Como fazer um relatório [+ 14 modelos]

By Isabel Barbosa, Sep 05, 2018

relatório

Fazer um relatório é provavelmente uma das partes mais entediantes do trabalho. Mas é extremamente importante.

No ano passado, nossa equipe decidiu apostar na geração de relatórios. Embora tenhamos sempre monitorado as principais métricas de desempenho, queríamos levar a outro nível.

Houve algumas razões principais pelas quais decidimos fazer isso:

  1. Queríamos criar estratégias inteligentes de crescimento e repetir de maneira eficaz experiências de crescimento.
  2. Queríamos entender nossos clientes mais profundamente e atender melhor às suas necessidades.
  3. Nossa equipe estava crescendo rapidamente e tínhamos mais pessoas com quem nos comunicarmos.

Para tomar decisões inteligentes sobre orçamentação, estratégias de marketing, desenvolvimento de produtos – na verdade, qualquer parte do seu negócio – você não pode confiar apenas no instinto. É aí que muitas pequenas empresas falham.

Porém, se você fizer relatórios regularmente (semanalmente, mensalmente e anualmente), terá dados para validar suas ideias. Você terá uma prova de seus progressos para mostrar às suas partes interessadas e clientes. Você também será capaz de detetar problemas e áreas que precisam melhorar mais rapidamente e com mais precisão.

Adquirir o hábito de gerar relatórios regularmente demorou um pouco, mas os resultados mais do que valeram a pena para nosso negócio. Nossas conversões aumentaram, nossos projetos estão mais focados e fundamentados, e nossos objetivos de crescimento são realistas.

Assim, mesmo que pareça que tirar tempo para comunicar cuidadosamente seus processos, progresso e resultados o está afastando de outros trabalhos…mantenha-se determinado e não deixe de fazê-lo.

Comece fazendo um modelo de relatório de negócios

Você poderia abrir o Google docs, registrar suas métricas e fazer alguns pontos de análise, enviá-los para sua equipe e parar por aí. Mas é essa a maneira mais eficaz de comunicar suas descobertas?

Muitas pessoas tendem ao hábito de…não notar esses relatórios quando você os envia. Sem mencionar que um simples relatório obsoleto provavelmente não irá impressionar suas partes interessadas.

É por isso que vale a pena tornar seus relatórios tão envolventes quanto possível. Isso significa visualizar dados, processos e conceitos para torná-los mais fáceis de entender e mais divertidos de se ver.

Existem duas razões importantes pelas quais é uma boa ideia fazer um relatório:

  1. Você poderá organizar, analisar e resumir suas conclusões.
  2. Você será capaz de comunicar seus relatórios de forma mais eficaz com sua equipe, partes interessadas e clientes.

E antes que você se preocupe com o tempo que um relatório pode consumir, vou fazer uma sugestão: comece com um modelo de relatório.

Se você começar com um modelo de relatório consistente, poderá adaptar o mesmo modelo várias vezes. Use o modelo como uma estrutura e, em seguida, personalize suas informações e o design para atender às suas necessidades específicas.

Existem 7 tipos principais de relatórios de negócios (internos e públicos) que podem ajudá-lo a tomar decisões inteligentes, baseadas em dados:

  1. Relatórios de atividade semanal
  2. Relatórios de vendas
  3. Relatórios de marketing digital
  4. Relatórios de estratégia de crescimento
  5. Relatórios de pesquisa de mercado
  6. Relatórios orçamentais
  7. Relatórios anuais

Este guia ensinará você a criar um relatório, juntamente com alguns modelos de relatórios que você pode usar para criar seu próprio relatório hoje mesmo.

1. Modelos de relatório de atividade semanal

Você sabe o que sua equipe faz em uma semana?

Há uma diferença entre trabalhar e fazer as coisas.

Pode ser fácil deixar-se envolver nas muitas tarefas minúsculas que tem de fazer diariamente. É por isso que pode ser benéfico comunicar o que você faz em uma semana e refletir sobre seus êxitos e os desafios que enfrentou.

Um relatório de atividades semanal pode ser tão profundo quanto você desejar que ele seja. Realisticamente, você provavelmente terá tarefas semelhantes todas as semanas. É por isso que é útil organizar suas tarefas em “Tarefas concluídas”, “Tarefas em andamento” e “Tarefas para a próxima semana”.

