Mais de 10 modelos de plano de comunicação de crise para líderes e gerentes

By Bronwyn Kienapple, Apr 03, 2020

comunicacao de crise

Funcionários preocupados. Lucros em queda. Clientes insatisfeitos. Grandes mudanças organizacionais.

A crise se instalou e sua empresa precisa reagir – agora.

É aí que entra um plano de comunicação de crise: ele permite que sua empresa mantenha informadas, de forma rápida e eficaz, todas as partes interessadas em caso de emergência.

Os planos de gerenciamento de crises, como um plano de resposta a emergências, ajudam a evitar a perda de vidas e a mitigar o impacto da queda de rendimento.

Nesta postagem, reunimos um pacote de modelos gratuitos de comunicação e plano de gerenciamento de crises para os líderes, para garantir que sua empresa esteja preparada para enfrentar qualquer tempestade.

Modelos de plano de comunicação de crise:

Todos esses modelos de plano de comunicação de crise gratuitos podem ser personalizados com nosso editor online de arrastar e soltar. A inscrição para usar a ferramenta também é gratuita.

Envie comunicados para toda a empresa como parte do seu plano de comunicação de crise

Em tempos de crise, é ainda mais importante manter contato com todos na empresa. A comunicação vinda dos superiores é essencial neste momento desafiador.

Adapte o modelo abaixo para enviar aos seus funcionários:

Crisis Communication Plan Template


 

Dica de design: Nosso editor de arrastar e soltar permite alterar a cor do plano de fundo com um clique. Escolha em nosso círculo cromático ou aplique gradientes, padrões e muito mais.

A Coinbase possui exemplos de mensagens de crise que você pode adaptar para o seu próprio negócio. Confira também outros exemplos de newsletter por e-mail.

Aqui está outra ideia: crie gráficos que resumam suas novas diretrizes para que os gerentes possam compartilhá-las facilmente no Slack ou por e-mail. Os funcionários podem salvá-los em suas áreas de trabalho.

Algumas diretrizes de crise para você visualizar:

 

Por exemplo, você pode personalizar o modelo abaixo para descrever as políticas de saúde atuais (sem apertos de mão, exigência de verificações de saúde no local etc.):

crisis communication plan template


 

Dica de design: Troque os ícones para refletir suas ideias clicando neles a partir do nosso editor. Clique no botão Substituir para acessar nossa biblioteca de ícones.

Experimente um infográfico de processo para descrever uma operação padrão, como etapas para lavar as mãos:

crisis communication plan template


 

Este infográfico funciona bem para fornecer dicas aos funcionários sobre como trabalhar remotamente ou manter-se saudáveis (mental e fisicamente):

crisis communication plan template


 

Talvez você também precise comunicar cronogramas revisados:

crisis communication plan template


 

Confira nossa postagem sobre comunicações com equipes remotas para obter mais modelos.

Consulte também nossa postagem sobre como criar um infográfico em 5 etapas para obter dicas práticas de design.

Inclua atualizações regulares para a gerência em seu plano de comunicação de crise

Além de se comunicar com toda a equipe, também é importante manter contato próximo com a equipe de gerenciamento e enviar instruções personalizadas para ajudá-los nesse momento desafiador.

Seus gerentes desempenharão um papel crucial ao:

  • Esclarecer objetivos
  • Definir rotinas (se sua empresa já estiver totalmente remota ou ainda se adaptando)
  • Responder perguntas sobre novas políticas

É importante orientá-los sobre como se comunicar com a equipe. Trata-se de uma responsabilidade enorme e você precisa orientá-los com cuidado. E não se esqueça de mantê-los a par das responsabilidades legais da empresa durante esse período.

Tente colocar suas recomendações em um gráfico de uma página, que possa ser salvado na área de trabalho e consultado a qualquer momento:

Crisis Communication Plan Template


 

Dica de design: Carregue o seu logotipo e arraste-o facilmente para qualquer um dos nossos modelos. Pegue as bordas da caixa delimitadora para redimensionar.

Você também pode adaptar um dos modelos abaixo para incluir suas diretrizes de comunicação de crise:

crisis communication plan template


 

crisis communication plan template


 

crisis communication plan template


 

Dica de design: Tente fazer de cada seção diferente uma lista de recomendações, como “diretrizes para reuniões particulares” e “rituais de equipe a serem implementados”.

