Plano de trabalho: modelos e exemplos para tornar sua estratégia mais visual

By Sara McGuire, Jun 02, 2020

plano de trabalho

Antes de embarcar em qualquer projeto, é uma boa ideia começar com um plano. Especificamente, com um plano de trabalho. Isso é ainda mais importante se você estiver tentando impressionar investidores, funcionários, voluntários, potenciais clientes ou fundações importantes.

Clique para explorar modelos específicos de plano de trabalho:

O que é um plano de trabalho?

Um plano de trabalho é um documento essencial para manter sua empreitada no caminho certo. Nele, você identifica o âmbito, as metas, os resultados e os prazos do seu projeto.

Eis um exemplo:

plano de trabalho


 

É simples modificar esses modelos com o nosso editor online de arrastar e soltar. Veja uma prévia de como funciona:

plano de trabalho

E quanto custa? Temos milhares de modelos profissionais. Alguns deles são gratuitos; outros exigem adesão a um plano pago. A inscrição na Venngage é sempre gratuita.

Não sabe por onde começar? Este guia oferece dicas para a criação de um plano de trabalho atraente e muitos modelos criativos para ajudá-lo no processo.

1. Comece com um modelo de plano de trabalho flexível

Por que não fazer um roadmap no Excel ou Word e encerrar o assunto? Bem, você pode fazer isso, mas o resultado final será medíocre. Certamente não ficaria assim:

plano de trabalho


 

Além disso, a maioria dos planos de trabalho não é fixa. Eles são documentos ágeis, que provavelmente precisarão ser ajustados com o tempo.

É por isso que é melhor usar um modelo de plano de trabalho mais flexível. Você terá mais facilidade em editá-lo e mais oportunidades para criar um design atraente.

Se você não sabe como abordar a elaboração do seu plano, um modelo de plano de trabalho pode ser uma grande ajuda. O uso de um modelo como base o ajudará a organizar suas informações e apresentá-las de maneira envolvente.

plano de trabalho


 

Dica profissional: Salve os modelos que você gosta e reutilize-os repetidamente. Faça tantas cópias quanto quiser!

2. Use um modelo de cronograma de projeto para visualizar seus prazos

Um cronograma claro é o suporte principal de um plano de trabalho sólido. É comum que as equipes enfrentem certa confusão relacionada aos prazos e às tarefas atribuídas a eles à medida que trabalham em um projeto.

plano de trabalho


 

É por isso que é importante dividir seus projetos em tarefas menores com prazos em fases. O modo como seu cronograma pode ser visualizado desempenhará um papel importante na legibilidade e simplicidade do seu cronograma.

Existem várias maneiras diferentes de tornar seus prazos mais visuais e manter todos no caminho certo. Sinta-se livre para experimentar diferentes modelos de gerenciamento de projetos e escolher o que faz mais sentido para você.

Aqui está um modelo de plano de trabalho famoso entre os usuários do Plano Empresarial da Venngage:

plano de trabalho


 

Aqui estão mais alguns modelos de plano de trabalho:

Modelos de diagrama de Gantt

Quando você pensa em elaborar seu plano de trabalho, um diagrama de Gantt provavelmente vem à sua mente. Os diagramas de Gantt mostram tarefas durante um período de tempo.

plano de trabalho


 

Esse tipo específico de diagrama é útil, pois permite mostrar diferentes linhas do tempo executadas simultaneamente, mesmo que as datas de início e fim sejam diferentes.

Use o criador de diagramas de Gantt para começar a trabalhar em minutos! Temos dezenas de modelos de diagrama de Gantt para você escolher.

Modelo de roadmap

Este modelo de roadmap mostra projetos executados ao longo de dois trimestres:

plano de trabalho


 

Dica profissional: Depois de personalizar seu modelo de plano de trabalho, baixe-o como JPG e adicioná-lo à sua apresentação ou outro documento ou enviá-lo por e-mail.

Modelos de cronograma de projeto

Criar um cronograma de projeto pela primeira vez pode ser desgastante. É aí que um recurso visual pode ajudar as pessoas a entender melhor o que precisa ser feito e quando isso deve acontecer.

