Para quem está de fora, pode parecer que o processo de gerenciamento de projetos é fácil…basta conversar com clientes, agendar reuniões, atribuir tarefas e lembrar os membros da equipe dos prazos.
Mas qualquer pessoa que tenha gerenciado um projeto lhe dirá que é muito mais do que isso. Essa é a razão pela qual o ciclo de vida do projeto é tão útil.
O que é o ciclo de vida de um projeto?
Trata-se de uma estrutura de quatro etapas projetada para ajudar os gerentes de projeto a orientar seus projetos com sucesso do início ao fim. O propósito do ciclo de vida do projeto é criar uma estrutura fácil de seguir para orientar o trabalho.
Quais são os quatro estágios do ciclo de vida do projeto?
- O início do projeto: entender as metas, prioridades, prazos e riscos do projeto
- O planejamento do projeto: descrever as tarefas e o cronograma a ser executado
- A execução do projeto: colocar seu plano em ação e monitorar o desempenho
- A conclusão do projeto: analisar os resultados, resumir as principais aprendizagens e planejar as próximas etapas
A compreensão e o planejamento dos quatro estágios do ciclo de vida do projeto o ajudarão a gerenciar, organizar e planejar, para que tudo corra sem problemas.
Um ciclo de vida de gerenciamento de projetos:
- Facilita a comunicação entre as equipes e partes interessadas do projeto
- Garante que as metas sejam alcançáveis com os recursos disponíveis
- Ajuda a mitigar riscos e mantém os projetos sob controle
Mas como é cada estágio do ciclo?
1. O início do projeto: entender as metas, prioridades, prazos e riscos do projeto
O estágio inicial é quando você se reúne com os clientes e partes interessadas para entender seus objetivos, motivações e esperanças para o projeto.
Durante essa fase, o importante é definir os objetivos de alto nível que devem ser alcançados para que você considere o projeto um sucesso. Há muita pesquisa, descoberta e discussão, mas pouco planejamento detalhado nessa etapa.
As principais etapas de gerenciamento de projetos do estágio inicial incluem:
- Identificar os objetivos e entregáveis
- Delinear riscos, dependências, restrições e prioridades do projeto
- Definir o escopo do projeto com base em prazos e recursos disponíveis
- Enviar uma proposta de projeto para aprovação (nosso criador de propostas pode ajudá-lo)
Temos um guia mais detalhado sobre como escrever um plano de gerenciamento de projetos, caso você queira mais informações.
Aqui, abordarei apenas o básico.
Vamos dar uma olhada no que está envolvido em cada uma dessas tarefas.
Inicie o processo de gerenciamento de projetos identificando os objetivos e os entregáveis
Comece conversando com suas partes interessadas ou clientes para conhecer suas necessidades. Tente perceber o que é importante para eles, quais projetos eles tentaram no passado e o que esperam ver no futuro.
A partir daí, você pode avançar para a construção dos objetivos e resultados concretos pelos quais sua equipe será responsável, considerando o escopo do projeto e os recursos disponíveis.
Certifique-se de documentar as conclusões dessas reuniões iniciais… é uma boa ideia ter um registro dos resultados acordados para servir como referência na fase de conclusão do projeto.
Dica profissional: Defina metas SMART (específicas, mensuráveis, atingíveis, relevantes e temporais). Por exemplo: “Em 3 meses, aumentar as taxas de conversão do blog em 5%”.
Descreva os riscos, dependências, restrições e prioridades do projeto
Depois de mapear as metas de alto nível do projeto, chegou a hora de explorar todas as variáveis que podem impactar o progresso do projeto, incluindo:
- Riscos: Fatores que podem impactar negativamente o custo, as metas, o cronograma ou os resultados de um projeto
- Dependências: Relações entre atividades ou tarefas
- Restrições: Fatores limitantes como tecnologia, recursos, tempo e custo
Ao identificar todas essas variáveis desde o início, você pode cortar muitos problemas potenciais pela raiz, antes que eles arruínem todo o cronograma do projeto.