Para mais inspiração, revise nossos modelos de infográfico de liderança para ajudar as equipes de marketing a operar remotamente.

Use um plano de comunicação de crise para manter as partes interessadas informadas

Em um mundo ideal, sua empresa teria um plano de comunicação de crise antes da chegada de uma emergência.

Dito isto, mesmo que uma crise esteja em seus estágios iniciais, você ainda terá tempo para elaborar um plano de comunicação de crise para ajudá-lo a mitigar o impacto nos seus negócios.

Um plano de comunicação de crise é o modelo de negócios que explica como as informações serão transmitidas no caso de uma emergência ou outra crise. De acordo com o Ready.gov, ele deve esclarecer como a empresa pretende se comunicar e com quem precisará se comunicar.

Um plano de comunicação de crise deve conter o seguinte:

  • Finalidade do plano
  • Quem pode ativar o plano e quais circunstâncias permitiriam fazê-lo
  • Etapas a serem seguidas: comunicação interna e externa
  • Quem é responsável por quais canais de comunicação (e-mail, Twitter, intranet, comunicado de imprensa, etc.)

Este exemplo de plano de comunicação de crise o ajudará a criar o seu:

crisis communication plan template

Dica de design: Clique em qualquer uma das caixas de texto para adicionar suas próprias palavras. Mude a fonte, tamanho e cor com apenas alguns cliques. Sem precisar de experiência de design.

Você também pode personalizar este modelo de consultoria para escrever um plano de comunicação de crise:

crisis communication plan template


 

Dica de design: Simplesmente altere os cabeçalhos e o índice. A seção “Sobre nós” pode se tornar o objetivo do plano de crise e o “resumo do projeto” pode ser alterado para mostrar os critérios de ativação.

Confira nossos outros modelos de relatórios de consultoria para obter mais ideias. As organizações sem fins lucrativos encontrarão utilidade nos nossos modelos de comunicação de crises para organizações sem fins lucrativos.

Que tal usar esse mapa mental para obter uma referência visual rápida? Coloque a crise no centro, as partes interessadas no conjunto de nós seguinte e a resposta apropriada nos nós menores.

crisis communication plan template


 

Você também pode usar um fluxograma para visualizar seu plano de ação:

crisis communication plan template


 

Certifique-se de que seu plano de comunicação de crises seja autorizado pela gerência e pelo departamento jurídico, para que ele possa ser implantado rapidamente em caso de crise. Se houver recomendações para ficar em casa, como no caso da pandemia de coronavírus, conseguir aprovações será mais difícil.

Faça uma avaliação de riscos para avaliar quais perigos podem impactar seus negócios

Uma avaliação de riscos o ajuda a examinar os perigos que seu negócio pode enfrentar e qual o impacto provável que eles teriam.

Este exemplo de avaliação de risco facilita determinar quais ameaças sua empresa enfrentará, quais ativos sofrerão como consequência disso e os possíveis impactos em seus negócios:

crisis communication plan template


 

Dica de design: No editor, clique duas vezes no gráfico para editá-lo como uma planilha – nós redimensionaremos as células para você. Ou adicione um link à sua planilha do Google Sheets e nós importaremos os dados automaticamente.

Os perigos podem incluir furacões, pandemias e incêndios, acontecimentos que nunca são iguais em relação a quando e onde acontecem e a magnitude do risco que oferecem.

Por exemplo, o impacto de uma pandemia depende da natureza do vírus, da reação do governo à sua disseminação, se as pessoas obedecerão a uma ordem de permanência ou confinamento em casa, a época do ano (climas mais quentes podem inibir a propagação), etc.

Use uma análise de impacto nos negócios para entender como você pode se recuperar de uma crise

Uma análise de impacto nos negócios analisa as consequências de uma perturbação nas operações empresariais normais e coleta os dados necessários para reunir possíveis estratégias de recuperação, bem como de prevenção e mitigação.

Os cenários que causam esse distúrbio podem ser identificados em uma avaliação de risco. Personalize este modelo de análise de impacto nos negócios para criar a sua:

crisis communication plan template


 

Uma planilha de análise de impacto nos negócios deve ajudá-lo a avaliar:

  • Quando e quanto tempo uma emergência levaria para causar o maior impacto financeiro
  • Impactos operacionais, que dependerão do seu negócio (perda de clientes ou de vendas, horas extras, etc.)
  • Incidência financeira devido ao impacto operacional

Depois de analisar o impacto nos seus negócios, use este modelo para descobrir uma estratégia para aumentar as vendas ou pelo menos atenuar o impacto:

crisis communication plan template


 

Use um modelo de plano de continuidade de negócios para ver quais recursos são necessários para o enfrentamento de uma crise

Um plano de continuidade garante que a empresa esteja preparada para continuar os negócios, mesmo em meio a uma crise.

