Como criar job aids que melhoram o desempenho dos funcionários

By Bronwyn Kienapple, Feb 08, 2021

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Um ótimo job aid impulsiona a qualidade e/ou volume do desempenho dos funcionários, além de oferecer benefícios consistentes em termos de retorno sobre o investimento (ROI).

No entanto, os job aids são uma ferramenta extremamente subutilizada e mal compreendida.

Um sistema de suporte de desempenho sólido que ofereça resultados requer job aids verdadeiramente excelentes. Para isso, é necessário comprometimento por parte da gerência, participação dos funcionários e um design que seja atraente e simples de usar.

Como somos especialistas em design aqui na Venngage, vamos ensinar a você como produzir job aids poderosos e eficazes que melhoram o desempenho dos funcionários e ficam lindos também — mesmo que você não seja designer.

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O que são job aids? Definição

Job aids são instruções sobre como fazer uma tarefa relacionada ao trabalho. Eles também são conhecidos como one page, folhas de consulta, listas de direção, impulsionadores de memória e ferramentas de suporte de desempenho. Os job aids ajudam os funcionários a lembrar como realizar as tarefas e evitar erros.

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Geralmente são documentos impressos, embora também possam ser digitais — um arquivo PDF ou imagem salva em um computador, um vídeo, um aplicativo para smartphone, por exemplo. Na maioria das vezes, eles têm apenas uma página (ou menos).Os job aids não são treinamento. Os job aids são usados conforme surge a necessidade.

Os job aids não são ferramentas. Sua cadeira ergonômica não é um job aid.

O job aid dá suporte ao trabalho. Eles simplificam informações e processos para ajudar a orientar os funcionários no momento em que necessitam.

Como os job aids melhoram o desempenho dos funcionários

Profissionais de aprendizagem e desenvolvimento podem usar job aids para melhorar o desempenho dos funcionários.

É sério. O Peregrine Performance Group constatou que a proficiência dos funcionários aumentou 50% quando um curso de treinamento de uma semana foi reduzido para um dia e um job aid de oito páginas foi disponibilizado.

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Os job aids podem ajudar os funcionários a:

  1. Lembrar de como fazer algo após o treinamento
  2. Resolver um problema complexo no momento em que ele se apresentar
  3. Testar novos fluxos de trabalho ou adaptar-se a outras alterações

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Para fazer isso de forma eficaz, os job aids devem ser:

  1. Simples
  2. Altamente relevantes para a tarefa em questão
  3. Bem projetados, ou seja, fáceis de usar

Obviamente, um job aid mal projetado, confuso, escrito de forma inadequada ou incompleta fará mais mal do que bem.

Estamos aqui para ensinar a você como criar job aids envolventes e úteis. Vamos começar.

Como criar um job aid

Um texto e visuais marcantes são fundamentais ao criar um job aid. Dito isto, eles são apenas parte do processo.

Um job aid verdadeiramente excelente é criado com um resultado específico em mente, conta com o comprometimento dos gerentes e, uma vez criado, deve ser testado e revisado à perfeição.

Nesta seção, vamos ensinar como planejar, criar e testar seus job aids. E como a Venngage é uma ferramenta de design simples para comunicações empresariais, forneceremos muitas dicas fáceis e acionáveis para fazer com que seus job aids tenham uma bela aparência e sejam ainda mais eficazes.

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1. Reúna informações e consiga apoio

Um job aid eficaz é aquele que é feito especificamente para o seu público-alvo. O job aid é para executivos C-level ou funcionários de nível júnior? Ou para um cargo intermediário?

Certifique-se de que você está comunicando a mensagem certa, seja entrevistando um especialista no assunto ou até mesmo funcionários individualmente. Fazer pesquisa de audiência na internet é útil, mas sempre complemente-a com entrevistas individuais.

Concentre sua análise de necessidades no que seu público já sabe e no que ele precisa aprender com um job aid. Permita que os funcionários digam a você o que querem aprender. O 360Learning tem um ótimo guia sobre a abordagem da análise de necessidades de baixo para cima.

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Fonte

Com a análise de necessidades completa, você precisa ir atrás do apoio dos gerentes. Fale com eles sobre como o job aid será apresentado aos funcionários e quem se certificará de que seja usado. Esclareça as expectativas para os funcionários — como e quando o job aid deve ser usado e como eles receberão feedback.

Certifique-se de que sua estratégia de job aid esteja alinhada com os gerentes que a aplicarão! Garantir o alinhamento desde o primeiro momento aumenta muito as chances do seu job aid ser realmente eficaz.

