Em qualquer organização, garantir que as tarefas sejam realizadas de maneira planejada é fundamental para o sucesso da missão. Por isso, é necessário ter um sistema de documentação de processos para garantir que os membros da equipe estejam atualizados, que os procedimentos sejam eficientes e que a empresa seja lucrativa.
Mas se você não está familiarizado com a criação de um documento de processo, não se preocupe! Conheça aqui mais de 20 modelos de documentação de processo que podem te ajudar. E o melhor, você pode facilmente editar os modelos personalizáveis da Venngage usando o editor de arrastar e soltar, seja sozinho ou com seu colega usando nosso recurso de colaboração em tempo real (em inglês).
Clique para avançar:
- Exemplos de documentação de processos
- Modelos de fluxo de trabalho do processo
- Modelos de fluxogramas de processo
- Modelos de lista de verificação de processos
- Modelos de procedimentos operacionais padrão
- Modelo de documentação do Microsoft Word
- Modelo de fluxograma do Google Docs
- Perguntas frequentes sobre documentação de processos
Exemplos de documentação de processos
Vamos dar uma olhada em alguns exemplos dos tipos mais comuns e eficazes de documentos de processos. Incluindo modelos que você pode começar a personalizar hoje mesmo.
Se quiser saber mais sobre o que é documentação de processos, os vários benefícios dele nas etapas de um projeto, ou aprender como criar um escopo do projeto, consulte nosso guia de documentação de processos(em inglês). Você também pode ler a versão resumida na seção de perguntas frequentes(em inglês).
Dito isso, vamos agora dar uma olhada em diversos exemplos de documentação de processos para você se inspirar.
Este modelo de processo é um excelente exemplo de uma abordagem visual para acompanhar as etapas de um projeto. Ele é detalhado, o que ajuda os funcionários a entenderem o escopo do projeto. Mas o design garante que ele seja ainda mais fácil de seguir.
A documentação de procedimentos geralmente é detalhada, mas também pode ser simples, como neste exemplo de cheklist. As etapas do projeto são fáceis de seguir e ajudam a garantir que todos os itens da lista sejam concluídos. Embora esse modelo de documentação de processos possa não ser apropriado para procedimentos longos ou complexos, é excelente para tarefas simples.
Deseja personalizar este modelo com a sua marca? Com uma Conta Empresarial, os usuários da Venngage podem adicionar as cores de sua marca à Ferramenta Minha Marca e aplicá-las em qualquer modelo com apenas um clique:
Os procedimentos operacionais padrão podem fazer parte de um documento de processo. Confira este modelo de POP para o processo de solicitação de reembolso de despesas de funcionários:
A modelagem de processo operacional padrão acima foi criada para descrever um procedimento de solicitação de reembolso de despesas. Mas ele pode ser aplicado a qualquer processo de trabalho que envolva vários departamentos. Observe que nele há linhas para o funcionário e para o departamento de recursos humanos.
Este diagrama de fluxo de trabalho é uma excelente ferramenta de gerenciamento de recursos humanos. Seu design moderno e escuro mantém o foco nas etapas necessárias para concluir o processo. Sem dúvida essa é uma boa maneira de manter uma equipe multifuncional no caminho certo, com todos trabalhando para atingir o mesmo objetivo.
Modelos de processo do fluxo de trabalho
Ajudar os funcionários a visualizar um fluxo de trabalho é uma excelente maneira de auxiliá-los a memorizar o processo e, em alguns casos, fazer eles enxergarem como se encaixam na organização como um todo. Especialmente em processos que envolvem vários departamentos.
Este modelo de processo de fluxo de trabalho descreve as etapas de um projeto e é uma excelente ferramenta para o gerenciamento de recursos humanos em uma organização. É fácil ver como ele pode ser aplicado a qualquer procedimento que envolva o recebimento de aprovação para uma proposta ou plano. Se você tem uma consultoria ou outra organização baseada no cliente, esse modelo pode ser ideal para a gestão do processo.
Use essa modelagem de documentação de processos como base para qualquer comércio eletrônico, dropshipping ou outros negócios de varejo que envolvam pedidos, pagamentos e logística.
