Começar um emprego em uma nova empresa e com novos colegas é algo positivo, mas que pode trazer sentimentos comuns, como insegurança e até medo do processo de integração e adaptação.
Para esse momento tão importante do processo seletivo, e com o objetivo de que o novo colaborador seja integrado o mais rápido possível à nova equipe para começar a ser produtivo, surge o conceito de onboarding e, recentemente, onboarding digital.
Mais do que dar boas-vindas, são estratégias que visam fazer com que o funcionário sinta-se “em casa” e realmente abrace a cultura organizacional. Especialmente no momento de pandemia e de isolamento social, o desafio é aplicar essas estratégias de forma remota.
Neste artigo, o Tangerino – controle de ponto digital apresenta o conceito de onboarding digital e suas vantagens, além de dicas para aplicá-lo, na prática, para ter sucesso com o novo membro da equipe.
Conheça o onboarding digital e suas vantagens
Já tem um tempo que as empresas entenderam que para ter sucesso em suas estratégias de negócio precisam investir nas pessoas e na valorização do capital humano.
Um funcionário satisfeito, integrado e atuando na função certa, tende a ser cada vez mais produtivo e consegue visualizar o seu crescimento junto à empresa. Ele trabalha mais motivado e enxerga o quanto contribui para o negócio.
O onboarding é uma estratégia que trata dos processos antes, durante e depois da contratação de um novo funcionário, visando mais do que recebê-lo bem em seu primeiro dia de trabalho, oferecer todos os meios para que ele se sinta, ao longo dos meses, integrado e parte do time.
São técnicas de comunicação e integração, conduzidas pelo departamento de Recursos Humanos, que têm o objetivo de tornar esse novo funcionário preparado o mais rápido possível e, consequentemente, mais produtivo.
Essas ações, geralmente, são feitas presencialmente, quando o colaborador é apresentado à sua equipe e à empresa como um todo, iniciando sua integração. Porém, com a pandemia da covid-19 e o aumento da adoção do trabalho remoto, as empresas passaram a contar com o onboarding digital.
Diversos outros processos de gestão foram adaptados para o digital, considerando a necessidade de dar sequência às atividades da empresa, mesmo que todos não estivessem presentes.
É o caso, por exemplo, do controle de ponto, importante processo empresarial que cuida da jornada de trabalho e, além de entregar dados para o RH, resguarda o dia a dia dos funcionários, com os registros dos horários.
Com o home office, ferramentas disponíveis no mercado permitem que esse controle continue a ser feito, por exemplo, por meio de um aplicativo, instalado no tablet ou smartphone do colaborador, por onde ele realiza o registro de ponto de sua casa, sem precisar estar na empresa.
Com isso, as informações são enviadas imediatamente para o RH, fazendo com que o setor conduza da melhor forma o controle dos dados disponíveis, por exemplo, como o banco de horas ou horas extras.
O controle de ponto online, inclusive, é um importante aliado no processo de onboarding digital, permitindo que o funcionário acompanhe diariamente seus registros, de forma transparente e segura.
Como aplicar o onboarding digital em 5 dicas
Para aplicar essa estratégia de forma segura e que realmente trará resultados, algumas dicas precisam ser aproveitadas pelas empresas.
O processo de criação do onboarding digital deve ser planejado, avaliado e alterado sempre que necessário, para que faça sentido, considerando o contexto atual e as necessidades e condições da empresa. Para isso, veja estas dicas:
1. Planejamento e organização
Planeje e organize todo o processo, pensando em todos os detalhes e necessidades do funcionário, por exemplo, se ele precisará de uma máquina para trabalhar de casa, de forma que isso já esteja disponível quando ele chegar;
2. Utilização de ferramentas, app e softwares
Avalie e providencie todas as ferramentas e softwares que ele irá precisar para executar seu trabalho, como controle de tarefas, armazenamento em nuvem, softwares para reuniões online e app para troca de mensagens, e faça com que ele seja treinado e fique por dentro dessas ferramentas;
3. Criação de um padrão de qualidade
Crie um padrão para que o onboarding digital da sua empresa seja um processo de qualidade, estratégico e realmente aplicável, de modo que o novo colaborador consiga perceber o diferencial e o cuidado da organização;
4. Feedbacks do colaborador
Solicite ao colaborador que dê retornos e faça avaliações sobre o processo e que também contribua com sugestões e pontos de vista sobre o que a empresa tem feito, o que pode ser melhorado, mantido e até alterado;
5. Métricas para avaliar os resultados
Crie métricas que permitam ao RH realizar a mensuração dos resultados do onboarding digital, de forma quantitativa e qualitativa, de forma que seja possível reavaliar as etapas do processo, se necessário, sempre com foco no aprimoramento.
Tenha em mente que as dicas passadas tratam de etapas gerais e básicas, que podem ser aplicadas por qualquer negócio.
Mas é possível e até necessário adaptar à realidade da sua empresa. Além disso, a depender do público interno, do porte da empresa, do orçamento e equipe disponível é possível fazer ações ainda mais robustas.
O importante é não se esquecer de que todo esse projeto deve ser estratégico e ter um objetivo, com metas alcançáveis e sempre alinhadas ao contexto da empresa.
Vantagens que a empresa terá ao adotar o onboarding digital
Como já mostrado, o contexto da pandemia e do home office tornaram o onboarding um desafio ainda maior para as empresas, especialmente devido à falta de contato presencial.
Para isso, o onboarding digital surge, trazendo possibilidades de adaptações que devem ser estratégicas e com um objetivo claro. Assim, mesmo à distância, as empresas aumentam suas chances de ter sucesso com o engajamento do colaborador, garantindo vantagens competitivas.
São benefícios que a empresa tem considerando o público interno, principal foco de sua ação, mas também o externo, que acaba sendo impactado pelas mudanças que ocorrem internamente. Veja algumas das vantagens do onboarding digital:
- Integração real do novo funcionário, possibilitando que ele se sinta de fato acolhido e bem recebido pela nova empresa e pelos colegas de trabalho;
- A aceleração do processo de integração permite que o funcionário assuma o seu lugar e função mais rápido do que em empresas que não se preocupam com o onboarding digital, assim, sua produtividade é notada com menos tempo de empresa;
- Potencialização dos processos de recrutamento e seleção, com aumento da retenção de talentos, considerado como um dos principais desafios das empresas;
- Redução dos índices de turnover ou rotatividade (quando há um grande número de funcionários saindo e entrando da empresa em um curto espaço de tempo), aumentando as chances do funcionário permanecer por mais tempo na organização, tanto por decisão dele mesmo quanto da empresa;
- Percepção de marca empregadora no contexto do mercado, fortalecendo a imagem da empresa perante os públicos externos, já que a percepção que os colaboradores têm da empresa impacta diretamente nesse contexto.
Investir no bem-estar do colaborador, especialmente daquele que está chegando à empresa, é uma decisão acertada das empresas que enxergam interna e externamente. Além de facilitar a integração e adaptação do funcionário, o onboarding digital traz uma série de benefícios e vantagens competitivas para a empresa que serão observadas a curto, médio e longo prazo.