Uma estrutura de detalhamento dos riscos, como a abaixo, pode ajudar a identificar e avaliar todos os riscos presentes em seu projeto. Uma estrutura de detalhamento de riscos é uma representação hierárquica dos riscos, começando por aqueles de alto nível e depois dividindo-os em riscos mais granulares. Pode ser uma ferramenta essencial para o gerenciamento de riscos em projetos.
Defina o escopo do projeto com base em prazos e recursos disponíveis
Com um controle sobre todas as variáveis em jogo, você pode começar a dividir o projeto em etapas mais acionáveis. Estabeleça limites no escopo do projeto com base em seus prazos e nos recursos à sua disposição e pense em qual conjunto de habilidades sua futura equipe precisará.
Mapas mentais e fluxogramas podem ser úteis para organizar todos os elementos móveis e mapear o que é razoável com base nas restrições do projeto.
Resuma as conclusões do estágio inicial em uma proposta de projeto
Todos os detalhes que você determinar durante a primeira fase devem ser descritos em uma proposta de projeto, o documento principal a ser entregue nesse estágio inicial.
Uma proposta de projeto é um relatório que detalha todas as metas, escopo, requisitos, orçamento, participantes e prazos de um projeto.
Não deve ser confundida com um plano de projeto, que inclui uma descrição muito mais detalhada de como ele será executado. Uma proposta de projeto não deve exceder algumas (poucas) páginas.
Dependendo da complexidade do projeto, um documento de uma página com o plano de ação, como o exemplo abaixo, pode ser suficiente.
Confira nossos modelos de proposta de trabalho, modelos de proposta comercial e modelos de proposta de consultoria para obter mais opções.
De qualquer forma, quando você estiver há alguns meses trabalhando no projeto, tentando priorizar o trabalho de sua equipe e tomando decisões que afetam a direção do projeto, você agradecerá a si mesmo por ter criado uma documentação clara desses objetivos de alto nível.
Crie uma visualização do ciclo de vida do projeto com aparência profissional
Verifique se o recurso visual do ciclo de vida do projeto está de acordo com a imagem da sua empresa para obter um design com aparência verdadeiramente profissional. Os usuários do Plano Empresarial da Venngage podem usar a ferramenta Minha Marca para aplicar as cores, logotipos e fontes da empresa automaticamente aos modelos da Venngage.
Os usuários do Plano Empresarial também podem convidar a comentar diretamente em seu design com o recurso de comentários da Venngage. Saiba mais sobre a ferramenta Minha Marca o Modo de Comentário e mais recursos da conta Venngage Empresarial.
2. O planejamento do projeto: descreva as tarefas e o cronograma a ser executado
Depois que sua proposta de projeto for aprovada, é hora de passar para a fase de planejamento do ciclo de vida do projeto.
O estágio de planejamento é quando você cria um plano de projeto abrangente, que envolve:
- Traduzir sua proposta em uma série de tarefas acionáveis e agendando-as no roadmap do projeto
- Documentar processos ou fluxos de trabalho que sua equipe usará (você pode usar um infográfico de processo para isso)
- Criar metas mensuráveis de curto prazo a partir das metas de alto nível do projeto
- Abordar possíveis problemas que poderiam atrapalhar o seu roadmap
Este plano do projeto será a fonte da verdade para sua equipe quando surgirem dúvidas, conflitos ou problemas ao longo do processo.
Vamos nos aprofundar no entregável mais importante do estágio de planejamento: o roadmap do projeto.
Crie um roadmap do projeto com tarefas e marcos
Criar o roadmap é uma das etapas mais importantes do ciclo de vida do gerenciamento de projetos e é crucial para organizar sua equipe e manter o trabalho no caminho certo. Um roadmap descreve as datas de início e fim de todas as principais tarefas envolvidas no projeto (além de quaisquer grandes marcos para os quais você está trabalhando).
Dica profissional: Use nosso criador de roadmaps para criar roteiros profissionais e envolventes.
Os gráficos de Gantt (como o abaixo) são uma ótima ferramenta para a elaboração de roadmaps do projeto, pois podem mostrar a duração e o tempo de várias tarefas dependentes. Eles são perfeitos para planejar e agendar e, por fim, monitorar o progresso ao longo do estágio de execução do ciclo de vida do projeto.
Qual é a melhor parte de se usar um gráfico de Gantt para o roadmap do seu projeto?