Um modelo de cronograma de projeto é uma maneira versátil de permitir a visualização de marcos, processos e metas.

Este modelo de cronograma de projeto, por exemplo, fornece uma visão geral de todas as etapas envolvidas em um projeto específico. Também usa ícones para acrescentar interesse visual e facilitar a identificação dos diferentes estágios.

plano de trabalho


 

Este modelo de gerenciamento de projetos o ajuda a planejar de forma detalhada e efetiva seus objetivos de alto nível ao longo de várias semanas:

plano de trabalho


 

Você pode usar um modelo de cronograma de projeto, como o exemplo abaixo, para tornar qualquer processo complexo mais visual, como a contratação de novos funcionários:

plano de trabalho


Dica profissional: Não gostou das cores de um modelo? Nosso editor possui paletas de cores personalizadas, que você pode aplicar aos modelos com um clique. Ou use nossa ferramenta Minha Marca, que importa as cores da sua marca do seu site e as aplica ao modelo.

Modelos de mapa mental

Há muitos elementos que contribuem para a conclusão de um projeto. Pode ser fácil perder o controle de diferentes tarefas. Um mapa mental mostra as relações entre as partes de um todo.

Por exemplo, você pode usar um mapa mental para dividir os diferentes componentes do seu projeto ou estratégia de marketing, como no modelo de mapa mental abaixo:

plano de trabalho


 

Alternativamente, este modelo de mapa mental mostra as diferentes partes de um mesmo processo:

plano de trabalho


 

Não sabe como fazer um mapa mental? Confira nosso guia de mapas mentais, que está cheio de dicas e modelos de design de mapas mentais para ajudar você a dar o primeiro passo!

3. Use cores para categorizar as tarefas no seu modelo de cronograma de projeto

plano de trabalho

A seleção de cores desempenha um papel importante no design do seu plano de trabalho. Além de deixar o seu plano de trabalho bonito, as cores também podem ajudá-lo a organizar e comunicar informações de maneira eficaz.

Quando se trata de projetar relatórios e gráficos, as cores são particularmente úteis para categorizar as informações. Em um modelo de cronograma do projeto, você pode usar as cores para categorizar suas tarefas por tipo, semana, equipe envolvida e várias outros parâmetros.

Por exemplo, este modelo de diagrama de Gantt usa cores diferentes para categorizar tarefas. Note como cada barra de tarefas corresponde ao texto colorido na barra lateral e na legenda. Isso facilita a análise do gráfico para localizar as semanas e tarefas específicas:

plano de trabalho


 

Você também pode categorizar suas tarefas por prioridade. Basta escolher uma cor para cada nível de prioridade, como no modelo de cronograma de projeto mensal abaixo:

plano de trabalho


 

Dica profissional: Nossa biblioteca no editor possui milhares de ícones profissionais. Selecione qualquer ícone em nossos modelos para alterá-lo com apenas alguns cliques.

4. Ilustre as etapas de um processo com ícones

plano de trabalho

Vários estudos descobriram que as pessoas tendem a lembrar mais de imagens do que palavras. Com isso em mente, procure maneiras de incorporar estimuladores de memória visual no design do seu plano de trabalho.

Os ícones são um tipo de recurso visual que pode ser usado para tornar as informações mais memoráveis. Combine um ícone com uma parte importante do texto para destacá-lo e fixá-lo na mente do leitor.

Por exemplo, este modelo de cronograma do projeto usa um ícone para ilustrar cada etapa do processo. Isso ajuda a reforçar as informações e fornece aos leitores um recurso visual que pode ser consultado novamente:

plano de trabalho


 

Neste exemplo, os ícones são usados para introduzir o tema do relatório do projeto.

plano de trabalho


 

Dica profissional: Adicione mais páginas aos seus modelos com um clique. Copie facilmente as páginas existentes ou exclua as que você não precisa mais.

