Uma integração eficaz é muito mais do que apenas mostrar aos novos colaboradores onde fica a sua mesa de trabalho. Um processo de integração sólido consiste em várias etapas. E isso pode afetar muitos departamentos da sua organização. É por isso que ter uma boa lista de verificação de integração de novos contratados pode garantir que o processo de gestão desses funcionários ocorra sem grandes falhas.
A Venngage para profissionais de RH facilita a criação de checklists de integração e de outros materiais de comunicação para seus colaboradores, como manuais de treinamento, apresentações, infográficos e relatórios. Tudo o que você precisa fazer é personalizar um dos nossos modelos de lista de verificação de integração para começar. E o melhor! Nenhuma experiência em design é necessária.
Clique para avançar:
- O que é onboarding?
- O que um documento de integração deve incluir?
- Como faço uma lista de verificação de integração?
- Mais de 14 modelos de lista de verificação de integração
- Listas de verificação de integração de funcionários
- Nova lista de verificação de contratação
- Lista de verificação de integração remota de funcionários
- Novas listas de verificação de treinamento de funcionários
- Lista de verificação de integração de RH
- Modelos de lista de verificação de integração
- Modelo de lista de verificação de integração de TI
- Modelos gerais de integração
- Modelos de processo de integração
- Manual de integração do funcionário
- Perguntas frequentes sobre o modelo de lista de verificação de integração
O que é onboarding?
O Onboarding é o processo de contratação e integração de novos funcionários em sua organização. Isso inclui atividades como tirar uma foto para o crachá, mas também se estende a fazê-los se sentirem confortáveis em seus empregos e bem-vindos à cultura da sua empresa.
O que é uma lista de verificação de integração?
Uma lista de verificação de integração é uma ferramenta de planejamento e gestão que serve a um propósito duplo. Primeiro, um checklist de integração busca orientar a atuação dos colaboradores em seus primeiros dias, semanas e meses de trabalho. Ele faz isso informando-os sobre os passos que precisam concluir durante o treinamento e quais suas principais atividades na empresa.
Em segundo lugar, essa ferramenta de gestão ajuda os empregadores no acompanhamento e análise da atuação dos novos contratados. Essa checagem é uma excelente forma dos líderes de equipes prepararem os funcionários de maneira eficaz para serem bem-sucedidos em suas tarefas do dia-a-dia, e entenderem o que se pode esperar deles.
Confira o infográfico abaixo para ter um exemplo dos quatro benefícios do onboarding para a sua gestão de recursos humanos. Você também pode encontrar mais informações no FAQ .
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O que um documento de integração deve incluir?
Como o processo de integração geralmente consiste em vários tipos de atividades, é uma boa ideia separá-las em checklists de integração individuais.
Por exemplo, uma folha de verificação que trate somente sobre os documentos necessários para a contratação será mais simples de montar do que uma que abranja toda a cultura organizacional da empresa. Você pode conferir o one pager pronto para editar abaixo para entender um pouco mais sobre isso.
É importante que você não esqueça dos quatro passos de onboarding ao criar seus materiais e determinar o que seu formulário de integração incluirá. E lembre-se de que o caminho para entender a cultura da empresa e criar conexões ocorrem tanto de maneiras formais quanto informais. Portanto, suas listas de verificação e outros documentos de integração podem não ser capazes de cobrir tudo.
É provável que seus materiais de integração incluam vários checklists, detalhando algo desse tipo:
Conformidade: primeira semana
- Preencher papelada, fazer cópias de documentos legalmente exigidos;
- Revise o manual do funcionário;
- Receber ID, cartões de visita e chaves ou crachás;
- Ser treinado para uso dos equipamentos de escritório, incluindo computador e telefone;
- Faça um tour pelas instalações;
- Conheça colegas de equipe e outras pessoas na organização.
Esclarecimento: primeiro mês
- Receber treinamento sobre as tarefas diárias do trabalho;
- Conversar com companheiros de equipes paralelas que se destacam nas atividades;
- Realizar conversas regulares com os supervisores com o objetivo de tirar dúvidas sobre a realização de tarefas e receber relatórios de progresso no serviço.
Cultura: primeiros seis meses
- Acostume-se com as normas e regras não escritas da empresa;
- Peça mais esclarecimentos (se necessário) sobre sua atividade, uso de ferramentas, políticas ou outras questões do trabalho;
- Comece a construir relacionamentos com colegas de equipe e outras pessoas dentro da organização;
- Assuma mais liberdade ou responsabilidades adicionais na execução do projeto que está envolvido;
- Participe da avaliação de desempenho de seis meses.
Conexão: primeiro ano
- Participe da avaliação anual de desempenho;
- Continue a construir relacionamentos com colegas de equipe e outras pessoas dentro da organização;
- Domine todas as tarefas e funções do trabalho, tendo como objetivo aprimorar cada vez mais a qualidade na execução do seu produto final.