2. Escolha um formato de job aid

O formato certo para o seu job aid depende em grande parte da tarefa em questão. Você está lidando com um processo passo a passo simples ou o funcionário precisa tomar decisões ao longo do caminho? Ele precisa verificar os pontos de uma lista ou registrar informações?

Você também pode considerar a mídia para seu job aid: um cartaz, vídeo, áudio, aplicativo ou folheto.

Na Venngage, nos concentramos em infográficos e documentos: diagramas passo a passo, checklists, fluxogramas, planilhas e muito mais. Portanto, vamos guiá-lo através do processo de criação de job aids gráficos que você pode usar sozinhos ou adicionar aos seus cartazes, vídeos ou aplicativos.

Job aids de passo a passo

Os job aids de passo a passo ajudam a visualizar direções e informações em uma sequência.

Use essa opção se a tarefa:

  1. É linear, sem caminhos alternativos.
  2. Não requer tomada de decisão.
  3. Precisa ser realizada em uma ordem específica.

Como projetar um job aid de passo a passo bem-sucedido:

  1. Adicione apenas as etapas mais relevantes para concluir a tarefa.
  2. Use ícones ou ilustrações como um lembrete visual rápido de cada etapa.
  3. Use o mesmo estilo de ícone/ilustração para criar uma consistência visual.
  4. Use um cabeçalho ou plano de fundo de cor diferente para cada etapa.
  5. Use verbos no início de cada subcabeçalho, por exemplo, definir metas, criar conteúdo.

Modelo de instruções passo a passo

Os infográficos passo a passo são ótimos para explicar um processo de forma simples e fácil. Primeiro, crie um esboço somente com texto. Organize seus passos, escreva os cabeçalhos e o texto explicativo. Agora você está pronto para começar a projetar!

Intimidado em ter que fazer o seu próprio layout? Modelos prontos, como o exemplo abaixo, eliminam qualquer dúvida ao criar um job aid. Escolha um modelo com a estrutura que você gosta e, em seguida, personalize as cores, ilustrações e texto.

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Modelo de procedimento passo a passo

Use uma introdução (curta!) em seu job aid para fornecer contexto ou orientações. Isto é especialmente útil para assuntos ou situações difíceis.

Por exemplo, um departamento de atendimento ao cliente precisa responder a comentários negativos, como no job aid de procedimento passo a passo abaixo.

A introdução deixa claro que os representantes devem responder em até 24 horas, especialmente se a avaliação for ruim.

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Job aids de passo a passo geralmente apresentam um formato de cima para baixo, com uma única coluna. Isso cria um fluxo de informações natural que orienta o leitor através de cada passo.

As informações também deve estar organizadas da esquerda para a direita — a direção que lemos de forma espontânea.

Ainda assim, você pode mudar um pouco as coisas alternando os passos numerados à direita ou à esquerda, como no exemplo abaixo. As ilustrações ajudam a guiar os olhos do leitor de passo a passo.

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Modelo de integração de novos usuários

Às vezes, um passo a passo em formato linear de uma coluna não funcionará como job aid para o seu caso.

Use duas colunas para comparar e contrastar e inclua cores diferentes para ajudar os funcionários a absorver melhor as informações. O modelo de integração de usuário usa azul e laranja, tanto no cabeçalho quanto nas duas colunas.

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Job aids de fluxograma

Os job aids de fluxograma ajudam os funcionários a tomar decisões e a concluir tarefas  com certas condições.

  1. Requer várias decisões de “sim” ou “não”.
  2. As decisões precisam ser tomadas em sequência.
  3. Serão concluídas de diferentes maneiras dependendo de cada decisão.

Como projetar um job aid de passo a passo bem-sucedido:

  1. Inclua uma breve introdução para oferecer contexto, mas apenas se isso for essencial.
  2. Use frases e palavras curtas.
  3. Certifique-se de que há muito espaço em branco.
  4. Use cores diferentes para contrastar caminhos alternativos.
  5. Use pontos lista para condensar instruções dentro de um nó.

Modelo de job aid para tomada de decisão

Os fluxogramas definitivamente precisam ser planejados. Esboce o número de etapas e decida o quão complexo você quer que ele seja.

Comece com uma tela em branco ou escolha um modelo que espelhe o processo que você deseja visualizar. Este job aid de fluxograma apresenta um design linear bastante simples. Independentemente da sua escolha, inicie o fluxo no canto superior esquerdo, pois é assim que as pessoas costumam ler.

