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10 modelos de guia passo a passo e como fazer um

By Jennifer Gaskin, Aug 31, 2023

10 modelos de guia passo a passo e como fazer um

Fazer com que todos em sua equipe saibam exatamente como realizar as tarefas necessárias para concluir seu trabalho com sucesso nem sempre é fácil. Afinal, não estamos vivendo em “A Matrix”, onde você pode simplesmente baixar instruções diretamente para o seu cérebro – pelo menos não ainda.

É aí que entram em campo os guias passo a passo. Essesmateriais de treinamento e desenvolvimento tem como finalidade fornecer diretrizes claras sobre como concluir uma tarefa, um projeto, um fluxo de trabalho ou qualquer outra coisa.

Use os exemplos deste artigo como inspiração e orientação para criar seus próximos guias ou comece algo totalmente do zero com o editor da Venngage.

Clique para avançar:

O que é um guia passo a passo?

Um guia passo a passo (também chamado de guia de instruções passo a passo) descreve as etapas necessárias para concluir uma tarefa específica. Aqui está um exemplo simples:

Modelo de infográfico de processo de design de produto

Se você já comprou um móvel para montar em casa sozinho, com certeza teve a ajuda de um guia passo a passo. E embora nem todos os guias que você irá criar para orientar a sua equipe sejam tão detalhados como um conjunto de instruções da Ikea, a sua função é exatamente a mesma: garantir que os parâmetros necessários para concluir uma tarefa sejam realizados corretamente.

(A propósito, se você realmente gosta de seguir passos… Confira as instruções para o LEGO Millennium Falcon. O manual traz uma descrição de 104 passos que mostram como montar as mais de 7.000 peças do famoso navio de Han Solo.)

No contexto de organização de trabalho, você pode usar diferentes tipos de guias passo a passo para treinar seus funcionários em um novo software ou para apresentar uma atualização dos procedimentos operacionais padrão. E eles também são uma adição inteligente a um pacote de integração para uma nova contratação. Observe que, além de fornecer informações detalhadas para a realização de tarefas, esses guias de instruções também podem ajudar as pessoas a solucionar problemas técnicos ou, até mesmo, explicar os prós e contras da criação de um plano de negócios.

Este guia passo a passo, por exemplo, explica aos funcionários do setor de turismo como seus clientes costumam escolher o destino e reservar seu pacote de viagem para a tão sonhada férias. Além de fornecer detalhes que eles talvez não saibam sobre como esse processo funciona, os elementos gráficos e os grandes números guiam os leitores pela página a cada nova etapa.

Modelo de infográfico de processo de reserva online

Por que usar um guia passo a passo para o seu negócio?

Além de garantir que as coisas sejam feitas corretamente, dividir um processo complexo em uma lista com itens detalhando os passos para sua execução ajudará a sua equipe ver que realmente é possível se chegar ao resultado esperado. Pense em um quebra-cabeça: você vê todas as peças dentro da caixa e pode ficar confuso. Mas indo passo a passo, eventualmente, a imagem será montada.

Quer um bom exemplo? Dê uma olhada neste guia prático eficaz:

Modelo de auxílio de trabalho para processo de resposta de suporte ao cliente

Este auxiliar de trabalho ajuda a transformar uma tarefa assustadora – lidar com críticas negativas – em algo que qualquer novo funcionário achará muito mais fácil. Um modelo como este é perfeito para processos com muitas partes móveis, já que os passos a serem dados seguirão de acordo com a forma como o cliente responde.

Além disso, documentar processos como instruções passo a passo também garante uma transição de conhecimento mais suave entre os membros da equipe — especialmente para novos funcionários. Ao continuar criando guias passo a passo para os membros da sua organização, você também contribui para a base de conhecimento interna da empresa e ajuda a evitar que as informações se percam ao longo dos anos.

Ainda não está convencido de que criar conteúdo visual para fins de treinamento é uma boa ideia? Temos uma pesquisa que pode fazer você mudar de ideia.

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O que um guia “como fazer” deve incluir?