5. Use um cronograma para mostrar uma visão geral do seu plano de trabalho

plano de trabalho

Embora o seu plano inclua os detalhes do seu projeto, oferecer um resumo visual ajudará a manter sua equipe no caminho certo.

Use um modelo de cronograma do projeto que ofereça uma visão geral das fases do seu projeto, bem como das datas esperadas de início e conclusão. Sua equipe poderá consultar o cronograma rapidamente, sem precisar ler um monte de texto.

Por exemplo, este modelo de cronograma do projeto descreve as tarefas e os marcos mensais em um ano:

plano de trabalho


 

6. Use um modelo de relatório de status do projeto para acompanhar seu progresso de forma visual

plano de trabalho

À medida que sua equipe mergulha em um projeto, certamente surgirá a necessidade de fazer ajustes ao seu plano. Obstáculos imprevistos são praticamente inevitáveis, e certas tarefas acabam levando mais tempo para serem concluídas do que o esperado.

Por isso é importante não apenas definir suas metas, mas também informar sobre o seu progresso ao longo do processo. Criar um relatório de status do projeto o ajudará a acompanhar sua evolução, além de comunicá-la de maneira eficaz às outras partes.

Não precisa ser complicado. O modelo de relatório de status do projeto abaixo fornece uma opção simples em apenas uma página:

plano de trabalho


 

No entanto, se você pretende enviar uma atualização de status para as partes interessadas, convém incluir mais contexto. É aí que um modelo de relatório de status de várias páginas pode ser necessário:
plano de trabalho


 

Ao criar um plano de trabalho com várias páginas, não se esqueça de incluir um resumo. Isso ajudará a tornar seu plano de trabalho mais fácil de ler e de analisar.

plano de trabalho


 

Com planos de trabalho altamente colaborativos, é importante torná-los facilmente acessíveis para todos os membros da equipe. Use nosso criador de relatórios online para começar.

7. Incorpore o tema do seu projeto ao seu design

plano de trabalho

Embora sua prioridade ao projetar um plano de trabalho deva ser funcional, ainda é importante encontrar maneiras de tornar seu design atraente.

Afinal, seu plano ajudará a inspirar confiança na equipe – e nas pessoas que irão financiar seu projeto. Especialmente se você puder incluir a imagem da sua marca no design.

Adicionar elementos de design surpreendentes ajudará a envolver e empolgar os leitores. Uma maneira fácil de fazer isso é incluir ícones e imagens que refletem o tema do seu projeto.

Por exemplo, este modelo de plano de trabalho para uma empresa de confeitaria aplicou um donut no design:

plano de trabalho


 

8. Use um gráfico para acompanhar o processo do seu projeto

plano de trabalho

Certas fases do seu projeto podem acabar levando mais ou menos tempo do que o previsto. É por isso que é útil acompanhar seu progresso, para que você possa ajustar suas metas. O acompanhamento do seu progresso também o ajudará a tomar decisões informadas ao planejar projetos futuros.

Acompanhe seu projeto usando um gráfico flexível e fácil de atualizar, como os modelos de gráfico oferecidos pela Venngage. Nossos modelos de infográfico do processo também podem ser úteis, caso você queira tornar as fases de um projeto mais visuais.

Por exemplo, este modelo de plano de trabalho usa um gráfico de barras simples para monitorar a duração de cada fase. As atualizações são rastreadas no canto superior direito:plano de trabalho


 

Com a Venngage, você pode criar várias cópias de um design. Se você estiver atualizando um gráfico ou cronograma, é uma boa ideia manter uma cópia das versões anteriores.

9. Use um modelo de cronograma do projeto para acompanhar tarefas ou eventos

plano de trabalho

Certas tarefas precisam ser concluídas em datas específicas? Você pode criar um calendário que especifique o que deve ser feito em cada dia.

Por exemplo, se sua equipe estiver organizando uma conferência, será necessário um calendário para manter os eventos organizados.