Comunicando seus resultados semana a semana, você pode descobrir quais tarefas priorizar, quais projetos estão demorando demais para serem concluídos e quais métricas ou objetivos precisam de mais atenção.

Veja um exemplo de como o relatório de atividade semanal de seus funcionários pode se parecer:

relatório


 

E aqui está um exemplo de um modelo de relatório de atividade semanal com um brilho extra:

relatório


 

Como fazer um relatório de atividade semanal do funcionário:

  • Analise o que funcionou nesta semana e o que pode ser melhorado na próxima.
  • Planeje seu tempo para que você possa ter pelo menos um ou dois resultados até o final da semana (isso pode ajudá-lo a pensar iterativamente).
  • Inclua todas as principais métricas que foram afetadas e quaisquer resultados importantes de suas tarefas.

2. Modelos de relatório de vendas

Se você não está acompanhando suas vendas no modelo semanal, mensal, trimestral e anual, é hora de começar.

Criar um relatório de vendas para diferentes períodos de tempo pode ajudá-lo a identificar tendências, bem como oportunidades de crescimento. Comunicar regularmente suas vendas também pode ajudar sua equipe a manter o foco em seus objetivos.

Um relatório de vendas cobre geralmente qualquer um dos seguintes dados:

  • Uma visão geral dos objetivos de vendas e se esses objetivos estão sendo cumpridos ou não
  • Receitas e despesas
  • Previsões de vendas para os próximos períodos (mês, trimestre, ano)
  • Produtos e serviços mais vendidos e aqueles que estão vendendo mais lentamente
  • Número de clientes em potencial e taxas de conversão para um determinado período
  • Quaisquer desafios ou bloqueios

Uma maneira de abordar seu relatório de vendas é torná-lo uma parte das reuniões semanais de sua equipe. Você pode fornecer uma atualização rápida para reuniões de toda a empresa e um relatório mais aprofundado para reuniões de equipe de vendas e de marketing.

Por exemplo, aqui está um exemplo do aspecto de um modelo de relatório de vendas rápido:

relatório


 

O slide cobre simplesmente as vendas totais da semana e as compara com as das semanas anteriores para destacar o crescimento.

Enquanto esta apresentação do relatório de vendas aprofunda os KPIs (indicadores-chave de desempenho) e as conversões:

relatório


 

Para um relatório de vendas mensal, trimestral ou anual, é melhor aprofundar suas métricas ao planejar os próximos períodos.

Como fazer um relatório de vendas:

  • Identifique claramente o período de tempo sobre o qual está informando
  • Use cabeçalhos de seção descritivos e inclua descrições para quaisquer gráficos ou tabelas que precisem de mais esclarecimentos
  • Forneça um contexto para os leitores – explique as principais tendências sobre as quais eles devem estar cientes, todos os desafios que sua equipe encontrou e como os objetivos foram afetados
  • Use gráficos de linhas e gráficos de barras para mostrar as alterações ao longo do tempo e destacar tendências
  • Enfatize as principais métricas em fontes grandes e em negrito (por exemplo, o total de vendas para uma determinada semana)
  • Use cores contrastantes para destacar palavras-chave ou um ponto em um gráfico

3. Modelos de relatório de marketing digital

Se tem ou faz parte de um software como negócio (Saas) ou comércio eletrônico, nem preciso mencionar a importância do marketing digital. É o que pode acelerar ou afundar muitas pequenas empresas.

Para escalar e expandir seus negócios, é importante tomar decisões informadas e deliberadas sobre marketing digital. Isso significa procurar sempre maneiras de melhorar suas classificações de busca, aumentar o engajamento em suas redes sociais e otimizar suas campanhas de publicidade.

Um “relatório de marketing digital” é um termo bastante amplo para um relatório que pode ser uma visão geral de todos os seus canais de marketing digital ou de um canal específico.