Pode ser que o que eu diga agora soe um pouco confuso mas isso faz muito sentido, acredite. Se você deseja criar um guia passo a passo que tenha a funcionalidade de um guia “como fazer”, pode ser útil ter um guia passo a passo. Uau, agora me sinto em “A Origem”. De qualquer forma, aqui está o que um guia “como fazer” ou guia passo a passo deve incluir:

  • Nome da tarefa ou trabalho. Isso pode ser algo específico (como baixar um aplicativo) ou pode ser bastante amplo (como fazer marketing de afiliados).
  • Número de passos
  • Explicação do que acontece em cada etapa

Além desses três elementos básicos, uma infinidade de outros itens podem ser incluídos em seu guia de instruções ou guia passo a passo, e há um mundo de possibilidades para você dar vida a sua criatividade com o Venngage para Negócios.

Por exemplo, este modelo de guia passo a passo usa capturas de tela para ilustrar o que o usuário deve fazer em vários pontos:

Auxiliar de trabalho com capturas de tela

Isso pode ser extremamente útil para documentação de processo técnico, como quando você está integrando uma nova tecnologia ou software. Permitir que as pessoas não apenas visualizem as próprias etapas, mas também entendam como as coisas devem ser em cada uma delas pode ajudar a garantir que todos os passos sejam seguidos ao pé da letra.

Outra decisão importante a ser tomada é se o seu guia precisará ser impresso e, em caso afirmativo, como se dará esse processo. Considere estas questões:

  • Você imprimirá nas impressoras do escritório ou enviará para uma gráfica? Se for imprimir em casa, é uma boa ideia usar um design com tons de cinza, pois isso economizará tinta. Também é importante pensar em qual papel está disponível para você.
  • Você pode imprimir em um formato grande ou precisa ser tamanho carta ou A4?

Use este modelo de auxiliar de trabalho passo a passo para começar um guia de processo simples de cinco etapas que você pode imprimir em uma impressora padrão de escritório. Simplesmente atualize os ícones e o texto e ele estará pronto para utilização.

Modelo de auxílio de trabalho para processo de integração do cliente com instruções

Use este modelo de gerenciador de tarefas passo a passo para orientar um processo simples e o imprima em uma impressora de escritório padrão. Basta atualizar os ícones e o texto com suas informações e pronto.

Exemplo de guia passo a passo

Este infográfico de processo é um ponto de partida ideal para o seu guia passo a passo, especialmente se você precisar imprimi-lo em uma impressora comum, principalmente porque a maior parte está em tons de cinza, o que pode ajudar a economizar tinta. Além disso, há muito espaço para explicar cada uma de suas etapas em detalhes.

4 etapas para publicar um modelo de infográfico de processo administrativo de trabalho

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Como preparar um guia?

Entender o que seu guia passo a passo deve incluir e realmente montá-lo são duas coisas totalmente diferentes. Isso porque criar um guia passo a passo eficaz significa ser necessariamente muito detalhado em seu preenchimento.

Aqui está um detalhamento simples das etapas que você precisa seguir para criar um guia de instruções:

  • Passo 1: Nomeie o processo ou tarefa.
  • Etapa 2: Estabeleça os indivíduos ou departamentos responsáveis pela execução do serviço e determine quem na organização é responsável por monitorar e melhorar o processo, se necessário.
  • Etapa 3: Identifique as etapas ideais envolvidas para a conclusão bem-sucedida do processo ou tarefa. Entreviste os membros da equipe, se necessário.
  • Etapa 4 : Documente as etapas com todos os detalhes. Pense no seu público-alvo ao escrever suas listas – certifique-se de passar sua mensagem de um modo com o qual eles possam se identificar. Considere também o uso de recursos visuais — as opções populares incluem fluxogramaslistas de verificação e procedimentos operacionais padrão, entre outros.
  • Etapa 5: Determine se ou quando é apropriado desviar-se do processo e, em caso afirmativo, descreva os cenários em que isso pode ocorrer.
  • Passo 6: Coloque o processo em prática e monitore seu sucesso ou insucesso; considere quais medidas podem ser tomadas para melhorá-lo.