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Mantenha o fluxograma simples! Inclua apenas pontos essenciais para que os funcionários possam acompanhar o fluxo com facilidade. Use cores contrastantes para diferenciar os fluxos, como o esquema em azul e amarelo acima.

Modelo de fluxograma de tomada de decisão

As pistas visuais são muito importantes para tornar os job aids de fluxograma fáceis de seguir. Coloque estágios paralelos nos mesmos níveis. No exemplo abaixo, os pontos à esquerda estão alinhados com opções paralelas à direita.

Use diferentes formas e cores para diferentes opções.

O indicativo “Comece aqui” está em um retângulo menor e escuro para que os funcionários saibam imediatamente por onde começar o fluxo.

As opções “sim/não” são círculos escuros. As instruções estão em retângulos verdes e os pontos finais, de “chamada encerrada”, em retângulos laranja menores. Muito fácil de entender.

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Se você preferir que o funcionário siga um caminho específico no fluxograma, coloque-o em uma cor diferente e mais chamativa. Por exemplo, o fluxo menos preferível pode estar em cinza, enquanto o ideal é destacado em uma cor verde viva.

Job aids de checklist

Os job aids de fluxograma ajudam os funcionários a tomar decisões e a concluir tarefas  com certas condições.

Use essa opção se a tarefa:

  1. Não precisa ser concluída em uma determinada ordem.
  2. Relaciona-se a planejar, inspecionar ou observar.
  3. Deve ser realizada do mesmo jeito toda vez.

Como projetar um job aid de checklist bem-sucedido:

  1. Use um verbo ou palavra de ação no início de cada item do checklist.
  2. Agrupe diferentes estágios em um processo usando cores.
  3. Ou separe os checklists em tabelas diferentes.
  4. Ignore quaisquer palavras longas ou jargões, a menos que sejam relevantes.
  5. (Opcional) Adicione uma introdução curta, com as informações mais importantes no início e no fim.

Modelos de checklist de trabalho

Um job aid de checklist pode ser uma visão geral generalizada de um processo longo ou algo mais detalhado. A formatação e a escolha de cores ajudarão a manter tudo organizado.

Experimente um formato de coluna única para visões gerais de nível superior. Você pode adicionar datas ou organizar por estágio, como no modelo de job aid de checklist abaixo. A codificação por cores ajuda a organizar as etapas visualmente.

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Na verdade, a maioria dos job aids de checklist precisarão ser divididos em seções, cada uma contendo apenas os passos mais importantes. Lembre-se, um checklist não pode fazer o trabalho de um funcionário. Você não está dando instruções, mas o quadro geral.

Certifique-se de que cada passo é curto e sucinto, ou seja, fácil de entender rapidamente. O modelo de job aid de checklist abaixo utiliza frases curtas e muito espaço em branco. As barras de cores definem cuidadosamente cada seção e um fundo branco e limpo mantém o foco nas tarefas.

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Modelo de checklist de práticas de segurança no trabalho

Agrupar tarefas é ainda mais útil em checklists mais detalhados, como no job aid de checklist de limpeza abaixo. Os funcionários não ficarão tão sobrecarregados, pelo contrário, eles se sentirão capacitados a reagir a uma lista (curta) de cada vez.

Isto é fundamental em checklists de práticas de segurança no trabalho, em que a saúde dos colaboradores está em jogo. A precisão é extremamente crítica, então talvez você tenha que ignorar nossa regra de um documento “curto e suave” e dar instruções mais detalhadas para garantir que ninguém deixe passar nada.

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Especialmente com tarefas que são concluídas diariamente, como processos de limpeza, procure obter feedback o mais rápido possível e revisar os itens da lista conforme necessário.

Checklists são documentos vivos e dinâmicos.

Peça contribuições e atualize a lista imediatamente. Assim, seu checklist se tornará mais eficaz e terá a adesão das pessoas que realmente o usarão!

Job aids de tabela de decisão

Estes job aids servem para ajudar os funcionários a tomar decisões — com certas condições.

Use essa opção se a tarefa:

  1. Tem muitas variáveis.
  2. Não precisa ser concluída em uma determinada ordem.
  3. Tem um número moderado de opções ligadas a cada variável.

Como projetar um job aid de tabela de decisão bem-sucedido:

  1. Atenha-se apenas às informações essenciais. Só os fatos, por favor.
  2. Use pontos lista com palavras e frases curtas.
  3. Adicione ícones a cada seção como uma referência visual rápida.
  4. Inclua um cabeçalho em negrito usando uma fonte grande.
  5. Use divisores de linha em cores diferentes para separar as seções.