Certos aspectos do processo de integração de funcionários se encaixam mais a um método de checklist. Portanto, é provável que a folha de verificação que de integração cubra situações referente aos primeiros dias de posse de um novo contratado em sua empresa seja a mais eficaz e que tenha maior importância.
Você sabia? Funcionários que entendem bem cada passo de seus trabalhos são mais propensos a se envolver e gerar melhores resultados. Aprenda algumas de nossas maneiras favoritas para integrar recursos visuais às comunicações de seus funcionários e aumentar as taxas de engajamento.
Como faço uma lista de verificação de integração?
Elaborar uma folha de verificação de forma clara pode ser um desafio, pois um bom processo de integração de funcionários abrange uma série de atividades formais e informais. No entanto, criar uma lista de verificação de integração pode ser tão simples quanto colocar a caneta no papel. Se você deseja criar manuais envolventes, os modelos prontos para editar da Venngage são sua melhor opção!
Aqui estão 5 etapas simples para ajudá-lo a criar um checklist claro e de fácil leitura para processos de integração eficazes e sem problemas:
- Etapa 1: Pense novamente nos quatro pontos do onboarding e determine qual fase, ou fases, a lista de verificação deve abranger.
- Etapa 2: escolha o modelo de checklist de integração que melhor atende às suas necessidades (role para baixo para ver nossa coleção de modelos).
- Etapa 3: atualize as etapas com frequência para garantir que tudo está indo pelo caminho desejado.
- Etapa 4: Aplique as cores e marca da sua empresa com alguns cliques usando o Kit Minha Marca.
- Etapa 5: baixe e imprima, ou envie por email, a sua lista de verificação para compartilhá-la com seu novo contratado.
Se você for um usuário Venngage Business, poderá aplicar as cores da sua marca, fonte e logotipo ao seu design com apenas um clique:
Você também pode colaborar com os membros de sua equipe em tempo real com a Venngage. Essa é uma ferramenta muito útil em diversas situações, principalmente quando se precisa criar materiais colaborativos como listas de verificação de integração:
Agora, vamos dar uma olhada em alguns dos modelos que você pode personalizar para a orientação e integração de sua nova contratação.
Mais de 14 modelos de lista de verificação de integração
Listas de verificação de integração de funcionários
As listas de verificação de integração de funcionários podem abranger uma variedade de tópicos e podem ajudá-lo a acompanhar o processo de chegada de novos colaboradores. Seu checklist de integração de funcionários pode consistir em várias páginas, ou pode ter a forma de uma curta e agradável narração.
Personalize esta lista de verificação de integração de funcionários para cobrir uma variedade de etapas do treinamento de um novo membro da sua equipe. Há um mundo de opções para você usá-la, desde garantir que toda a papelada seja enviada sem erros, até verificar se eles estão prosperando em sua nova função de acordo com o esperado.
Abaixo está uma ótima opção para você. Essa folha de verificação de integração tem espaço para você atribuir membros da equipe a cada atividade a ser realizada.
Certifique-se de que todos na equipe saibam qual a sua área de responsabilidade ao incluir um novo colaborador ao grupo. Atribua cada atividade de acordo com o perfil do funcionário, dessa forma você garante uma maior qualidade na produção de cada tarefa.
Nova lista de verificação de contratação
As listas de verificação são excelentes oportunidades para inserir as novas contratações no ambiente e cultura da organização. Use-as para garantir a coleta de dados e documentos legais importantes e certificar-se que cada passo está sendo dado de acordo com as regras e políticas da empresa.
Este checklist é a solução ideal para a gestão de novos recursos humanos da sua empresa. Nele é possível atualizar e expandir as seções para cobrir cada passo da contratação do novo funcionário. Por exemplo, nele você pode incluir toda a documentação que sua empresa precisa coletar para fins legais e de conformidade, bem como listar todas as ferramentas de produção que ele precisará ter treinamento.
Lista de verificação de integração remota de funcionários
Este modelo de processo de integração é perfeito para a gestão de novos funcionários que trabalham remotamente. Não importa em que parte do mundo eles estejam, usando esse checklist você conhece apresentar o objetivo e processos do projeto que eles farão parte e acompanhar a realização do serviço contratado. Um grande benefício desse tipo de documento é a possibilidade de troca de dados através de e-mail.
Novas listas de verificação de treinamento de funcionários
Esta lista de verificação de treinamento oferece uma alternativa moderna e elegante aos modelos de integração acima. Confira!
Este checklist de integração oferece uma ferramenta de planejamento de alto nível para que seus novos colaboradores saibam o que esperar, desde o primeiro dia até o final do primeiro ano de projeto. Ele é um dos meus favoritos, porque permite que você tenha uma visão de longo prazo sobre o projeto iniciado.