Neste modelo de cronograma do projeto, por exemplo, cada tipo de evento tem uma cor, o que facilita a leitura:

plano de trabalho


 

10. Classifique seu processo usando um gráfico de ícones

plano de trabalho

Um gráfico de ícones usa, é claro, ícones para representar unidades de medida. Ao aprimorar o design do plano de trabalho, procure oportunidades para tornar mais visuais as informações que você deseja enfatizar. Um gráfico de ícones é uma maneira criativa e eficaz de fazer isso.

Por exemplo, este modelo de relatório de status do projeto usa ícones de marca de verificação para avaliar o sucesso de três aspectos diferentes do projeto:

plano de trabalho


 

11. Mantenha uma perspectiva objetiva com um modelo de plano de trabalho simples

plano de trabalho

Quando sua equipe está trabalhando em um projeto grande, às vezes é difícil manter a perspectiva geral. Você pode estar trabalhando em uma determinada tarefa há tanto tempo, que talvez até se esqueça do que fez antes ou quais são as próximas etapas das quais você precisa estar ciente.

Sem todas essas informações, erros e os atrasos estarão garantidos.

É aqui que um plano no estilo “Agora, Próximo, Depois” pode realmente ajudar sua equipe. Veja como este exemplo de cronograma do projeto mantém cada uma das etapas extremamente simples e fáceis de seguir.

plano de trabalho


 

Além disso, ele indica claramente a que a equipe se dedicará em cada fase. Um plano de cronograma do projeto como esse permite que as pessoas que não fazem parte da equipe principal também consigam visualizar o progresso.

12. Dê a cada etapa ou processo um nome simples

plano de trabalho

Às vezes, a comunicação entre as equipes pode ser um pesadelo, principalmente à medida que sua empresa cresce. É comum que as pessoas chamem uma determinada coisa de nomes diferentes, o que causa uma confusão desnecessária.

Portanto, atribuir títulos comuns a cada parte do seu plano de trabalho simples facilitará a comunicação.

No modelo de mapa do processo abaixo, foram usadas oito palavras-chave simples para cada etapa do projeto:

plano de trabalho


 

As palavras e frases comuns neste modelo simples de plano de trabalho tornarão a comunicação muito mais fácil. Agora, a equipe do produto saberá exatamente o que você quer dizer quando diz que está trabalhando na etapa “Esboço”.

13. Ilustre como cada projeto está conectado usando um fluxograma

plano de trabalho

Na Venngage, adoramos usar fluxogramas em todas as facetas do nosso planejamento. Esses elementos gráficos são uma maneira concreta de mostrar como um projeto deve progredir e como as partes estão interconectadas.

E quando sua equipe está trabalhando em um processo complicado, uma representação visual pode ajudá-la a manter tudo organizado.

plano de trabalho


 

No exemplo acima, usou-se um fluxograma para criar um plano de produtividade.

Essa abordagem permitiu que os designers mostrassem como as etapas se relacionam e se afetam entre si. Se as informações tivessem sido meramente listadas, as relações entre elas teriam seriam perdidas.

Recomendamos o uso de um fluxograma para explicar como uma única parte funciona, mas não para um plano de trabalho completo.

Com a Venngage, você pode criar fluxogramas funcionais e com um aspecto fantástico.

14: Use este gráfico simples para criar um plano de trabalho claro

plano de trabalho

Na verdade, iniciar o processo é uma das partes mais difíceis do planejamento de um projeto. Isso ocorre porque há tanto potencial, que fica difícil saber por onde começar.

Muitas ideias podem surgir dentro de uma mesma equipe, o que pode levar a uma situação caótica.

No entanto, com este modelo de mapa do processo simples, você pode iniciar o planejamento de uma maneira mais estruturada.

plano de trabalho


 

Cada etapa ajudará você a definir metas, planos futuros e muitas outras métricas sem distração.

Portanto, se você não sabe por onde começar, use este gráfico para se inspirar!

BÔNUS: Faça o download do seu plano de trabalho em PDF ou PNG de alta qualidade

Se você deseja enviar seu plano de trabalho para sua equipe ou outras partes interessadas, exporte seu arquivo como PDF ou PNG. Com a Venngage, você pode baixar facilmente seus relatórios e apresentações em formato PDF interativo ou como um PNG de alta qualidade.

plano de trabalho

Com essas dicas básicas, você estará no caminho certo para criar um plano de trabalho impressionante e eficaz. Lembre-se, um projeto bem executado começa com um plano sólido.