Um plano de continuidade de negócios possui quatro componentes:

  • Analisar o impacto nos negócios
  • Identificar os recursos necessários para implementar estratégias de recuperação
  • Desenvolver um plano
  • Executar exercícios e testes

Em resumo, um plano de continuidade de negócios analisa que crise é capaz de impactar uma empresa, quais recursos são necessários para combatê-la e se há quaisquer lacunas atuais nos requisitos de recursos.

Este modelo de plano de continuidade de negócios o ajudará a reunir todas essas considerações:

crisis communication plan template

Dica de design: Nosso editor de tabelas simples permite adicionar e excluir colunas e linhas com apenas alguns cliques – é como usar o Excel ou o Google Sheets. Você também pode importar automaticamente os dados do Google Sheets colando o link do documento.

Um modelo de projeções financeiras é essencial para reavaliar o lucro após uma crise

Após uma crise, as finanças da sua empresa poderão estar em risco. É possível que você enfrente não apenas perda de rendimentos, mas também despesas extras.

Recomenda-se reavaliar sua receita à luz das interrupções projetadas para suas operações normais e entender exatamente quanto do lucro será reduzido.

Um modelo de projeções financeiras o ajudará a apresentar suas descobertas para as partes interessadas que tenham menos conhecimento financeiro técnico:

crisis communication plan template


 

Dica de design: Nosso editor de gráficos simples permite editar facilmente qualquer um dos gráficos em nossos modelos. Clique duas vezes em qualquer gráfico e adicione novos dados, altere as cores etc., e nós o ajustaremos automaticamente para você.

crisis communication plan template


 

Afinal, medidas dos seguros ou do governo para mitigar a perda para as empresas provavelmente não cobrirão toda o buraco nos rendimentos. Se a concorrência escapar do impacto de alguma forma, você certamente enfrentará os efeitos disso com a perda de clientes ou compradores.

Elabore um plano de resposta a emergências para proteger a vida de seus funcionários

Um plano de resposta a emergências começa com uma avaliação de riscos e, em seguida, identifica os recursos necessários para reagir à emergência, além de procedimentos e planos que você pode implementar para preparar sua empresa para uma emergência.

Não colocar a vida em risco deve ser o foco de qualquer plano de resposta a emergências, seguido pela neutralização e suavização dos efeitos dos danos.

Seu plano de resposta a emergências deve conter o seguinte:

  • Os objetivos do plano
  • O que uma equipe de resposta a emergências deve fazer durante uma emergência
  • Quaisquer regulamentos que devam ser considerados, como um código de incêndio.
  • Um plano de evacuação
  • Um plano de proteção contra intempéries
  • Um plano de confinamento
  • Um plano de emergência médica
  • Um plano de emergência em caso de incêndio e brigada de incêndio
  • Os membros que compõe a equipe de resposta a emergências
  • As informações de contato do serviço público de emergência
  • Sistemas de aviso e comunicações disponíveis

Este modelo de plano de resposta a emergências tem todos os elementos essenciais para elaborar uma estratégia abrangente:

crisis communication plan template


 

Dica de design: Copie qualquer página deste modelo ou clique em “adicionar página”. Siga as diretrizes do índice na página dois para elaborar um plano completo.

Você também pode incluir os pontos principais do seu plano em um plano de resposta a emergências de uma página:

crisis communication plan template


 

O FEMA.gov possui excelentes recursos para ajudar sua empresa a se preparar ainda mais para uma emergência.

Confira um checklist de preparação para emergências

Avalie até que ponto a sua empresa está pronta com um checklist simples de preparação para emergências.

Precisa de ajuda para desenvolver planos de gerenciamento de crises? Descubra nosso exemplo de avaliação de riscos, modelo de plano de continuidade de negócios e modelo de plano de resposta a emergências.

crisis communication plan template


 

Dica de design: Abra a biblioteca de ícones em nosso editor de arrastar e soltar para arrastar as marcas de verificação. Ou imprima o checklist (apenas para planos pagos, saiba mais em nossa página de preços).

