Como criar uma estratégia de comunicação empresarial eficaz

By Ann Smarty, Jul 08, 2021

comunicacao empresarial

Você tem dificuldades em criar uma estratégia de comunicação empresarial eficaz para dentro ou fora de sua empresa?

Ou você gostaria de melhorar a maneira como as informações são compartilhadas em sua organização?

Você não está sozinho.

A grande maioria (92%) das pessoas sente que a comunicação dentro de sua empresa precisa ser melhorada.

A comunicação empresarial é algo que causa dificuldade à maioria dos negócios.

Então, veja como configurar uma estratégia de comunicação empresarial eficaz para sua organização:

 

O que é a comunicação empresarial?

A comunicação empresarial é um conceito amplo que descreve todos os métodos que os funcionários utilizam para compartilhar informações entre si e dentro ou fora da empresa.

 

A importância da comunicação empresarial

Uma comunicação empresarial eficaz é fundamental em muitos níveis, além de ajudar a manter os funcionários motivados para serem capazes de lidar de forma eficiente com qualquer tipo de crise.

No meio da pandemia de COVID, as empresas descobriram que um fluxo de comunicação empresarial bem definido é fundamental para ajustar prontamente a direção estratégica e implementar decisões táticas.

Como ficou comprovado com a quarentena de mais de um ano, melhorar a comunicação interna e a colaboração deve se tornar a prioridade das empresas, pois ajuda a agilizar a tomada de decisões e a lidar com crises.

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A comunicação corporativa baseada na tecnologia também se tornou a única maneira de lidar com o isolamento depois que muitas organizações mudaram para operações remotas. De acordo com uma pesquisa recente da McKinsey & Company, as empresas têm incentivado seus funcionários a se comunicarem mais para compensar a falta dos encontros presenciais.

Em grande escala, a falta de comunicação dentro de uma empresa causa silos.

O que são os silos nas organizações?

Silos organizacionais referem-se ao isolamento de uma ou mais equipes dentro de uma empresa. Isso significa que, em vez de trabalhar como um todo, essa empresa é composta de vários departamentos quase independentes (mesmo que muitas vezes eficientes).

Mas se esses departamentos podem ser eficientes, porque os silos são um problema?

Os silos criam confusão e tornam mais difícil garantir que todos estejam na mesma página. A equipe média nos Estados Unidos perde cerca de sete horas por semana devido aos silos organizacionais causados pela falta de colaboração e comunicação.

 

Quais são os tipos de comunicação empresarial?

De forma abrangente, existem dois tipos de comunicação no local de trabalho:

  • Interna (entre os funcionários)
  • Externa (com clientes, parceiros, influenciadores de nicho, outras empresas, etc.)

Ambos os tipos são igualmente importantes para o bem-estar de uma empresa e também podem ser categorizados em subtipos:

  • Comunicação escrita (muitas vezes por e-mail, mas também através de mensagens instantâneas, Slack ou Trello)
  • Comunicação visual
  • Comunicação pessoal (também conhecida como comunicação face a face)
  • Comunicação virtual (através de chats de vídeo)
  • Reuniões (comunicação em grupo)
  • Comunicação telefônica

Há muito o que discutir sobre o tema, então vamos dar uma olhada em cada um desses tipos de comunicação empresarial:

 

Comunicação empresarial interna

Comunicação escrita

A comunicação escrita é a minha forma preferida de comunicação empresarial, seja com o cliente ou com um colega de trabalho. Pois, vamos imaginar que você seja dono de uma empresa de Software erp, é bem bacana que os seus funcionários consigam se comunicar da melhor forma possível, gerando os melhores resultados.

  • A comunicação escrita é produtiva (você tem que digitar palavras, então acaba sendo forçado a fazer todas valerem)
  • É fácil manter um registro (a maioria dos clientes e provedores de e-mail oferece um recurso de pesquisa útil que permite acessar mensagens antigas)

Além do e-mail, a comunicação por escrito pode ser fornecida por:

  • Blogs privados (veja como configurá-los)
  • Slack
  • Trello (todos os três métodos acima são perfeitos para uma comunicação bem organizada e manter todos na mesma página)
  • Mensagens instantâneas (ótimas para trocas rápidas e urgentes)

A comunicação escrita pode causar atrasos, mas é excelente para remover barreiras e dar voz aos funcionários mais tímidos.

