Começar em uma nova empresa pode ser assustador. São muitos rostos diferentes, informações e políticas para aprender.
Por isso, fornecer a seus contratados um manual do funcionário no início de sua experiência de emprego (logo no primeiro dia!) é uma ótima maneira de garantir que eles tenham todas as informações necessárias e um recurso que possam consultar em caso de dúvidas.
Um manual do funcionário é como o pote de ouro no fim do arco-íris. Ele contém tudo sobre tudo que alguém precisa saber para começar a trabalhar na sua organização. É basicamente o “O Guia do Mochileiro das Galáxias” da sua empresa.
Embora você possa não precise incluir uma seção completa sobre todos os procedimentos, um bom manual do colaborador é um documento no estilo “Não entre em pânico”.
Quer você esteja criando seu primeiro manual do empregado ou atualizando o existente, este artigo foi feito para você. Aqui explicarei o que você deve incluir em seu manual e apresentarei algumas melhores práticas e dicas de design. Além disso, também incluí exemplos e modelos predefinidos para te ajudar a criar o seu manual da empresa. Confira!
Tudo o que você precisa saber sobre os manuais do funcionário (clique para avançar para cada seção):
- O que é um manual do funcionário
- Qual é a diferença entre um manual do funcionário e um manual de normas?
- Eu preciso de um manual do funcionário?
- O que devo incluir no manual do funcionário?
- Como faço para escrever um manual do funcionário?
- Com que frequência devo atualizar meu manual do funcionário?
- Exemplos de manual do funcionário
O que é um manual do funcionário?
Trata-se de um documento criado por um empregador (geralmente a equipe de Recursos Humanos) para comunicar as informações relacionadas ao trabalho e facilitar o processo de integração de novos colaboradores. Também conhecido como “manual do funcionário”, “manual de pessoal”, “manual de política da empresa” ou mesmo “código de cultura”, os manuais do funcionário são apresentados aos novos contratados após a aceitação de uma carta de oferta.
O manual do colaborador é essencial para os recursos humanos, juntamente com os relatórios de RH, avaliações de desempenho e relatórios de incidentes, por isso é importante seja feito corretamente.
Qual é a diferença entre um manual do funcionário e um manual de normas?
Eles podem parecer semelhantes, mas são duas coisas muito diferentes. Um manual do funcionário informa aos colaboradores o que eles podem esperar e deve ser escrito em uma linguagem fácil de entender. Um manual de normas ou diretrizes, por outro lado, é um documento que explica como fazer as coisas e pode incluir mais informações técnicas.
Por exemplo, em seu manual do funcionário, você dirá a seus colaboradores que eles podem trabalhar remotamente por um mês (uma das vantagens da Venngage!), mas não precisa se aprofundar em muitos detalhes. Deixe as informações práticas, como a forma de solicitar esse benefício e quais são as expectativas do trabalho remoto, para o manual de normas.
As informações em seu manual do empregado devem corresponder àquelas no manual de normas, mas apenas como uma “prévia”, e não a política completa. Pense em seu manual de normas como um documento de termos e condições.
Eu preciso de um manual do funcionário?
Caso ainda não tenha dedicado tempo para escrever e projetar um manual do funcionário, saiba que você não é o único. Em particular, as empresas novas e pequenas costumam pular essa etapa. Porém, conforme sua empresa cresce, vale a pena criar um espaço onde todos os seus processos, políticas e cultura organizacional do seu negócio se concentrem desde o início.
Incrivelmente eficazes na manutenção de uma cultura positiva no local de trabalho e na integração dos recém-chegados à equipe, um manual do funcionário define expectativas claras para garantir que todos dentro da organização estejam em sintonia. Sendo assim, a elaboração de um bom manual ajuda a criar um ambiente de trabalho saudável e a estabelecer uma cultura onde as questões possam ser tratadas de forma justa e consistente.
Um manual do colaborador não serve apenas para sua nova equipe, mas também para a antiga. Em todos os níveis e estágios da sua empresa, este documento pode ser benéfico. Conforme mencionado, ele pode fornecer a todos os funcionários uma introdução clara da cultura organizacional e estrutura interna da sua organização.
Além disso, um manual do funcionário define de forma clara o que os supervisores esperam de seus subordinados e garante que as políticas, procedimentos e práticas de trabalho sejam aplicados de forma justa e rigorosa, o que eliminará qualquer confusão e desalinhamento dentro da equipe.