Para uma sensação mais casual e descontraída, experimente o modelo abaixo.
Esse checklist abrange diversos tipos de iniciativas e várias oportunidades para uma integração sem maiores problemas. Além disso, ele faz a divisão por tipo de áreas a serem revisadas. O que facilita a análise e coleta de dados futuramente. Elaborar o planejamento de um projeto podendo enxergar cada parte envolvida separadamente é uma boa forma de conseguir identificar possíveis erros em sua execução.
Embora esse checklist seja tecnicamente uma lista de verificação de desligamento, ela pode ser facilmente modificada para abranger o treinamento de funcionários em todas as ferramentas necessárias para realizar seus trabalhos. (Saiba mais sobre como criar um processo de desligamento eficaz .)
Esse checklist foi projetado para garantir que os processos de limpeza sejam seguidos sem erros. Você pode personalizá-lo para cobrir todos os itens de importância para a sua organização. Defina todos os passos a serem seguidos, produtos utilizados e frequência das tarefas para garantir uma maior qualidade nos processos.
Lista de verificação de integração de RH
Eu amo o design deste modelo de lista de verificação de integração. Se os tons de azul não são para você, sinta-se à vontade para personalizar as cores para combinar com as diretrizes próprias de sua marca!
A ferramenta Kit Minha Marca da Venngage, disponível no plano de negócios, automatiza este processo para você. Alguns cliques, e pronto!
Modelos de lista de verificação de integração
As listas de verificação de integração oferecem diversos benefícios para a sua gestão de pessoal. Elas podem te ajudar a acompanhar todo o processo de inserção de um novo colaborador e fazer uma análise mais detalhada da situação. Os checklists também são excelentes ferramentas para te ajudar a verificar um ou mais dados do processo geral.
Envie este checklist de integração para um novo contratado antes do seu primeiro dia, para que ele chegue preparado para começar com todos os dados e itens necessários.
Adicionar elementos gamificados à sua lista de verificação garante o envolvimento dos funcionários. Embora este modelo seja voltado para o desenvolvimento do funcionário, é muito fácil reorganizar seu conteúdo para que ele reflita os estágios do processo de integração. Novos contratados estarão mais motivados do que nunca para “aumentar o nível” de seu treinamento.
Artigo relacionado: Plano de treinamento e desenvolvimento de funcionário bem-sucedido.
Esse modelo de checklist é ideal para garantir que tanto o supervisor quanto o funcionário estejam de acordo com cada tarefa a ser realizada. Se o supervisor marcou alguns itens, mas o funcionário não, é um sinal que seu processo de integração possui defeitos e precisa de um pouco de trabalho para melhorar a sua qualidade.
Embora essa seja uma ferramenta de auditoria, ela é organizada de maneira ideal para monitorar a integração de funcionários, graças às suas seções codificadas por cores.
Modelo de lista de verificação de integração de TI
Uma lista de verificação de integração de TI é um documento que descreve as etapas e tarefas necessárias para integrar com êxito um novo funcionário aos sistemas e processos de TI de uma organização. Esse tipo de checklist deve ser usado como uma ferramenta capaz de guiar as novas contratações por um caminho de informações concisas e claras dentro do departamento de tecnologia da sua empresa.
O exemplo abaixo é de uma lista de verificação de desligamento de TI. Esse tipo de checklist é um guia sistemático que descreve as etapas e tarefas necessárias para encerrar com segurança e eficácia o acesso de um funcionário aos sistemas e ativos de TI quando ele deixa a organização. Normalmente ele é usado durante o processo de saída de um colaborador ou quando seus privilégios de acesso a um determinado produto precisam ser revogados.
Contudo, esse modelo também pode ser facilmente personalizado para ser uma lista de verificação de integração.
Modelos gerais de integração
Um bom modelo de integração pode incluir listas de verificação, mas existem outros tipos de materiais que são igualmente úteis, tanto para a organização quanto para o funcionário durante o processo de inclusão de um novo colaborador. Isso inclui manuais, apresentações e diversos outros produtos.
Este modelo de integração de funcionários remotos é ideal para a difícil tarefa de trazer novos trabalhadores remotos para sua equipe. Mesmo após a pandemia, espera-se que muitas empresas incluam o uso do trabalho remoto, e a integração pode ser um grande desafio quando funcionários e gerentes estão em locais físicos diferentes.
Como mostra este menu de integração do microlearning, a criação de materiais envolventes pode ser uma maneira útil de garantir que o funcionário, seus supervisores e membros da equipe não percam o fôlego.
Apresente seu manual de integração em um formato fácil de entender como este modelo. Atualize os ícones conforme necessário e use as cores da sua marca para reforçar a identidade da sua empresa.