Comunicação visual

Comunicação visual refere-se ao processo de aplicação de métodos visuais (infográficos, gráficos, etc.) para comunicar uma mensagem.

A beleza da comunicação visual nas empresas é a capacidade de tornar conceitos e processos complicados fáceis de entender e lembrar.

Adicionar visualizações de dados a um relatório financeiro, por exemplo, torna muito mais fácil analisar e entender as informações apresentadas:

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Alguns tipos comuns de comunicação visual no local de trabalho incluem:

Aqui está um exemplo de como os mapas mentais podem ser usados para comunicação empresarial interna. Os mapas mentais são perfeitos para colaboração: você pode construí-los durante o brainstorming em uma reunião ou chamada em grupo. Eles fornecem uma representação visual de uma tarefa, etapa ou fluxo:

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Comunicação pessoal / face a face

A comunicação presencial e face a face é quase uma coisa do passado, agora que a maioria das reuniões se tornou virtual. Na verdade, essa é uma tendência triste, considerando como os estudos psicológicos mostram que este tipo de comunicação é mais satisfatória e promove uma interação de maior qualidade.

Dito isso, quando for seguro, os executivos deveriam se esforçar para recuperar a comunicação face a face de maneira regular.

Comunicação virtual

A comunicação virtual tornou-se o método preferido de comunicação empresarial em 2020, quando muitas organizações, grandes e pequenas, passaram a trabalhar remotamente (ou introduziram operações virtuais em alguns departamentos).

Reunir-se virtualmente substituiu as reuniões presenciais para muitos negócios em todo o mundo. Quando nossa empresa mudou para o trabalho remoto, começamos a usar o Uberconference por dois motivos:

  • Não há nada para baixar e instalar
  • Você pode registrar salas para toda a empresa usar quando precisar. Não há necessidade de gerar um novo código toda vez que você quiser que as pessoas participem. Basta inserir o URL de sua equipe e pronto.

Como você melhora sua comunicação empresarial virtual? Você pode ler nossa postagem com 10 dicas para comunicação eficaz de equipes remotas ou salvar o infográfico abaixo:

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As reuniões virtuais provaram ser melhores para a produtividade e menos dispendiosas, enquanto as presenciais são mais adequadas para o desenvolvimento de amizades e compartilhamento de conhecimento mais profundo.

Pensando nisso, quando finalmente voltarmos ao normal, a comunicação virtual e presencial continuará sendo importante para o bem-estar da empresa.

Reuniões (comunicação em grupo)

Quando se trata de reuniões internas, o problema é que, muitas vezes, as empresas as realizam apenas por convenção, sem considerar o quão ineficazes podem ser:

 

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Fonte

Sim, as reuniões internas são importantes para manter um ambiente amigável e para nos conhecermos. Mas também podem consumir muito tempo e serem pouco produtivas.

Dito isso, uma reunião mensal é sempre ótima, mas substitua os encontros semanais e diários pela comunicação virtual, se possível.

Comunicação telefônica

Embora seja uma forma útil de entrar em contato com qualquer pessoa rapidamente, a comunicação por telefone pode facilmente arruinar a produtividade de uma empresa. É muito fácil ligar para alguém e fazer uma pergunta rápida e, 30 minutos depois, estar discutindo seus planos para o fim de semana com um colega de trabalho.

A comunicação por telefone também não é algo facilmente evitável, pois os celulares tornaram as chamadas e mensagens de texto parte integrante de nossas vidas.

É importante criar diretrizes rígidas para minimizar chamadas telefônicas dentro de uma empresa e incentivar os funcionários a usar outros métodos de comunicação, quando possível.