Disponibilizar um manual da empresa é uma ferramenta útil para você mostrar o quão importante são seus funcionários – isso é exibido através das informações que você decide incluir (como iniciativas de apoio e esforços de inclusão).
Por último, este tipo de documento funciona como um veículo de comunicação para facilitar a integração dos colaboradores na empresa, na medida em que exista um compromisso de fomentar um sentimento de pertença entre as equipes.
O que devo incluir no manual do funcionário?
Geralmente, este documento apresenta três categorias de conteúdo:
- Informações gerais, incluindo a declaração de missão da sua empresa, valores essenciais, resumos de políticas e muito mais.
- Informações culturais, como tempo de férias, benefícios da empresa, agenda de feriados, código de vestuário, etc.
- Informações específicas, tais como políticas da empresa, procedimentos disciplinares e de reclamação, etc.
Cada empresa tem necessidades diferentes, mas confira uma visão geral de como pode ser um manual do funcionário padrão:
- Mensagem de boas-vindas
- História da empresa
- Visão e missão da organização
- Políticas da empresa
- Informações do escritório e detalhes de contato da sede
- Informações sobre os benefícios do funcionário
O que deve ser incluído em um manual do funcionário varia de acordo com a empresa, do seu tamanho e do setor. Uma grande organização com centenas de funcionários provavelmente terá um manual do colaborador mais completo do que aquele distribuído em empresas menores e/ou menos burocráticas.
Dito isso, escrever um ótimo manual do funcionário depende de um conhecimento completo da empresa e de sua cultura.
Não importa a organização, a maioria dos manuais do funcionário deve cobrir estes assuntos:
- Cultura da empresa
- Valores e declaração de missão
- Recursos humanos e informações legais
- Processos e procedimentos
- Políticas da empresa, incluindo férias, dias de baixa por doença, intimidação e assédio, etc.
Um manual do funcionário, como o nome diz, é principalmente um documento voltado para o funcionário, então este é o lugar ideal para descrever os direitos e obrigações dos colaboradores, mas em uma linguagem simples, em vez de no jargão jurídico comum aos contratos.
Como faço para escrever um manual do funcionário?
Clique para avançar para cada seção:
Passo 1: Escreva o esboço do seu manual do funcionário
Passo 2: Projete o manual do funcionário usando um modelo
Passo 3: Compile todas as informações que você reuniu em seu manual do funcionário
Passo 4: Compartilhe o manual do funcionário concluído
Se você estiver criando um manual do funcionário pela primeira vez, pode ser benéfico falar com os membros da alta administração. Pergunte o que eles consideram a coisa mais importante a ser comunicada aos novos contratados. Garantir que todos estejam em sintonia com as expectativas, políticas e cultura desde o início é uma ótima maneira de alavancar o processo de onboarding.
Passo 1: Escreva o esboço do seu manual do funcionário
Todo bom manual do funcionário começa com um ótimo esboço. Reserve um tempo para planejar antecipadamente o conteúdo antes de mergulhar de cabeça. Isso garantirá que você inclua todos os materiais necessários para tornar seu manual eficaz.
De fato, não há um modelo que seja perfeito para todos os cenários quando se trata do manual do funcionário. Embora as informações incluídas em cada manual se enquadrem em um conjunto de categorias comuns, a profundidade com que cada organização se dedicará a elas dependerá de vários fatores, como número de funcionários, setor, localização, cultura da empresa, etc.
Veja abaixo exemplos do que incluir no manual boas-vindas da sua empresa. Sinta-se à vontade para escolher os tópicos mais relevantes para o seu negócio ou aventure-se incluindo o “pacote completo”.