Ou experimente uma árvore de decisão para decidir sobre como reagir em determinados cenários:

crisis communication plan template


 

Você também pode usar este organograma para determinar a sucessão, ou seja, quem é responsável pelo quê, no caso de um membro da equipe não estar disponível.

crisis communication plan template


 

Lembre-se de que um plano de gerenciamento de crises só funcionará se os membros da equipe tiverem recebido treinamento adequado antecipadamente e praticado a tomada de decisões em uma situação simulada.

As diretrizes de resposta a crises e a capacidade de tomada de decisão da equipe devem ser testadas antes que ocorra uma emergência real.

Você também pode usar este modelo simples de cronograma para delinear sua estratégia de gerenciamento de crises:

crisis communication plan template


 

Confira nossos outros modelos de plano do projeto para ajudar a visualizar sua estratégia.

Perguntas frequentes sobre o plano de comunicação de crise

O que é um plano de comunicação de crise?

Um plano de comunicação de crises é um documento interno usado por uma empresa para se preparar para uma emergência ou outra crise. Ele contém diretrizes para que todos estejam preparados para se comunicar com as partes interessadas em meio a uma crise.

Essas partes interessadas podem incluir a mídia, o público em geral, clientes, compradores, fornecedores, parceiros e funcionários.

O plano de comunicação de crises deve abordar:

  • O que precisa ser feito logo que uma crise surgir
  • Quem precisa ser contatado e como
  • Como evitar que a crise se repita (se aplicável)

No geral, o objetivo de um plano de comunicação de crises é preparar uma empresa para reagir rapidamente a uma crise e disponibilizar as informações necessárias rapidamente. Também deve garantir que todas as mensagens da empresa estejam alinhadas e consistentes.

Embora a resposta de uma empresa varie de acordo com cada crise específica, escreva um plano que possa ser adaptado, independentemente da emergência em questão.

Por que você precisa de um plano de comunicação de crise?

Você precisa de um plano de comunicação de crise porque, na era digital, se a sua empresa não contar sua história, alguém certamente a contará – e provavelmente não do jeito que você gostaria.

E não basta reagir, você deve estar preparado com um plano de comunicação de crise para responder imediatamente, de forma precisa e adequada, de acordo com o Departamento de Segurança Interna dos EUA.

Um plano de comunicação de crise garantirá que sua empresa identifique antecipadamente quais partes interessadas precisam ser abordadas e através de quais canais (comunicado de imprensa, e-mail, etc.)

Como se escreve um plano de comunicação de crise?

Para escrever um plano de comunicação de crise, primeiro você precisa:

  • Identificar possíveis cenários de crise
  • Definir quem formará sua equipe de gerenciamento de crises
  • Redigir mensagens internas e externas adequadas e possíveis respostas
  • Decidir qual nível de resposta é necessário para quais cenários
  • Definir qual treinamento de mídia é necessário
  • Saber quais públicos-alvo precisam ser alcançados, como:
    • Funcionários
    • Clientes
    • Fornecedores
    • Família dos funcionários
    • Noticiários
    • Reguladores, funcionários do governo, etc.
    • Comunidade imediata perto de uma instalação da empresa
    • Sobreviventes impactados e suas famílias

Nossos exemplos de planos de comunicação de crise acima são um bom ponto de partida.

O que deve ser incluído em um plano de comunicação de crise?

  • Avaliação de riscos: quais ameaças sua empresa pode enfrentar, quais funções comerciais seriam afetadas e quais os recursos necessários para proteger essas funções.
  • A equipe de gerenciamento de crises: nomes, informações de contato de emergência, responsabilidades
  • Informações de contato do público (consulte a lista de potenciais públicos acima)
  • Uma descrição do sistema de notificações de alerta capaz de se comunicar com várias partes interessadas e que não dependa de uma única rede
  • Um sistema de notificação para as famílias imediatas dos funcionários e cuidadores de crianças ou adultos dependentes.
  • Um sistema para incluir e treinar novas contratações.
  • Um plano para configurar uma linha direta ou site oculto para ativar em caso de crise.

Comece com nossos modelos de plano de comunicação de crise.

About Bronwyn Kienapple

Bronwyn Kienapple é responsável pelo marketing de conteúdo na Venngage. Ela também é rata de biblioteca, viajante do mundo, mãe de gatos e entusiasta da comida de rua mexicana.