um fluxograma organizacional.
Com seu código de cores e layout, até mesmo um novo gerente pode olhar rapidamente para este gráfico e identificar quem são as pessoas responsáveis por liderar equipes e tomar decisões.
E, se houver alguma alteração, é fácil refleti-la no próprio gráfico. Tudo o que você precisa fazer é personalizar o texto e os elementos visuais no Criador de Organogramas da Venngage conforme desejado.
Esse modelo não é bem o seu estilo? Tudo bem! Há muitos outros modelos de organogramas para você escolher em nosso site.
Aqui está um organograma perfeito para pequenas empresas e com funcionários limitados. Basta dar uma rápida olhada nessa ferramenta de gestão que você consegue identificar a posição de cada colaborador na equipe.
O ponto principal é que, não importa quão grande ou pequeno seja o seu negócio, você deve sempre revisitar o seu design organizacional para otimizar o gerenciamento da força de trabalho e suas operações comerciais.
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- Descreva como você irá gerenciar, motivar e reter talentos
Hoje em dia, é um fato conhecido que as empresas devem fornecer mais do que apenas uma folha de pagamento para atrair e reter talentos. Incentivar o crescimento dos seus colaboradores e se preocupar com o bem estar no ambiente de trabalho, também têm sua importância para motivá-los.
Estudos mostraram que colaboradores contentes com o clima organizacional em seu trabalho engajam mais em suas tarefas e dão melhores resultados. Portanto, seu plano de recursos humanos deve considerar como inspirar tais sentimentos e avaliar quais ações você pode tomar para deixá-los motivados. (Dica: um forte programa de treinamento e desenvolvimento de RH é fundamental.)
O modelo de infográfico de gestão de talentos abaixo é uma ótima maneira de começar.
Usando este gráfico de processo, você pode detalhar as etapas que seguirá para reter os talentos que possui. Faça as mudanças necessárias de acordo com o perfil de sua empresa e use-o em seu planejamento de RH.
Outra ótima maneira de manter a equipe motivada e voltada para o crescimento profissional é apresentar ideias para o desenvolvimento dos funcionários. Facilitar uma cultura empresarial que promova o aprendizado contínuo garante que sua equipe se sinta apoiada e desafiada da maneira certa.
Os dois modelos de plano de desenvolvimento de funcionários abaixo irão ajudá-lo a fazer exatamente isso.
Embora ambos os modelos sejam voltados para organizações de assistência médica, é fácil personalizar seu conteúdo na Venngage para promover o aprendizado e o desenvolvimento contínuos de funcionários em qualquer área ou setor.
Como resultado, seus funcionários poderão atingir todo o seu potencial, ao mesmo tempo em que apoiam os objetivos de longo prazo de sua organização.
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- Alinhe o planejamento da sua força de trabalho com o seu orçamento
Convenhamos, os recursos humanos não são baratos.
Ou seja, se você tem uma gestão focada apenas em monitorar seu orçamento de RH, está fadado a gastar demais em suas iniciativas — e nenhuma empresa financeiramente experiente deseja isso.
É por isso que recomendo incluir informações financeiras em seu processo de planejamento de RH, para que você possa consultar seu orçamento e despesas conforme necessário. Isso garante que você tenha insights importantes sobre suas finanças enquanto trabalha para atingir suas metas estratégicas de capital humano.
Além disso, você não precisa usar um tipo de modelo confuso e difícil entendimento. Confira essa opção limpa e alegre abaixo para a gestão financeira de RH – é tão fácil de preencher quanto de entender.
E se você está querendo comparar um orçamento previsto com gastos anuais anteriores ao traçar estratégias para seu orçamento de RH, o modelo de infográfico de comparação de orçamento abaixo te ajudará.
O gráfico de barras é uma ótima ferramenta para a visualização de dados das despesas anuais, e você pode organizá-lo por categorias, áreas ou tarefas. Basta adicionar (ou importar) os valores ao editor da Venngage, editar o texto e você está pronto para comparar com seus ganhos e gastos com facilidade.
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- Estabeleça KPIs para seus objetivos de planejamento de recursos humanos
Resultados mensuráveis são importantes quando se trata de seus processos de planejamento de RH, pois indicam se sua estratégia está funcionando ou não e quais ações são necessárias serem implementadas para que você possa atingir seus objetivos.