Informações gerais
- Introdução e objetivo do manual
- Mensagem de boas-vindas
- História da empresa
- Visão da empresa
- Missão da empresa
- Valores corporativos
- Objetivos da empresa
- Compromisso da empresa com os funcionários
- Regras e código de conduta
- Cláusula de não solicitação
- Acordo de confidencialidade
- Acordo de não concorrência
- Isenção de responsabilidade do manual do funcionário
- Assinatura do funcionário, confirmando o recebimento e o reconhecimento de que compreende e respeitará o conteúdo incluído
Informação cultural
- Código de vestuário
- Horário de trabalho e horas extras
- Períodos de descanso e almoço
- Expectativas e política de assiduidade
- Local de trabalho livre de fumo
- Estacionamento
- Visitantes do local de trabalho
- Informações de pagamentos
- Seguros de saúde
- Programa de Assistência ao Funcionário (EAP)
- Assistência à educação
- Reembolso de despesas
- Opções sobre ações
- Descontos para funcionários
- Calendário de feriados (feriados pagos)
- Eventos sociais da empresa
- Política de animais no local de trabalho
- Períodos de férias
- Licença médica
- Dias pessoais
- Política de home office
- Política de flexibilidade do horário de trabalho
- Uso de equipamentos e dispositivos eletrônicos da empresa
- Expectativas de desempenho e avaliação
- Planos de aposentadoria
- Bônus
Informações específicas
- Política de igualdade de oportunidades de emprego
- Condições de trabalho para pessoas com deficiência
- Processo de recrutamento interno
- Promoções
- Política de portas abertas
- Acesso a registros pessoais
- Política contra discriminação e assédio
- Procedimento de denúncia em caso de discriminação e assédio
- Processo de investigação de assédio
- Política de saúde e segurança
- Diretrizes do comitê de saúde e segurança
- Relacionamentos no local de trabalho: Política de confraternização
- Mau tempo e fechamentos de emergência
- Política de teletrabalho
- Política de prevenção a drogas e álcool
- Violência no local de trabalho
- Armas no trabalho
- Conflitos de interesse
- Política de recebimento de entretenimento e presentes
- Política de viagens
- Reembolso de quilometragem
- Licença-maternidade/paternidade
- Licença por luto
- Dever de júri
- Licença médica e familiar
- Atestado médico
- Monitoramento no local de trabalho
- Conduta do funcionário e processo disciplinar de desempenho
- Procedimento de reclamação
- Rescisão contratual
- Procedimentos de emergência
- Kit de primeiros socorros
Depois de decidir o que incluir, crie um índice. Além de permitir que seus funcionários pulem rapidamente para uma seção específica, um índice orientará seu manual e garantirá que você não esqueça nada.
Passo 2: Projete o manual do funcionário usando um modelo
Em seguida, escolha um estilo de design para seu manual do funcionário. Algumas organizações maiores têm uma equipe de design interna à disposição, porém, se você tiver que criar o manual do funcionário da sua empresa sozinho, um modelo de manual predefinido pode ser um ótimo lugar para começar.
A Venngage oferece uma variedade de modelos de manual do funcionário totalmente personalizáveis para você usar.
Confira algumas dicas importantes sobre o design do manual do funcionário:
1. Apresente as informações visualmente sempre que puder
Use ícones, imagens, tabelas, ilustrações e gráficos para dividir seu conteúdo e torná-lo envolvente e interessante. Esses elementos manterão seus leitores engajados e atraídos pelos materiais incluídos.
Use esses recursos para enfatizar informações importantes às quais você deseja que seu público preste atenção especial. Neste exemplo, os ícones foram usados para mostrar aos novos funcionários o que esperar em seu primeiro dia na empresa.
O uso de recursos visuais também ajuda a manter a atenção dos leitores. O manual do funcionário contém um grande volume de informações, portanto, evite grandes blocos de texto sempre que possível.
Não sabe como usar ícones de forma eficaz? Assista: tudo o que você precisa saber sobre ícones (em menos de 3 minutos)
2. Use a identidade visual da sua marca de forma consistente
Um design consistente é a chave para a criação de documentos de comunicação interna profissionais. Através do manual do funcionário, você fornecerá aos novos funcionários um gostinho da empresa e sua cultura – por isso, é particularmente importante que você use as diretrizes de marca da sua empresa.
Com a ferramenta Minha Marca da Venngage, os usuários do plano Empresarial podem carregar as fontes, paletas de cores e logotipos da empresa e vê-los aplicados instantaneamente ao modelo de manual do usuário escolhido.
3. Escolha uma paleta de cores que represente sua empresa
Talvez você nunca tenha ouvido falar da psicologia das cores, mas certamente já a experimentou. Algumas cores, como o vermelho e o laranja, são quentes e amigáveis, enquanto azuis e verdes podem ser frios ou serenos.
É importante que as cores no manual do funcionário reflitam a sua organização e a cultura da sua empresa. Neste exemplo, a paleta de cores é muito simples, apenas brancos, cinzas e um toque de verde, o que proporciona uma aparência moderna e simples.