O Kanban é uma ferramenta de gestão de projetos que ajuda os membros da equipe a visualizar os estágios de um processo. Por isso, ele é ideal como modelo para a documentação de processos. Este exemplo está dividido em dois times, o que mostra como essa modelagem pode ser eficaz para o gerenciamento de recursos em equipes grandes.
Esse infográfico de fluxo de trabalho utiliza a visualização de dados dimensionando um gráfico de barras horizontais de acordo com o tempo que cada etapa do processo deve levar. Essa é uma ótima maneira de visualizar as fases de um projeto que levará várias semanas ou até meses.
Relacionado: Mais de 75 novos exemplos e modelos de infográfico criativo.
Este diagrama de processo ilustrado mostra o fluxo de processamento de pedidos, incluindo o que acontece se o pagamento for recusado. Bem como o que acontece quando um pedido está pronto para entrega.
Modelos de fluxogramas de processos
Os fluxogramas (ou diagramas de fluxo) estão entre os tipos mais intuitivos de recursos visuais que você pode usar para documentar seus processos. E a Venngage tem dezenas de modelos atraentes, perfeitos para o seu negócio.
Os fluxogramas tendem a ser mais técnicos, e o principal motivo é o fato de que, normalmente, eles são usados para descrever procedimentos rígidos que não podem mudar. Um bom exemplo disso é este modelo criado para descrever os direitos dos pacientes, que são protegidos por lei federal.
Para um processo que envolve diferentes departamentos, é melhor que uma pessoa de cada setor possa participar da criação do documento do processo. A Venngage Empresarial facilita a colaboração com seus colegas em tempo real (em inglês) em um projeto:
Vamos dar uma olhada em outro modelo de documentação de processos na forma de um fluxograma:
Os fluxogramas podem te ajudar a garantir que as políticas de sua empresa estejam sendo aplicadas de forma justa em toda a organização. Confira este modelo que trata sobre supostos problemas comportamentais dos funcionários.
Os fluxogramas também podem ser usados para ajudar na tomada de decisões quando vários resultados são possíveis. No exemplo acima, a pergunta é: o que fazer se você acha que pode ter COVID-19? Mas é fácil ver esse modelo sendo aplicado a qualquer processo de tomada de decisão no local de trabalho. Sem dúvidas, é uma excelente ferramenta para o gerenciamento de recursos humanos de sua empresa.
A solução de problemas é uma oportunidade perfeita para usar um fluxograma para documentar um procedimento. Embora nem todas as etapas de um projeto sejam executadas, a documentação do processo para chegar a uma solução significa cobrir todas as possibilidades.
Os fluxogramas de documentação de processos são especialmente úteis em uma crise, pois fornecem etapas claras e acionáveis que as pessoas podem tomar em vez de entrar em pânico. Neste modelo, uma chave codificada por cores indica a equipe responsável por cada ação.
Modelos de checklists de processos
Checklists de processos são uma maneira simples, mas eficaz, de garantir que todas as etapas de um projeto sejam seguidas. E algumas pesquisas sugerem que as listas de verificação são úteis para memorizar informações.
Esse modelo de checklist de projeto pode ser facilmente personalizado de acordo com seus processos de negócios, para que você tenha a certeza de que todas as etapas do projeto serão concluídas no prazo e dentro do orçamento.
As listas de verificação são úteis a qualquer biblioteca de documentação de processos, especialmente, para procedimentos que precisam ser repetidos regularmente, como aponta este modelo de auditoria mensal de SEO.
As listas de verificação também podem fazer com que tarefas complexas e difíceis, como uma auditoria da empresa, pareçam mais fáceis. Isso ajuda a garantir que os membros da equipe permaneçam motivados, em vez de se sentirem esmagados pelo peso do projeto.
Considere a possibilidade de dividir os itens da lista de verificação de acordo com sua finalidade. Por exemplo, neste modelo que descreve as etapas de um processo de marketing de conteúdo, as tarefas são organizadas de acordo com o resultado focado no leitor ao qual estão conectadas.
Nem todo processo que você precisa documentar ocorre diariamente, mensalmente ou até mesmo anualmente. Para facilitar o gerenciamento de recursos humanos e ter certeza de que todos em sua organização trabalham com o mesmo manual, é útil considerar procedimentos que podem ser pouco frequentes. Isso pode incluir, por exemplo, ajudar os funcionários remotos a configurar seus espaços de trabalho em casa.