Mesmo no exemplo anterior de um amplo guia de instruções para fazer marketing de afiliados, ainda é necessário dar um passo para trás para ver tudo em uma perspectiva geral. O próximo passo é listar todas essas ações, isso permitirá que você veja se esqueceu algo importante.

Depois de listar todas as etapas (na ordem correta), basta usar um dos nossos modelos, ou criar um design do zero, e tentar pensar nas coisas da perspectiva de alguém que nunca executou esse tipo de tarefa antes. Eles terão o que precisam para começar (no caso de um guia passo a passo amplo) ou concluir totalmente uma tarefa específica (no caso de um guia de instruções com foco restrito)?

Guia passo a passo para marketing de afiliados

Como mostra este guia passo a passo, é importante manter o parâmetro de cada etapa o mais simples possível. Se você está com dificuldade em resumir o passo de uma etapa, é um sinal de que provavelmente ele deve ser dividido em pelo menos duas partes.

E, como em qualquer treinamento que você faz para seus funcionários, tente obter o feedback deles. Como foi a experiência deles durante o processo? Eles acharam o guia passo a passo útil? Como poderia ser melhorado para uso no futuro?

Como começar no marketing de afiliados, passo a passo

É claro que você deseja que qualquer material de treinamento que crie seja útil, então considere começar com um modelo como este. Ele te ajudará a fornecer o máximo de orientações durante o treinamento ou quando os membros da equipe estiverem concluindo tarefas por conta própria.

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Como criar um modelo de guia?

Provavelmente, você precisará de guias passo a passo para a realização de várias tarefas ou processos em sua empresa, e é por isso que sempre recomendo criar modelos a partir dos parâmetros de seu trabalho.

Se você estiver criando guias de instruções com o editor Venngage, basta escolher um modelo, editá-lo e escolher “Fazer uma cópia” ou “Salvar como modelo”:

criar um modelo de guia

Se você for um usuário Empresarial, também poderá compartilhar seu modelo de guia passo a passo com os membros de sua equipe e aproveitar a nossa ferramenta de colaboração em tempo real. Aproveite também a ferramenta Minha Marca e personalize o seu modelo com as cores do seu negócio.

venngage collaboration

Mas se você não estiver criando guias de instruções na Venngage, aqui estão algumas maneiras de criar modelos para uso futuro.

Depois de concluir um guia passo a passo que seus funcionários considerem útil, volte a ele e substitua seu conteúdo real por um texto de espaço reservado (aqui está um bom gerador de loremipsum) para que você não precise se preocupar com conteúdos desatualizados ou inapropriados em seu caminho para guias futuros.

Usando este infográfico passo a passo, por exemplo, substitua o título, ícones e texto para que você possa adicionar rapidamente as etapas de qualquer novo processo e reduza o tempo de criação do seu novo guia passo a passo.

Infográfico passo a passo

E cabe a você, é claro, mas geralmente deixo as imagens antigas no lugar como um lembrete de onde eu tinha trabalhos artísticos anteriormente. Isso é útil caso eu queira que meu novo guia se pareça com o antigo e, mesmo que não queira, é bom relembrar o que fiz anteriormente.

Modelo de infográfico de processo de mudança líder

Portanto, se eu estivesse transformando este infográfico de processo passo a passo em um modelo de guia, substituiria o texto pelo espaço reservado lorem ipsum, mas deixaria as fotos das pessoas no lugar para me lembrar do que funcionou (ou não). Mais uma vez, saber o que funcionou ou não é particularmente importante em um contexto de aprendizado edesenvolvimento.

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Resumindo: Sua empresa só terá sucesso se os membros de sua equipe forem bem treinados; quebre conceitos complexos para eles com guias passo a passo

Quer você esteja criando um pacote de integração, descrevendo um novo processo ou iniciando um grande projeto, os guias passo a passo são incrivelmente úteis para passar a informação necessária. A boa notícia é que eles são super fáceis de criar com a Venngage. É grátis para tentar!