Outros excelentes exemplos de planos de trabalho do mundo dos negócios

Se você precisar de um pouco mais de inspiração para seus planos de trabalho, verifique alguns dos exemplos que encontramos abaixo.

Checklist de gerenciamento de projetos

Quando chegar a hora de lançar seu projeto ou produto, é essencial acompanhar com precisão o que precisa ser feito.

Para empresas menores, é mais fácil acompanhar o trabalho de todos os funcionários. Mas, à medida que sua marca cresce, isso se torna uma tarefa quase impossível. Especialmente quando os funcionários são divididos em várias equipes para lidar com um mesmo projeto.

Uma simples checklist de gerenciamento de projetos, como a do exemplo abaixo, pode garantir que tudo seja feito dentro do prazo:

plano de trabalho

Fonte

Neste exemplo de plano de trabalho, utiliza-se uma ampla variedade de cores para dividir as tarefas por equipes. Essa abordagem ajudará os gerentes a ver rapidamente o que precisa ser feito a seguir.

Além disso, marcar tarefas dessa maneira ajudará as equipe a sentirem que estão trabalhando em direção a um objetivo comum. Você pode até imprimir esse exemplo e pendurá-lo em seu escritório para que todos saibam exatamente o que está acontecendo.

Embora uma checklist de gerenciamento de projetos possa ser incrivelmente detalhada, ela também pode fornecer uma visão mais generalizada de um processo demorado. No exemplo abaixo, um supervisor pode facilmente olhar de relance o extenso processo de integração da empresa e acompanhar as responsabilidades relacionadas a novas contratações em seu primeiro dia, semana, mês ou mesmo no ano.

plano de trabalho


Exemplo de plano de trabalho usando vários recursos visuais

Como você viu neste artigo, não há um exemplo de plano de trabalho que se adapte perfeitamente a todas as empresas. Alguns projetos simples requerem apenas um fluxograma, mas outros podem precisar de recursos visuais diversos em um plano de marketing de várias páginas.

É por isso que o seu plano de trabalho deve usar uma mistura de recursos visuais diferentes para explicar um processo com eficiência. Ou, em alguns casos, muitos processos, como no belo plano de trabalho abaixo:

plano de trabalho

Fonte

Este exemplo de plano de trabalho é quase uma obra de arte, mas ainda assim transmite conceitos de maneira muito eficaz.

Inclui também um fluxograma para ilustrar seu processo de criação:

plano de trabalho

Um plano de trabalho de cronograma para o lançamento:

plano de trabalho

E mesmo este gráfico de bolhas exclusivo:

plano de trabalho

No geral, é um dos planos de trabalho mais exclusivos que já vimos.

Exemplo de plano de trabalho centrado em entregáveis

Na Venngage, tentamos garantir que, ao final de cada etapa do nosso projeto, tenhamos um entregável. Caso contrário, estamos apenas gastando energia e trabalhando em coisas que realmente não importam nessa etapa.

Caso não saiba, um entregável é algo tangível, que pode ser mostrado ao resto da equipe. Como neste modelo simples de plano de trabalho, que inclui entregáveis nas formas de um relatório ou apresentação:

plano de trabalho

Na maioria das vezes, os planos de trabalho simples falham por não listarem os entregáveis. Ou, se estiverem listados, eles são muito vagos.

Por exemplo, um bom entregável é muito descritivo e tem prazo. Um ruim é aberto demais, nem nunca definir um prazo específico.

Lembre-se de ser realista ao planejar seu projeto e você se sairá bem.

Exemplo de plano de trabalho detalhando ferramentas e processos

Às vezes, dizer à sua equipe para fazer alguma coisa não é o melhor caminho a seguir. Especialmente quando há um prazo próximo que precisa ser cumprido. É seguro dizer que muito tempo será desperdiçado enquanto eles tentam descobrir por onde começar.