Tabela de risco para tomada de decisão médica

A cor é a chave para destacar o risco em uma tabela de decisão. Um gradiente do verde (pouco risco) para o vermelho (alto risco) transmite bem a mensagem, e os ícones ajudam a apoiá-la. Você pode trocar os ícones para simbolizar a categoria ou identificar o tipo de risco envolvido.

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Job aids de guia de referência

Os job aids de guia de referência fornecem as informações que os funcionários precisam para concluir uma tarefa.

Use essa opção se a tarefa:

  1. Não precisa ser realizada em uma determinada ordem.
  2. Envolve dados que um funcionário precisa consultar.

Como projetar um job aid de guia de referência bem-sucedido:

  1. Use ícones simples ou ilustrações como pontos lista.
  2. Use o mesmo estilo gráfico em todo o documento.
  3. Use espaço em branco para evitar sobrecarregar o leitor com informações.
  4. Divida as informações em seções fáceis de digerir.
  5. Use frases e palavras curtas.

Modelo de guia de referência rápida

Os infográficos realmente se destacam como guias de referência: são claros, visuais e fáceis de seguir.

Veja como não sair dos trilhos com seu design: mantenha a consistência em todos os elementos, sejam eles formas, fontes de cabeçalho ou estilos de ícone.

Suas fontes de cabeçalho, subcabeçalho e corpo devem ser as mesmas. Se você usar ilustrações, todas elas devem seguir o mesmo estilo e ter as mesmas cores. Use as mesmas formas: quadrados para fundos e círculos para números, como no exemplo abaixo.

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O job aid acima é claro e esteticamente agradável porque:

  • As ilustrações são todas do mesmo estilo, tamanho e cores.
  • Os quadrados de fundo cinza são da mesma forma e estão todos alinhados, como se estivesse em um grid.
  • O esquema de cores, tamanho e fonte do texto são consistentes em todo o documento.
  • Há muito espaço em branco no fundo para evitar que o design fique desordenado.
  • O esquema de cores é simples, com azul-petróleo usado como uma cor de destaque para enfatizar as informações importantes.

Não se preocupe em adicionar muito “charme” ao seu job aid. Concentre-se em repetir elementos de design e em mantê-los alinhados e consistentes. Esta é a melhor maneira de tornar seu job aid acessível e eficaz.

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Novamente, o job aid de guia de referência acima está perfeitamente alinhado, os estilos de ícones são consistentes e há muito espaço em branco em torno de cada ponto.

Criar um alinhamento perfeito o deixa ansioso? Os modelos da Venngage fazem isso por você. Nossa função de substituição de ícones realinhará os elementos automaticamente. Há também guias inteligentes, que mostram como cada item está alinhado aos objetos próximos.

Outra dica: os ícones ajudam na compreensão e engajamento e tornam seus job aids mais acessíveis. Os símbolos ajudam aqueles com diferentes estilos de aprendizagem a entender melhor o seu job aid.

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Guia rápido do usuário de software de tecnologia

Ainda sobre o tema da acessibilidade, certifique-se de que qualquer texto esteja num nível de leitura que até pré-adolescentes possam entender e que suas fontes estejam legíveis. Suas fontes devem ser grandes e evite muitos “floreios” (fontes com serifa) e fundos padronizados a fim de manter o texto nítido.

O guia rápido do usuário abaixo tem um fundo cinza simples e usa consistentemente a mesma fonte simples.

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3. Escreva o job aid

Os job aids são instruções, então atenha-se a frases curtas que comecem com um verbo de ação.

Diga ao funcionário exatamente o que ele ou ela deve fazer. Seja direto.

Por exemplo:

  • Insira o endereço de e-mail e a senha da sua empresa.
  • Clique em “folga” na barra de navegação esquerda.
  • Pressione “5” quando solicitado.
  • Limpe sua mesa com os lenços desinfetantes fornecidos no final do dia.
  • Imprima o registro de chamadas passadas.

Seja consistente com seus verbos de ação. Se você escrever “digite seu nome de login/senha/dados” não escreva “insira seu nome de login/senha/dados” mais tarde. Fica muito confuso. Continue usando “digite”.

4. Teste seu job aid no mundo real

Antes de liberar seu job aid, teste um protótipo, incluindo apenas o texto e um design simples. Dê a algumas pessoas que realmente o usariam no trabalho e observe-os em ação, se possível. Obtenha feedback.