 

Comunicação empresarial externa

Comunicação escrita

A comunicação empresarial escrita fora da empresa pode assumir duas formas principais:

  • Privada (e-mail, chat, etc.)
  • Pública (mídia social)

Esta é a regra de ouro para comunicações por escrito para praticamente qualquer empresa: seu objetivo é mudar a comunicação pública para um ambiente privado, especialmente quando se trata de clientes.

Você nunca sabe quando seu cliente pode se sentir irritado ou ameaçado e acabar viralizando com sua raiva. Para manter sua reputação mais segura, incentive seus clientes a enviar e-mails ou telefonar.

Felizmente, o e-mail ainda é o método preferido de comunicação de atendimento ao cliente, com mais de 80% dos clientes escolhendo esse método sobre outro para entrar em contato com uma empresa.

Comunicação visual

A comunicação empresarial de caráter visual é amplamente usada no processo de vendas B2B, pois os recursos visuais são capazes de ilustrar o ponto de venda como nenhum outro meio.

Se você já assistiu a uma chamada de vendas ou a uma demonstração, deve ter visto muitos recursos de comunicação visual poderosos que o fizeram pensar “Eu preciso disso”!

Este mapa mental lista as dicas para comunicação e negociação B2B eficazes, mas você pode personalizá-lo facilmente para usar em suas necessidades de comunicação visual externa:

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Obviamente, a comunicação visual é aplicada em um âmbito mais amplo do que apenas vendas B2B.

Confira um exemplo de um infográfico que você pode enviar aos seus clientes para explicar um processo:

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Até mesmo postar vídeos e imagens nas redes sociais pode ser considerado uma forma de comunicação empresarial externa. Isso inclui a comunicação através de conteúdo de vídeo que, de acordo com as estatísticas, tem crescido exponencialmente recentemente.

Com a comunicação visual sendo uma parte tão importante da imagem pública da sua empresa, é importante manter uma aparência e sensação consistente em seus ativos visuais.

É nesta situação que a ferramenta Minha Marca da Venngage pode ser um salva-vidas. Ele permite que você crie, salve e compartilhe sua identidade visual dentro da sua empresa para todas as equipes criarem ativos visuais bem identificados e de aparência consistente (como vídeos, recursos gráficos para as redes sociais, imagens de blog, etc.):

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Comunicação pessoal / face a face

Quando se trata de comunicação empresarial externa, a comunicação pessoal geralmente ocorre quando os representantes da sua empresa visitam conferências, feiras do setor e conferências.

É muito importante desenvolver uma política de comunicação externa clara para que seus funcionários saibam o que podem ou não fazer ao representar sua empresa em reuniões presenciais. Eis um exemplo sólido da Marvel.

Comunicação virtual

A tecnologia aproximou as empresas de seus clientes. Hoje em dia, qualquer marca pode falar diretamente com seus consumidores nas redes sociais e até interagir com eles através de vídeo ou voz.

A comunicação virtual externa inclui:

  • Vídeo ao vivo (que também pode ajudá-lo a estabelecer uma presença de marca mais forte nas redes sociais)
  • Clubhouse, no qual as marcas ou seus representantes podem conversar com clientes ou influenciadores de nicho
  • Webinars, que podem ser usados para educar e envolver seu público

Como em qualquer comunicação empresarial pública, é importante garantir que seus representantes conheçam e sigam sua política de comunicação externa.

Reuniões (comunicação em grupo)

As reuniões de grupo não são um tipo muito usado de comunicação comercial externa, a menos que seja para fins de pesquisa de mercado (um grupo focal, por exemplo).

Comunicação telefônica

A comunicação por telefone é uma forma essencial de suporte ao cliente, mas também consome muito tempo. Cada vez mais empresas estão buscando maneiras de minimizar a comunicação telefônica com os clientes. Para tornar seu atendimento mais produtivo, considere:

  • Tornar outros métodos de comunicação externa (e-mail, chat, etc.) mais óbvios em seu site
  • Usar soluções como UCaaS e Call Centers que tornam a comunicação telefônica mais fácil de organizar

A comunicação por telefone também é amplamente usada em B2B, quando as empresas fornecem treinamento ou consultoria de voz. Nesses modelos de negócios, as empresas são pagas com base em quantas conversas telefônicas foram capazes de vender.