Leia também: Como escolher cores para cativar os leitores e se comunicar com eficácia.
4. Use cabeçalhos em negrito em seu manual do funcionário
O manual do empregado é um recurso permanente na sua empresa, que será regularmente consultado por colaboradores em busca de uma informação específica.
Ajude seus funcionários a localizar as orientações de que precisam com mais rapidez usando títulos e subtítulos em seu manual.
Algumas dicas de melhores práticas para usar títulos:
- Torne seus títulos o mais descritivos possível
- Faça o título com uma cor diferente para ajudá-lo a se destacar
- Use uma fonte clara e legível para o cabeçalho – não precisa necessariamente ser a mesma fonte que você usa para o corpo do texto
Você pode até usar subtítulos em uma página, como neste infográfico de Diversidade e Inclusão:
5. Use listas, colunas e caixas para comunicar informações importantes com clareza
Evite criar a temida “parede de texto” dividindo o texto em listas, caixas ou colunas, todas ótimas maneiras de manter os leitores envolvidos. Nosso cérebro adora listas por vários motivos (este artigo da New Yorker é um bom resumo!). Portanto, certifique-se de dividir as informações complicadas em blocos fáceis de gerenciar.
Uma caixa é uma excelente forma de destacar as informações mais importantes de uma página. Em muitos exemplos de manuais do funcionário, como vemos abaixo, elementos como datas importantes ou citações das políticas são destacados em uma caixa de cor diferente, informando aos leitores que essas informações são importantes, ao mesmo tempo em que torna mais fácil localizá-las.
Passo 3: Compile todas as informações que você reuniu em seu manual do funcionário
Depois de escolher um estilo de design e decidir quando ao seu esboço e informações, comece a dar vida ao seu manual do funcionário. Com base no índice, crie uma página em branco em seu documento para cada seção e adicione um título (confira o exemplo abaixo). Isso o ajudará a visualizar a estrutura do manual do funcionário que você está elaborando.
As informações devem ser comunicadas e exibidas em um formato claro e fácil de seguir. A terminologia deve ser familiar para o seu público e fácil de entender. Se houver informações complexas, pense em adicionar um glossário para definir conceitos ou termos. Certifique-se de que seu índice também esteja bem organizado.
Percorra o manual do funcionário em branco, preenchendo informações e adicionando seções. Algumas pessoas preferem trabalhar metodicamente escrevendo as páginas do início ao fim, enquanto outras preferem adicionar informações à medida que elas vêm à mente.
Uma boa maneira de garantir que você não se esqueça de nada é usar cores para indicar quando uma seção ainda precisa ser trabalhada, como no exemplo abaixo:
Em resumo, a criação de um manual detalhado e atualizado é um processo colaborativo. Por que não convidar sua equipe para ajudá-lo a criar o manual de sua empresa com você? Nosso recurso de colaboração em tempo real (apenas no plano Empresarial) o ajudará a trabalhar em parceria com sua equipe a qualquer hora, em qualquer lugar:
Passo 4: Compartilhe o manual do funcionário concluído
Publique o manual em vários locais. É importante garantir que o documento seja de fácil acesso para todos. O nosso está incluído em todas as cartas de oferta de emprego, no processo de onboarding e fixada no Slack.
Você também pode enviar uma cópia por e-mail para sua equipe e distribuir versões impressas no escritório, mas certifique-se de avisar a todos quando o manual for atualizado. Para manter o controle das cópias mais recentes, use um código de versão para o manual.
Você pode até criar seu manual do funcionário como um PDF interativo e interligar documentos e sites, para tornar mais fácil para seus funcionários encontrarem todos os recursos específicos aos quais você faz referência. Em seguida, disponibilize o manual do funcionário online.
Com que frequência devo atualizar meu manual do funcionário?
Um manual do funcionário preciso e atualizado é essencial para garantir que seus funcionários estejam bem informados sobre as políticas e procedimentos e que sua empresa esteja obtendo os benefícios culturais de ter se dedicado à criação de tal documento. Por esse motivos, os empregadores não devem subestimar a importância desse esforço.
Se sua empresa não consegue manter o manual do funcionário atualizado para refletir as mudanças necessárias, isso pode colocar sua empresa em risco de ruptura cultural e, pior, de litígio.