Em um relatório de marketing digital que abrange todos os seus principais canais de marketing, você provavelmente incluirá qualquer um (ou todos) dos seguintes dados:

  • Uma visão geral de sua estratégia de marketing digital atual
  • Seus principais objetivos de marketing e se eles estão ou não sendo atingidos
  • Uma visão geral de suas métricas de conversão, incluindo o número de “leads”, “leads” pagos versus “leads” orgânicos e seu custo por conversão
  • Uma visão geral de suas métricas de tráfego, organizadas por canal
  • Uma visão geral do SEO, incluindo quaisquer alterações nas classificações para palavras-chave alvo
  • Uma visão geral das campanhas de PPC que você está operando, incluindo taxa de cliques, ROI e custo por clique
  • Uma visão geral de seus canais de mídia social, incluindo métricas de engajamento e “leads” de canais específicos

Por exemplo, dê uma olhada neste modelo de relatório de marketing digital que dedica uma página a cada canal. Note como a imagem de marca da empresa também foi incorporada no design usando as cores e recursos visuais da marca que refletem o tema de computador:

relatório


 

Em um relatório de marketing digital focado em um canal de marketing específico, você deve aprofundar cada métrica. Por exemplo, em um relatório de mídia social, inclua:

  • Uma comparação do seu desempenho em canais de mídia social específicos, tais como Facebook, Twitter e YouTube
  • Métricas de engajamento específicas, tais como impressões, cliques, contagem de inscrições, gostos e comentários
  • Uma visão geral de seus seguidores, incluindo informações demográficas, tais como idade, sexo e profissão
  • Métricas de conversão de cada canal de mídia social específico

Veja um exemplo de uma apresentação de relatório de marketing de mídia social que usa colunas coloridas para facilitar a pesquisa de métricas pertencentes a um canal de mídia social específico:

relatório


 

Como fazer um relatório de marketing digital:

  • Forneça uma visão geral do desempenho de todos os seus canais ou de um canal específico
  • Organize seu relatório por canal (“Busca orgânica”, “Mídias sociais”, “PPC”) ou por campanhas/projetos específicos
  • Se o seu relatório for bastante longo, inclua um índice para que os leitores possam navegar facilmente pelo seu relatório
  • Use gráficos de barras e tabelas para comparar seu desempenho em diferentes canais de marketing
  • Use ícones para enfatizar informações importantes e visualizar diferentes canais (por exemplo, diferentes redes de mídia social)
  • Tente comunicar suas informações de forma concisa e concentre-se em apenas um tópico por página ou slide

4. Modelos de estratégia de crescimento

Estabelecer objetivos para o seu negócio pode parecer fácil na teoria…mas definir objetivos ambiciosos, e ainda assim realistas, pode ser bastante desafiador.

Na Venngage, seguimos estes 5 passos para definir nossos objetivos:

  1. Identificar e definir objetivos de alto nível.
  2. Compreender que contribuições e resultados impactam esses objetivos.
  3. Executar experiências para criar impactos nessas contribuições.
  4. Validar essas experiências.
  5. Fomentar a responsabilidade pelos resultados dentro da equipe.

(Eu vou passar por este processo muito rapidamente aqui. Para uma visão mais aprofundada deste processo, além de mais modelos de estratégia de crescimento, leia nosso guia de estratégia de crescimento).

Por exemplo, se você for uma empresa de SaaS, seus objetivos de alto nível provavelmente seriam um número específico para a receita, contagem de funcionários e uma quantidade de usuários ativos diariamente.

Depois de identificar seus objetivos de alto nível, o próximo passo é identificar os seus OKRs (“Objectives and Key Results“, Objetivos e Resultados Principais) – as métricas que afetam seus objetivos. Procure dividir seus OKRs por canais.

Então, se um de seus objetivos é atingir um certo número de usuários ativos diariamente, seus OKRs podem ser organizados por:

  • OKRs de aquisição, como tráfego orgânico e tráfego pago
  • OKRs de conversão, como a taxa de conversão
  • Retenção de OKRs como a taxa de retenção

Está acompanhando o raciocínio até agora?

Depois de identificar seus OKRs, você poderá criar experiências que os afetarão.

Na Venngage, usamos um sprint semanal para planejar, executar e analisar nossas experiências de crescimento. Mas conheço outras empresas que usam sprints mais longos, como sprints de duas semanas ou meses.

Antes de realizar uma experiência, você deve validar se é uma experiência que vale a pena ser executada. Você pode fazer isso identificando qual é o objetivo impactado, que recursos a experiência exigirá e quanto esforço você antecipa que seja necessário para executá-la.

Esse é o modelo de validador de sprint de marketing exato que nossa equipe de marketing usa quando agendamos experiências de crescimento:

relatório


 

Depois de executar uma experiência de crescimento, é extremamente importante acompanhar seus resultados.