Nesses casos, o uso de um software de agendamento de compromissos online, como o Appointfix, ajudará você a se organizar. Esta ferramenta permite fácil agendamento de chamadas telefônicas e reuniões (virtuais), ajudando você e seus funcionários a manter uma programação factível e produtiva:

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Como melhorar a comunicação empresarial

Existem algumas maneiras estratégicas e de longo prazo de melhorar praticamente qualquer estratégia de comunicação empresarial, incluindo:

Construir uma base de conhecimento detalhada

Uma base de conhecimento é uma coleção organizada de documentação que aborda todos os tipos de problemas, questões e recursos que podem ajudar na comunicação interna e externa mais facilmente.

A base de conhecimento pode ajudar em muitos níveis, incluindo:

  • Facilitar a vida dos novos funcionários, eliminando a necessidade de fazer muitas perguntas aos novos gerentes
  • Permitir que a equipe de suporte ao cliente encaminhe rapidamente os clientes para leituras adicionais ou instruções sobre qualquer assunto
  • Eliminar a necessidade de recorrer a recursos externos e manter todos dentro e fora da empresa na mesma página

Uma base de conhecimento eficaz organiza todos os tipos de recursos, desde tutoriais detalhados sobre como executar uma tarefa até um FAQ conciso que aborde as questões mais colocadas.

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Criar uma base de conhecimento é um projeto contínuo, pois mais e mais perguntas surgirão conforme você começa a trabalhar nisso.

Um bom lugar para começar é examinar questões de nicho que serão úteis na organização de sua base de conhecimento. O Text Optimizer é uma maneira rápida e fácil de fazer isso:comunicacao empresarial

Criar um painel de negócios

Outra maneira eficaz de manter toda a empresa atualizada sobre as principais métricas é usar um painel empresarial. Um painel visa agregar e organizar vários pontos de dados que são atualizados regularmente. Esses pontos de dados podem incluir:

Ser capaz de ver estatísticas e métricas recentes ajudará cada funcionário a fazer parte de um todo e fornecerá contexto para uma comunicação empresarial transparente.

O Cyfe é uma boa maneira de montar um painel de negócios.

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Você também pode criar um painel de negócios personalizado e organizado de acordo com suas preferências para sua empresa usando esses modelos de painel.

Criar políticas de comunicação consistentes

Mencionei a criação de uma política de comunicação externa acima, mas é tão importante que merece uma seção separada.

Crie um único documento detalhando o que as pessoas que representam sua marca podem ou não dizer em público. Isso tornará a estratégia de comunicação externa da sua empresa mais previsível e segura.

Essas diretrizes também devem incluir os embaixadores, afiliados e colaboradores de sua marca.

 

Conclusão

Muitas empresas estão relutantes em fazer mudanças organizacionais porque temem que essas mudanças possam reduzir a produtividade.

Na verdade, o conceito de “quanto menos falamos, melhor trabalhamos” não está completamente errado.

O problema ocorre quando nenhuma equipe ou pessoa sozinha sabe o que está acontecendo na empresa.

Para criar um fluxo de comunicação empresarial eficaz, experimente vários métodos para saber quais funcionam melhor. Incentive seus funcionários a compartilharem conhecimento e dados com os membros da equipe, bem como a usar diferentes métodos de comunicação.

A criação de uma estratégia de comunicação empresarial é um processo contínuo. Coisas que pareciam funcionar inicialmente podem parar de fazer sentido muito rapidamente. Continue usando métodos diferentes ao trabalhar em ativos de longo prazo para tornar a comunicação mais fácil. Boa sorte!

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About Ann Smarty

Ann Smarty é gerente de marca e comunidade da Internet Marketing Ninjas e também fundadora da Viral Content Bee. Ann está no mercado de Internet há mais de uma década, ela é a ex-editora-chefe do Search Engine Journal e colaboradora de blogs sociais e de pesquisa proeminentes, incluindo Small Biz Trends e Mashable. Ann também é palestrante frequente no Pubcon e apresentadora de um chat regular no Twitter #vcbuzz.