Simplificando, você deve atualizar seu manual do funcionário sempre que algo mudar no local de trabalho. As empresas precisar revisar o manual anualmente, no mínimo para garantir que ele reflita as inevitáveis alterações da sociedade.
Todos os anos, as empresas deveriam agendar um horário para considerar como sua jurisdição e setor mudaram no ano anterior e determinar se suas políticas ainda são atuais, como podem ser atualizadas e quais precisam ser adicionadas.
Os itens podem mudar por inúmeras razões.
Alguns casos comuns que podem levar a uma atualização necessária no manual do funcionário:
- Mudança na legislação
- Avanços tecnológicos
- Expansão do seu negócio
- Mudanças na empresa
- Mudanças de pessoal
Além da importância de proteger a empresa de litígios, seu manual diz muito sobre a cultura e as expectativas do seu negócio, tanto para os funcionários novos como para os antigos. Manter o manual do funcionário atualizado é fundamental para o bem-estar da sua empresa.
Explore todos os nossos modelos de manual do funcionário.
Exemplos de manual do funcionário
Pronto para começar a criar seu manual do funcionário? Confira estes exemplos para se inspirar:
Escolha uma “tônica” de design ao criar um manual do funcionário
Em design, menos é sempre mais, e o manual do funcionário não deve ser diferente. Escolha um ou dois elementos de design para incorporar em suas páginas. Neste exemplo, triângulos cinza escuro e elementos de destaque em verde foram usados em todo o livro, criando um visual moderno, mas atraente.
Use o manual do funcionário para apresentar novos contratados à cultura da sua empresa
A Houston adotou uma abordagem cômica em seu manual do funcionário, com textos divertidos dizendo aos novos contratados que “tudo ficará bem”. Essa opção não funciona para todos, mas se a sua empresa se orgulha do sarcasmo e tom irônico nas comunicações, pode se encaixar muito bem no seu caso.
Crie ilustrações personalizadas com ícones (perfeito para manuais de funcionário de ONGs e pequenas empresas!)
Se você deseja criar ilustrações personalizadas, mas não tem verba para isso, uma maneira realmente simples é colocar ícones em camadas uns sobre os outros para criar uma cena. Neste exemplo de manual do funcionário, vários ícones foram usados para criar uma sala de estar, com uma poltrona e uma mesa de centro.
Usar ícones dessa forma é ótimo para organizações sem fins lucrativos e pequenas empresas, pois você pode personalizar a cena da maneira que quiser!
Use várias fontes em seu manual do funcionário
Misture e combine fontes para criar um design interessante, como neste exemplo do manual do funcionário da Starbucks. Ao usar uma fonte para os títulos, outra para os subtítulos e uma terceira para o corpo do texto (principal), o design do manual é interessante sem ser pesado demais.
Usar fontes como um designer profissional pode parecer complicado, mas lembre-se: do mais decorativo ao menos decorativo = títulos ao corpo.
Claro, se a sua marca tiver fontes específicas, é importante usá-las, já que essa é uma das formas mais fáceis de criar designs com aparência profissional.
Saiba mais sobre como escolher e usar fontes corporativas
Seja conciso ao criar um manual do funcionário
Seu manual do funcionário é provavelmente um dos documentos mais longos que você criará e, embora seja importante incluir muitas informações, também é essencial evitar divagações. Mantenha seus parágrafos curtos e concisos, e use uma linguagem fácil.
Neste exemplo, os parágrafos são breves e escritos de forma simples para que todos possam entender as informações que estão sendo compartilhadas.
Tenha seus funcionários em mente ao escrever seu manual
Fonte: Behance
Existem muitas informações que os funcionários precisam saber ao começar em uma nova empresa. Onde sentar, o que acontece na hora do almoço, políticas de férias etc. E certamente todos nós já estivemos nessa situação: o primeiro dia no novo emprego, sobrecarregados de novas informações.
Pergunte a si mesmo: o que meu novo colaboradores consideraria mais útil agora? Tenha em mente suas necessidades ao redigir o texto.
No exemplo a seguir, uma página inteira foi dedicada ao primeiro dia na empresa, permitindo que o recém-chegado possa se preparar de acordo (mas sem informações em exagero).
Inspirado por esses exemplos de manual do funcionário? Explore todos os modelos de manual do funcionário da Venngage e comece a criar o seu ainda hoje.