Para obter mais modelos de lista de verificação, confira:
- +15 checklists de procedimentos operacionais padrão para um melhor fluxo de trabalho e treinamento
- Mais de 20 modelos de checklist para segurança no trabalho, saúde, mídia social e muito mais
- Como escolher o layout de um infográfico (+20 ideias de modelos para iniciantes
- Mapeamento de processos: tudo o que você precisa saber [+ modelos]
Modelos de procedimentos operacionais padrão
Os procedimentos operacionais padrão (POP) assumem muitas formas, inclusive algumas já mencionadas aqui. Checklists, fluxogramas e diagramas de processos podem ser considerados exemplos de procedimentos operacionais padrão. Desde que eles sejam usados para garantir que as tarefas sejam consistentes em uma organização.
A documentação de processos operacionais padrão tende a ser séria e formal, e esse exemplo de matriz de escalonamento não é diferente. Essas ferramentas de treinamento são particularmente úteis para equipes de atendimento ao cliente ou de chamadas. Mas também podem ser criadas para resolver disputas internas.
Os modelos de manual de operação são úteis para estabelecer a responsabilidade de cada membro da equipe e auxiliar no gerenciamento de recursos do seu negócio. Esse contrato de uso de equipamentos pode ser modificado para abranger senhas de contas de mídia social para equipes de marketing ou informações bancárias para equipes de contabilidade.
Os documentos de procedimentos operacionais padrão também podem contribuir para garantir que os membros da equipe sejam bem treinados e todas as fases do projeto ocorram conforme o esperado, como é o objetivo desta agenda de reuniões semanais. A estrutura ajuda a garantir que cada participante receba o mesmo nível de atenção, o que pode nivelar o campo de jogo no local de trabalho.
Os modelos de reunião também podem ajudar os gerentes a fornecer um feedback útil para os membros da equipe, além de discutir com eles seus objetivos de carreira mais amplos. O envolvimento dos funcionários está entre as maiores razões para usar a Venngage Empresarial para criar seus modelos de documentos de processo.
Essa matriz de escalonamento descreve para os membros da equipe de atendimento ao cliente as etapas que devem ser seguidas no caso de reclamações de clientes. Evitar problemas menores antes que eles se tornem maiores mantém todos satisfeitos e atentos às tarefas.
Relacionado: Como usar uma matriz de decisão para auxiliar a tomada de decisões nos negócios.
Modelo de documentação do Microsoft Word
Embora, até agora tenhamos mostrado os tipos de modelos de documentação de processos disponíveis na Venngage, devemos observar que nossa plataforma não é a única maneira de garantir que os procedimentos comerciais importantes sejam documentados. (Achamos que é a melhor, é claro, e explicaremos por quê).
O Microsoft Word, um dos principais programas de processamento de texto do mundo, ampliou seus recursos nos últimos anos. Os usuários agora podem inserir diagramas e até mesmo gráficos inteligentes que mudam automaticamente sua aparência quando um novo conteúdo é adicionado.
Mas, mesmo com esses aprimoramentos, a realidade é que o Word serve para escrever, e a documentação de processos de um negócio é melhor quando os membros da equipe podem visualizar as etapas que precisam seguir. Vamos dar uma olhada em um exemplo real que criamos para mostrar como os recursos de design do Word são limitados.
Fluxograma no Word usando gráficos smart art
Criamos esse fluxograma no Word usando as ferramentas de arte inteligente do programa. E, embora tenha sido um processo rápido, não achamos que ele se compare ao original, que é altamente visual e envolvente, como você pode ver abaixo:
Modelo de fluxograma do Google Docs
O Google também lançou recentemente uma ferramenta de design, chamada Google Drawings. Embora ela ofereça os benefícios de outras ferramentas do Google Drive, como docs, planilhas e outras, como o Word, o produto final não tem o apelo visual disponível na Venngage.
Modelo de fluxograma de desenhos do Google
Com apenas alguns modelos para escolher, não há uma maneira fácil de obter os mesmos resultados que podem ser alcançados com a Venngage Empresarial usando os desenhos do Google.
Perguntas frequentes sobre documentação de processos
1. O que é documentação de processos?
A documentação de processos refere-se à tarefa de delinear as etapas necessárias para concluir um projeto.