Relacionado: Mais de 20 modelos de documentação de processos para orientar os processos de negócios.
Modelos de processo de integração
A criação de um processo de integração pode ser desafiadora. Mas não se preocupe! A Venngage está aqui para te ajudar! Dê uma olhada em alguns modelos e guias de processo de integração simples para ajudá-lo a criar seus próprios materiais de integração.
Use os conselhos do infográfico abaixo para ajudar a elaborar sua estratégia de integração. Mas lembre-se de que nem todas as empresas do mundo são iguais, e o que funciona para uma determinada organização pode não funcionar para a sua. Se certos processos apresentarem defeitos, refine-os ou simplesmente abandone-os.
Ao definir seus processos e procedimentos de integração, considere exatamente o que você deseja obter deles. Em seguida, crie materiais e produtos que reflitam esses objetivos. E se precisar de ajuda para documentar os processos do seu negócio confira esse post em nosso blog! E lembre-se: estamos sempre aqui para você!
Um bom processo de integração começa muito antes de você ter uma vaga de emprego, pois entender o que é preciso para ter sucesso em sua organização começa com as próprias funções do trabalho. Este infográfico pode ajudá-lo a explorar com mais profundidade como receber novos funcionários e transformá-los em membros de equipe de sucesso.
Manual de integração do funcionário
Não se esqueça de revisar e atualizar outras formas de documentos de integração de funcionários, incluindo os manuais de funcionários.
Aqui está um exemplo de manual que eu realmente gosto. Sua paleta de cores lúdica e seus diversos ícones trazem uma sensação de boas-vindas a documentos que geralmente são chatos e monótonos.
E se essa não for a melhor opção para a sua organização, há uma tonelada de outros modelos de manual do funcionário para escolher.
Perguntas frequentes sobre o modelo de lista de verificação de integração
Quais são as quatro fases da integração com exemplos?
As quatro fases do onboarding são:
- Conformidade: seu novo contratado deve preencher a papelada e examinar os manuais dos funcionários. Dessa forma ele obterá uma compreensão dos processos e procedimentos organizacionais, como pedir folga ou quando a cobertura do seguro começar.
- Esclarecimento: esta fase garante que os novos funcionários entendam as responsabilidades de seus cargos Incluindo as tarefas diárias que eles devem concluir e as obrigações de longo prazo que podem recair sobre eles. É importante que eles entendam como suas responsabilidades apoiam e são apoiadas pelo resto da organização.
- Cultura: Esta fase dá aos novos funcionários uma compreensão clara de como as coisas funcionam na empresa para além das políticas escritas. Durante esta fase, os gerentes devem se esforçar para garantir que os novos funcionários conheçam bem as normas da empresa.
- Conexão: normalmente essa é a fase mais complicada e longa, pois envolve ajudar os novos colaboradores a construir relacionamentos com seus colegas de equipe e outras pessoas dentro da organização. Um bom processo de integração vai além da apresentação de todos, e os gerentes devem incentivar relacionamentos positivos e amigáveis de maneira formal e informal.
Artigo relacionado: Como criar um programa de integração e orientação envolvente para novos funcionários
Como edito modelos de lista de verificação de integração na Venngage?
Você pode editar seus modelos de lista de verificação de integração em quatro etapas:
- Inscreva-se para uma conta gratuita da Venngage
- Selecione o modelo de lista de verificação de integração que melhor atende às suas necessidades
- Personalize os recursos visuais e textos dos modelos para que eles falem com a sua organização
- Opcional: aplique as diretrizes de marca da sua empresa com apenas alguns cliques usando a ferramenta Minha Marca da Venngage
- Baixe ou Compartilhe como desejar
Observação: o compartilhamento está disponível gratuitamente. No entanto, a opção de baixar suas criações e acessar ferramentas como My Brand Kit e Team Collaboration estão disponíveis com um plano Business .
Confira esta seção para mais informações.
Como você mede a eficácia do processo de integração?
O feedback dos funcionários é uma ótima maneira de revisar os resultados de seus processos e programas de integração. Os gerentes de RH e os líderes de equipe podem fazer isso agendando uma conversa com o funcionário. Dessa forma eles podem compartilhar sua experiência de integração e tirar quaisquer dúvidas ou preocupações que tenham.
Para obter informações quantitativas, as pesquisas de feedback dos funcionários também são uma ótima opção. Use-as para obter um feedback rápido.
A criação de uma lista de verificação de integração ajuda a acompanhar essa fase complexa, mas importante para novos membros da equipe
Com esses modelos de integração, você estará pronto para integrar qualquer novo contratado a sua equipe de forma profissional. Use o Venngage para profissionais de RH para criar checklists de integração, manuais de funcionários, apresentações e outros materiais para compartilhar com novos contratados.
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