Revise o job aid até que se torne tão eficaz quanto possível.

Uma boa ideia é enviar um questionário aos seus funcionários para obter comentários e feedback. As perguntas podem incluir:

  • Algum passo não ficou claro?
  • Você ficou inseguro sobre alguma coisa?
  • Algum passo estava fora de ordem?
  • Os passos foram fáceis de seguir?
  • Você precisou de mais informações em algum momento?
  • Havia muita informação em algum momento?
  • Deixamos de abordar alguma coisa?

Em seguida, apresente suas descobertas para a equipe ou tomadores de decisão usando um infográfico.

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Não se esqueça de conseguir a aprovação de gerentes ou outras partes interessadas também. Seu apoio garantirá que o job aid seja realmente usado da forma pretendida.

Trabalhe com eles para descobrir se o job aid deve ser digital ou impresso e como ele deve ser distribuído. Seja específico sobre como os funcionários devem usar seu job aid: impresso e encadernado de uma maneira específica ou salvo como uma imagem em sua área de trabalho, por exemplo.

Talvez isso seja um pouco metalinguístico, mas você pode criar um infográfico para explicar como os funcionários devem usar seu job aid de infográfico. Edite este modelo na Venngage e transforme-o em “6 dicas para usar seu novo job aid”. Exclua seções conforme necessário e, em seguida, compartilhe ou baixe.

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Como comprovar a eficácia do seu job aid? Eis alguns indicadores:

  • Os resultados de satisfação do cliente melhoram.
  • As tarefas são concluídas com mais precisão.
  • Os gerentes recebem menos perguntas repetitivas dos funcionários.
  • Os funcionários relatam ganhos significativos de conhecimento e habilidades.
  • As medidas para determinar a produtividade aumentam.

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Coloque seus resultados em um relatório simples e fácil de digerir. Use este modelo e envie-o por e-mail ou messenger ou adicione-o a uma apresentação existente ou outro documento.

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Acima de tudo, não se trata apenas dos números. Você precisa contar uma história: o problema, as metas do job aid, casos de sucesso e o que precisa ser feito a seguir.

É por isso que os infográficos são ótimos para relatórios — eles combinam dados e narrativas em um formato atraente e fácil de entender.

Criando um job aid com a Venngage

A Venngage é uma plataforma de design simples, mas poderosa para criar infográficos e outros recursos visuais para empresas.

Como você viu, temos modelos de job aids específicos para você personalizar em nosso editor online e, em seguida, baixar para o seu computador. Você também pode começar a partir de uma tela em branco.

1. Escolha um modelo de job aid

Os modelos ajudam com a inspiração do design. Manter o layout ou mudá-lo radicalmente só depende de você!

Escolha o layout que você mais gosta para o seu job aid. Não se preocupe em escolher um modelo com as cores, imagens e fontes certas. Tudo isso pode ser alterado mais tarde.

Busque “job aid” ou qualquer outra coisa na nossa página de modelos, como “atendimento ao cliente”, “modelo passo a passo” etc. Se preferir, navegue pelos modelos neste blog post.

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2. Personalize seu modelo de job aid

Confira algumas maneiras rápidas de personalizar um modelo de job aid na Venngage:

  1. Clique para editar qualquer texto (e estilo de texto).
  2. Altere a cor de fundo ou adicione um padrão/gradiente.
  3. Adicione ou remova seções. Redimensione sua tela manualmente ou use o Redimensionamento Mágico, caso seja usuário do plano empresarial.
  4. Adicione as cores da sua marca e aplique-as a qualquer modelo automaticamente com a ferramenta Minha Marca (exclusivo para usuários do plano empresarial).
  5. Carregue seu logotipo.
  6. Acesse, a partir do próprio editor, nossa biblioteca de milhares de ícones e ilustrações gratuitas.
  7. Inclua gráficos ou tabelas e edite os dados e o estilo facilmente.
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Substituindo um ícone na Venngage com o nosso menu de substituição.

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3. Convide sua equipe para colaborar em seu job aid na Venngage

Convide pessoas para sua equipe com a Venngage Empresarial. Editem juntos e em tempo real. Adicione comentários, envie links privados e organize seus designs em pastas.

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Baixando o design da Venngage para o seu computador.


 

About Bronwyn Kienapple

Bronwyn Kienapple é responsável pelo marketing de conteúdo na Venngage. Ela também é rata de biblioteca, viajante do mundo, mãe de gatos e entusiasta da comida de rua mexicana.