Em geral, um documento de processo inclui todos os tipos de materiais que dão suporte às fases de um projeto, inclusive:
- Cheklists
- Tutoriais
- Formulários
- Recursos visuais
- Vídeos
- Mapas de processos
- e mais
Leia mais: Um breve guia para documentação de processos [com modelos e exemplos] (em inglês)
2. Benefícios da documentação de processos
As empresas podem usar a documentação de processos por vários motivos, entre eles:
Para garantir uma proficiência operacional consistente
Essencialmente, um documento de procedimentos serve como uma ferramenta para ajudar a manter a qualidade e a consistência em todos os processos de negócios.
Ao documentar detalhadamente um processo de negócio, a empresa ajuda a reduzir a ambiguidade operacional para os funcionários. Além disso, ela garante que todos, dentro ou fora dos departamentos, entendam como executar um processo para obter os melhores resultados.
Para treinar funcionários
A documentação do processo é essencial para a orientação de novos funcionários. Esses documentos servem como materiais de treinamento para ajudar os novos contratados a se familiarizar com suas novas funções.
Para preservar o conhecimento
Como os processos importantes são bem documentados, a empresa não precisará se preocupar se um funcionário sair e levar o conhecimento com ele.
Para melhorar os processos
Ao documentar continuamente os processos, você pode perceber as diferenças e mudanças entre os processos antigos e os novos. Isso ajuda os funcionários a descobrir o que está funcionando e o que não está, e a fazer recomendações para melhorar os processos existentes. Aqui está um exemplo de um plano de melhoria de processo usando o formato do ciclo PDCA:
3. Qual é a melhor maneira de documentar os processos?
Seja qual for o formato utilizado, a melhor maneira de documentar seus processos é adotar uma abordagem holística, analisando não apenas as etapas do projeto a serem realizadas, mas também o motivo pelo qual o processo existe. O método exato pode variar de acordo com seus processos, mas este é um bom ponto de partida:
- Etapa 1: Nomear o processo.
- Etapa 2: Definir o escopo.
- Etapa 3: Determinar o início e o fim do processo.
- Etapa 4: Determinar as entradas e saídas do processo.
- Etapa 5: Estabeleça os indivíduos ou departamentos responsáveis pela execução e determine quem na organização é responsável por monitorar e melhorar o processo, se necessário.
- Etapa 6: Identifique as etapas envolvidas na conclusão do processo.
- Etapa 7: Para fins de documentação do processo, os recursos visuais são ideais, portanto, determine qual tipo de documentação visual é a melhor. As opções mais populares incluem fluxogramas, listas de verificação e procedimentos operacionais padrão, entre outros.
- Etapa 8: Determine se ou quando é apropriado desviar-se do processo e, se for o caso, descreva os cenários em que isso pode ocorrer.
- Etapa 9: Coloque o processo em prática e monitore seu sucesso ou fracasso. Considere as medidas que podem ser tomadas para aprimorá-lo e as implemente, analisando novamente o sucesso.
Explicamos o processo com mais detalhes em nosso post sobre documentação de processos. Dê uma olhada:
4. Como você cria um documento de processo?
Com a Venngage for Business, é simples e fácil criar um documento de processo usando um dos modelos desta página ou outro de nossa vasta biblioteca. Considerando as etapas acima, decida sobre um formato que melhor descreve seu processo e personalize o modelo com suas informações.
Lembre-se de que nem todas as etapas listadas acima se aplicam a todos os processos, e muitas vezes não é necessário ser extremamente detalhado com os procedimentos. Mas tudo depende do que você acha que funcionará melhor para a sua organização.
Confira algumas outras maneiras de usar a comunicação visual para aprimorar seus esforços de treinamento e desenvolvimento.
Em resumo: a documentação do processo pode ajudar a treinar os membros da sua equipe e garantir que tudo seja feito da maneira correta
A organização da documentação do processo em torno de recursos visuais atraentes e fáceis de entender, como fluxogramas, listas de verificação e outros, pode aumentar a retenção de informações e ajudar a garantir que todas as etapas do projeto sejam seguidas.
Não tem experiência em design? Não se preocupe. Basta se inscrever para uma conta gratuita da Venngage e ver por si mesmo como é fácil personalizar um modelo de documentação de processo com o editor da Venngage.