No entanto, um ótimo planejador dará aos membros da sua equipe as ferramentas que eles necessitam para ter sucesso. Veja este exemplo do plano de trabalho de uma startup:

plano de trabalho

Fonte

Na parte inferior deste ousado plano de trabalho, há algumas ferramentas e processos que devem ser seguidos em cada etapa.

Os profissionais envolvidos podem começar com o pé direito e realizar suas tarefas no prazo, em vez de perder metade do tempo procurando a solução.

Exemplo de plano de trabalho infográfico

Um bom trabalho de design é consistente, simples assim. Por isso, todos os seus elementos gráficos devem combinar entre si. Caso contrário, as pessoas focarão nos elementos aleatórios de design, em vez de se concentrarem no seu conteúdo relevante.

Pense em quanto um simples erro de ortografia o distrai em um e-mail ou apresentação. Opções de design inconsistentes são como erros de digitação no mundo do design.

Além disso, a consistência pode ajudá-lo a traduzir as informações rapidamente para um leitor. Elementos de design como cores, formas e ícones podem acrescentar muito contexto a qualquer plano de trabalho complexo.

plano de trabalho

Fonte

Neste plano de trabalho infográfico, usam-se linhas coloridas para indicar a resposta a uma pergunta. Em seguida, foram adicionados ícones simples para dar a cada pergunta algumas informações de suporte e uma forma única para ilustrar os resultados de cada processo.

Este pode não ser o exemplo mais tradicional de um plano de trabalho, mas transmite a mensagem com muitos elementos visuais.

Modelos de roadmap para planos de trabalho

Às vezes, existe a necessidade de apresentar um plano de trabalho para pessoas de fora da empresa. Pode ser um investidor, um novo cliente ou uma possível contratação.

Realmente não importa quem seja a pessoa, você deve criar um modelo de plano de trabalho simples para essas ocasiões. E não se esqueça de levá-lo sempre que for a uma reunião.

Esse tipo de plano de trabalho pode ajudá-lo a ilustrar, em algumas palavras, exatamente como funcionam os processos complicados que sua empresa usa.

Nosso criador de roadmaps é um bom lugar para começar rapidamente. Escolha um modelo de roadmap (temos opções gratuitas e pagas disponíveis) e edite-o em minutos. Modelos para usos específicos, como roadmaps de produto, também estão disponíveis.

Confira o plano de trabalho infográfico abaixo para obter inspiração de design; essa ideia foi executada quase perfeitamente:

plano de trabalho

Fonte

Os criadores incluíram informações suficientes para explicar como eles funcionam, sem atrapalhar o leitor com detalhes desnecessários. Este plano de trabalho não expõe detalhes que possam prejudicar a empresa ou ajudar um concorrente.

Além disso, você pode usar um gráfico como este para promover sua empresa para o mundo.

Como criar um plano de trabalho

Um plano de trabalho deve responder a estas perguntas:

  • Qual é o objetivo deste projeto (que problema ele vai resolver)?
  • Quais são os principais resultados?
  • Qual será o cronograma, incluindo prazos?
  • Quem fará parte da equipe deste projeto e qual papel eles desempenharão?
  • Quais recursos são necessários para concluir este projeto?

O problema é que as pessoas mergulham na elaboração de um plano de trabalho sem entender seu propósito ou a importância de suas diferentes seções.

Seu plano de trabalho precisa ser organizado, focado, legível e envolvente o suficiente para prender a atenção da sua equipe.

Isso é especialmente importante se você estiver incluindo seu plano de trabalho em uma newsletter da empresa, canal ou apresentação do Slack (seja interna ou externa) – ou seja, em qualquer lugar que as pessoas precisem entender seu projeto rapidamente.

O que você achou deste artigo? Comente abaixo!

About Sara McGuire

Sara McGuire é gerente de marketing de conteúdo na Venngage. Quando não está escrevendo conteúdo orientado para pesquisa, ela gosta de avaliar música e conhecer o mais recente e descolado ponto culinário na sua cidade natal, Toronto.