Ao final de cada sprint, reserve um bom tempo para analisar suas experiências e ver quais aprendizados podem ser retirados delas. Em seguida, classifique a experiência como “Vencedora” ou “Perdedora” baseando-se no fato de os resultados estarem ou não alinhados com sua hipótese.

Você pode usar os resultados do sprint que acaba de terminar para informar de suas experiências no próximo sprint.

Aqui está um exemplo de uma versão de sprint e modelo de resultados que você pode usar. Note como cada experiência é de propriedade de um membro da equipe para promover a responsabilidade pelo processo e pelos resultados:

relatório


 

Como fazer um relatório de estratégia de crescimento:

  • Divida seus relatórios de estratégia de crescimento em colunas codificadas por cores com base em objetivos, OKRs ou fases em um sprint
  • Use ícones como marcas de seleção e X para identificar experiências vencedoras e perdedoras
  • Inclua descrições breves em cada modelo, para facilitar a compreensão
  • Atribua cada experiência de crescimento a um membro da equipe, para promover a responsabilidade pelo processo e resultados
  • Use as cores, as fontes e o logotipo de sua empresa para manter uma imagem de marca consistente em todas as suas comunicações

5. Modelos de relatório de pesquisa de mercado

Mesmo depois de lançar o seu negócio, é uma boa ideia fazer uma pesquisa de mercado regular. Você pode usar sua pesquisa para planejar e refinar suas estratégias de marketing, para identificar novos clientes em potencial e o plano de produtos.

Pesquisa de mercado envolve geralmente a coleta de informações sobre as necessidades, problemas e desejos de seus clientes. Esta pesquisa pode ajudá-lo a encontrar suas personas de clientes e problemas específicos que você deseja resolver com seu produto ou serviço.

De modo geral, você pode realizar pesquisas de mercado de três maneiras:

Você também pode querer analisar as estatísticas dos concorrentes e as tendências do setor.

Quando se trata de criar seu relatório de pesquisa de mercado, talvez você queira criar uma visão geral aprofundada de toda a sua pesquisa de mercado, ou se concentrar em uma área de sua pesquisa.

Por exemplo, este relatório de pesquisa de mercado de um slide identifica a demografia dos participantes da pesquisa. O relatório categoriza os participantes por seus trabalhos, localizações e os tópicos que eles consideram mais interessantes. Note como cada persona é visualizada usando um ícone:

relatório


 

Este tipo de relatório pode fornecer à sua equipe e às partes interessadas uma visão geral rápida de quem é seu principal mercado e quais tópicos interessam a esse mercado.

Um dos objetivos de um relatório de pesquisa de mercado é apresentar as conclusões a que você chegou depois de analisar os dados. Essas podem ser conclusões sobre quem são seus clientes-alvo, áreas nas quais você pode expandir seus negócios e necessidades dos clientes que não estão sendo atendidas de momento.

Aqui está um exemplo de um modelo de relatório de pesquisa de mercado que enfatiza as principais descobertas, em texto maior, antes de fornecer dados de apoio:

relatório


 

Como fazer um relatório de pesquisa de mercado:

  • Use ícones para ilustrar as personas de seus clientes
  • Use gráficos para comparar informações demográficas, tais como idade, sexo, localização e ocupações dos clientes
  • Inclua as principais conclusões que retirou depois de analisar seus dados
  • Se o seu relatório de pesquisa de mercado for bastante longo, inclua um índice
  • Inclua um breve resumo dos seus métodos de coleta de dados, incluindo o tamanho da amostra

6. Modelos de relatório orçamental

Isso é básico no mundo dos negócios. Em uma base trimestral ou anual, você deve analisar seu orçamento, despesas e receita.

Um relatório orçamental geralmente discrimina:

  • As diferentes categorias do seu orçamento
  • Os gastos do último ano ou trimestre para cada categoria do seu orçamento
  • Áreas onde você pode precisar cortar ou aumentar gastos
  • Previsões para o próximo ano ou trimestre

Um relatório de orçamento completo é um pouco denso demais para passar por uma sala durante uma reunião. Mas uma apresentação visualmente atraente ou um resumo de uma página são perfeitos para manter sua equipe e as partes interessadas informadas.

Você pode fornecer uma visão geral dos gastos do último período por categoria e destacar o valor que você economizou ou ultrapassou no orçamento.