Mantendo essas métricas em mente, sua empresa pode realizar uma análise swot do seu mercado de ação, e assim fazer ajustes e melhorar seus planos futuros – o que também é conhecido como uma estratégia para o sucesso futuro nos negócios. É por isso que seu plano de recursos humanos deve incluir informações sobre os principais indicadores de desempenho (KPI) específicos que você medirá.
KPIs são estabelecidos para ajudar a determinar se as estratégias e planos de RH estão funcionando. Assim como aqueles usados para avaliar o desempenho do plano de marketing ou vendas, os KPIs para recursos humanos são resultados mensuráveis que indicam o sucesso de uma organização em atingir metas predeterminadas.
Estes podem assumir a forma de número de funcionários, taxas de rotatividade, informações demográficas, tempo de contratação e pontuações de satisfação do funcionário.
Aqui está uma pesquisa de satisfação do funcionário que você pode usar para entender melhor sua força de trabalho.
Quando você estiver pronto para organizar esses KPIs de RH em um documento, o modelo de recrutamento abaixo é perfeito para manter o controle rápido.
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Como fazer um plano de RH?
Depois de coletar os dados necessários, é normal que você queira transmitir essas informações de maneira envolvente e profissional para facilitar a referência e o compartilhamento entre colegas. Diante disso, usar a Venngage é o melhor caminho a seguir.
Aqui estão os simples passos que vão ajudá-lo a dar vida a um plano de RH criativo e atraente:
- Descreva as informações que você gostaria de incluir em seu plano estratégico de RH
- Escolha os modelos de planejamento de recursos humanos que melhor atendem às suas necessidades
- Personalize os recursos visuais e de texto dos modelos para que eles falem com sua organização
- Aplique as diretrizes de marca da sua empresa com apenas alguns cliques usando o recurso de branding automatizado da Venngage Minha Marca
- Baixe ou compartilhe seu planejamento de RH por e-mail ou outras ferramentas de comunicação da sua empresa
Observação: o compartilhamento está disponível gratuitamente. No entanto, a opção de baixar suas criações e acessar recursos como Minha Marca e Colaboração de Equipe estão disponíveis com um plano Empresarial .
Perguntas frequentes sobre planos de RH
Qual deve ser a duração de um plano de RH?
Não há regras rígidas e rápidas quando se trata da duração de um plano de RH. Dito isto, se você for compartilhá-lo com colegas, provavelmente não deseja criar um documento de difícil leitura com mais de 20 páginas. De uma a cinco páginas devem ser suficientes para apresentar as principais etapas do seu planejamento.
Tente ser o mais conciso possível ao relatar os fatos e use visualizações de dados sempre que possível para economizar espaço.
Preciso de um plano de contingência de RH?
Da mesma forma que criar um plano de RH é uma ação proativa que ajuda sua organização a responder às necessidades futuras, é uma boa ideia elaborar um plano de contingência de RH. Isso garante que haja um plano de backup em vigor caso suas iniciativas não saiam conforme o esperado.
Por exemplo, se você identificou que precisa de cinco novas contratações para atender à demanda do consumidor, mas falta um pool de talentos, um plano de contingência pode abrigar sugestões para reestruturar sua força de trabalho para mitigar isso.
Em outras palavras, a melhor prática é esperar pelo melhor, mas se preparar para o pior.
Um plano de RH é diferente de um plano de desenvolvimento de funcionários?
Sim. Enquanto um plano de RH é um documento estratégico que descreve como uma organização aborda suas necessidades relacionadas ao pessoal em alto nível, um plano de desenvolvimento de funcionários descreve os processos necessários para ajudar um colaborador a atingir seus objetivos profissionais.
Embora o processo de planejamento de recursos humanos possa envolver o esboço de algumas táticas de desenvolvimento de funcionários, ele não é exclusivo de cada pessoa, como no caso de um plano de desenvolvimento de funcionários.
Torne seus processos de planejamento de RH fáceis
Você não precisa de uma bola de cristal para se sentir confiante sobre o progresso de seu pessoal. Com um sólido plano e estratégia de RH, você preparará sua força de trabalho — e todos os empreendimentos comerciais — para ter sucesso até mesmo nos mercados mais competitivos.
Apenas lembre-se disso: o planejamento de recursos humanos e a criação de planos estratégicos de negócios em geral não precisam ser exaustivos.
Com a enorme seleção da Venngage de modelos projetados profissionalmente, e seu editor fácil de usar, bastam alguns minutos para você produzir um documento perfeito para todas as suas necessidades. Inscreva-se gratuitamente hoje mesmo!