Você pode mostrar vários cronogramas simultâneos em um único gráfico, o que facilita a contabilização de dependências nas tarefas.
Por exemplo, este modelo de gráfico de Gantt mostra tarefas de projeto para várias equipes ao longo de alguns meses:
O formato de um gráfico de Gantt facilita a visualização e o ajuste de dependências muito mais do que uma planilha. Como ele é visual, fica fácil de ver, entender e fornecer comentários sobre as tarefas futuras.
Depois que seu roadmap estiver em vigor, a última etapa da fase de planejamento é montar sua equipe e dar o pontapé inicial, levando-o ao próximo estágio do ciclo de vida do projeto: a execução.
Confira esta postagem no nosso blog para obter mais modelos de gráfico de Gantt.
3. A execução do projeto: transforme seu plano em ação e monitore o desempenho
A fase de execução é o verdadeiro início do projeto, quando você executa todas as tarefas e atividades que mapeou no estágio de planejamento.
É aqui que a maior parte do trabalho ocorre, o que requer monitoramento constante. É possível que você tenha que ajustar suas metas e seu roadmap à medida que avança.
Como gerente de projeto, suas principais responsabilidades no estágio de execução do projeto são:
- Monitorar e controlar o processo de execução, revisando a qualidade do desempenho da equipe
- Ajustar e atualizar tarefas, metas e prazos para atender às condições em constante transformação
- Intermediar a comunicação entre sua equipe e as partes interessadas
Crie relatórios de status para comunicar o progresso da execução ao longo do processo de gerenciamento do projeto
Embora a maior parte do seu tempo durante o estágio de execução do processo de gerenciamento de projetos seja dedicado a monitorar e fazer ajustes para manter tudo no caminho certo, você também precisará manter os intervenientes atualizados com quaisquer alterações no status do projeto.
Usar um modelo de relatório de status do projeto, como o abaixo, garantirá que você não omita detalhes relevantes ao se comunicar com as partes interessadas.
Por exemplo, este relatório de status inclui uma visão geral do desempenho do projeto até o momento, além de marcos do projeto atualizados:
Embora esse modelo de relatório de status seja mais curto, concentrando-se em um resumo executivo, ele inclui espaço para anotações de cada representante da equipe:
Os KPIs e atualizações de orçamento também devem ser incluídos.
4. A conclusão do projeto: analise os resultados, resuma as principais aprendizagens e planeje as próximas etapas
Depois que você atingir suas metas de projeto e os resultados tiverem sido concluídos pelas partes interessadas, é hora da fase da conclusão do projeto.
No fase de conclusão do processo de gerenciamento de projetos, você:
- Apresenta os entregáveis
- Libera membros da equipe e recursos do projeto
- Analisa o desempenho no projeto em uma retrospectiva
Fazer uma retrospectiva significa analisar o sucesso do projeto e extrair os aprendizados que podem ser aplicados em outras ocasiões. Os projetos nunca existirão sem obstáculos e sempre haverá coisas a aprender, o que facilitará o andamento das suas empreitadas no futuro.
Existem várias maneiras de realizar uma reunião retrospectiva do projeto, mas tente identificar suas maiores vitórias e derrotas e encontrar soluções. Se você é um consultor externo, pode até pedir feedback ao seu cliente.
Registre suas anotações em algum lugar que seja acessível a toda a equipe, como uma planilha compartilhada (ou envie um e-mail após a reunião):
Outro dever de um gerente de projeto na fase de encerramento pode ser analisar o desempenho da equipe, com base na qualidade do trabalho e o grau de sucesso no cumprimento dos prazos.
Essas análises de desempenho podem ser entregues aos membros da equipe (ou superiores) na forma de um resumo visual fácil de ler, como o abaixo:
Mas lembre-se… seu projeto não estará completo até que todos os seus documentos tenham sido entregues e aprovados pelo cliente ou interveniente.
Use a Venngage para comunicar seu progresso ao longo do ciclo de vida do projeto
Qualquer gerente de projeto que se preze sabe que a comunicação clara é uma parte essencial de qualquer projeto bem-sucedido. A Venngage ajuda a tornar sua comunicação visual, para que você possa impressionar os clientes e manter sua equipe em harmonia.