Por exemplo, veja este slide do relatório de orçamento resumido que usa uma imagem de fundo temática para torná-lo mais envolvente:

relatório


 

Uma página de resumo rápido também é a oportunidade perfeita para visualizar dados de maneira criativa. Embora as tabelas sejam certamente eficientes para comparar os valores gastos, você também pode usar um visual incomum, tal como um gráfico de bolhas:

relatório


 

Como fazer um relatório orçamental:

  • Rotule claramente o período que o relatório abrange (mensal, trimestral, anual)
  • Forneça uma breve descrição de cada seção do seu relatório para destacar informações importantes
  • Use uma tabela para comparar as quantias de dinheiro economizadas versus gastas
  • Use gráficos de barras, gráficos de setores e gráficos de bolhas para visualizar a distribuição do orçamento
  • Destaque percepções importantes usando cores contrastantes, fontes em negrito e ícones

7. Modelos de relatório anual

Um relatório anual é um documento abrangente que permite refletir sobre o ano anterior de sua empresa, incluindo:

  • A declaração de missão da sua empresa
  • O crescimento de sua empresa (financeiramente, em termos de produto e cultura)
  • Sua demonstração de resultados e fluxo de caixa
  • Seus vários segmentos de negócios
  • Informações sobre os diretores e responsáveis executivos da empresa
  • Informações sobre ações e dividendos de sua empresa
  • Vitórias e histórias de sucesso

Muito disso soa bastante enfadonho, não é?

Contudo, existem muitas coisas interessantes nessa lista. Estamos falando sobre como sua empresa cresceu, suas vitórias (e talvez algumas perdas) e o que está no horizonte para o próximo ano.

Você pode dar vida a essa história em seu design de relatório anual.

Pense em como você pode representar sua empresa visualmente:

  • Existem fotos que você pode incluir do seu negócio em ação?
  • Que fontes e cores refletem a personalidade de seu negócio?
  • Existem ícones que você pode usar para ilustrar certos conceitos?

Por exemplo, o modelo de relatório anual dessa empresa usa um tema de montanha para refletir os objetivos ambiciosos da empresa. Veja como as diferentes seções do relatório (“Estratégia”, “Finanças” e “Desempenho”) são codificadas por cores para tornar o relatório mais fácil de analisar:

relatório


 

O design moderno e elegante, com toques de cor arrojada, reflete as tendências de design na indústria de tecnologia, o que certamente irá atrair as partes interessadas.

As mesmas ideias de design podem ser aplicadas a uma apresentação de relatório anual. Veja esta apresentação do relatório anual para uma cafeteria. Todo o design reflete o aconchego de uma cafeteria, das fotos suavemente filtradas à fonte à moda antiga:

relatório


 

Como fazer um relatório orçamental:

  • Crie uma capa atraente para seu relatório
  • Conte a história da sua empresa no design de seu relatório anual usando recursos visuais temáticos, tais como imagens de fundo e ícones
  • Escolha uma fonte decorativa para os cabeçalhos e combine-a com uma fonte mais minimalista para o corpo do texto
  • Procure oportunidades para visualizar dados usando infográficos, gráficos e pictogramas

Algumas dicas gerais sobre como criar modelos de relatórios

Incorpore sua imagem de marca no design

Parte da criação de uma marca forte é usar uma imagem de marca consistente em todo o seu conteúdo – interno ou do conhecimento público. Você pode incorporar sua imagem de marca no design do seu relatório de negócios, importando seu logotipo e usando as cores e as fontes da sua marca.

Use apenas um tópico por página ou slide

Ao criar um relatório, é fácil querer empilhar um monte de texto em uma só página. No entanto, você corre o risco de criar uma parede impenetrável de texto.

Em vez disso, foque em apenas um tópico por página ou slide. Se você achar que mesmo isso faz sua página parecer muito cheia, tente dispersar suas informações em duas páginas ou procure maneiras de resumir melhor suas informações.

Coloque a funcionalidade em primeiro lugar

Quando você faz um relatório, deve procurar oportunidades para visualizar dados e apresentar informações de maneira criativa. Dito isso, o objetivo principal de seu relatório de negócios ainda deve ser comunicar claramente as informações.

Use elementos de design para destacar, enfatizar e categorizar informações – não para ocultá-las. Se uma página em que você estiver trabalhando parecer totalmente desorganizada ou confusa, tente novamente.

Lembre-se de que a funcionalidade vem em primeiro lugar – e isso inclui o uso dos recursos visuais certos para as suas informações.