Ao administrar um negócio, é crucial manter as principais partes interessadas, assim como os membros da equipe, atualizados sobre o andamento dos projetos em desenvolvimento. E um relatório de status do projeto é uma maneira eficaz de fazer isso.
Se você é o gerente de projeto ou o responsável por redigir relatórios para sua empresa, vai gostar de saber que existem muitas opções para preparar esse tipo de documento quando se trata de estilo, layout e formatação. Escolha o modelo de relatório de projeto adequado às suas necessidades e comece a editar imediatamente com o criador de relatórios fácil de usar da Venngage.
Clique para avançar:
- O que é um relatório de projeto?
- Por que os relatórios de status do projeto são importantes?
- Como faço para escrever um relatório de projeto?
- Quais são alguns dos melhores modelos de relatório de projeto que posso usar?
- Dicas para escrever um ótimo relatório de status do projeto
O que é um relatório de projeto?
Um relatório de projeto, também chamado de relatório de atualização do projeto ou relatório de progresso do projeto, é um documento que resume o status atual de um projeto ou iniciativa.
Aqui está um exemplo de modelo de atualização de projeto que cobre dados gerais do projeto, as suas realizações e se os objetivos foram concluídos no prazo:
É importante para a governança de projetos que sejam produzidos relatórios de status com frequência. Isso irá manter os membros da equipe, bem como as partes externas interessadas, atualizados sobre a integridade do projeto, além de facilitar o controle sobre o desempenho das ações planejadas.
Por que os relatórios de status do projeto são importantes?
Um relatório de projeto não é apenas um exercício para manter os membros de sua equipe informados. Ele também ajuda a evitar surpresas de última hora. Isso é especialmente importante quando você está trabalhando em projetos longos e complexos que podem durar vários meses ou até anos.
Se você mantiver todas as partes interessadas atualizadas sobre o progresso que está fazendo em direção ao seu objetivo, suas expectativas serão mais realistas e qualquer alteração no prazo de entrega de uma atividade não será um choque para elas. Isso significa que há menos riscos nas duas pontas.
Aqui está um exemplo de um modelo de relatório de projeto que pode ajudá-lo no monitoramento de seus projetos. Com ele você consegue visualizar as etapas que já alcançou e quaisquer possíveis alterações que são necessárias para chegar no objetivo final:
Além disso, ter uma ideia clara de como anda o desempenho dos trabalhos já realizados pode evitar obstáculos futuros. Isso porque esse controle permite que você tenha uma visão geral sobre o projeto e possa avaliar se o seu plano de ação está sendo executado conforme o esperado.
Este modelo de status do projeto coloca o foco em seus componentes vitais, bem como no responsável por cada um, para que os membros das equipes envolvidas possam ter acesso aos dados gerais do projeto e visualizar de forma mais fácil quem é responsável pelo quê:
O modelo usa cores fortes e uma tabela de fácil compreensão para que todos os interessados possam ver imediatamente os itens importantes. E se você quiser elevar ainda mais o nível do seu relatório de projeto usando um template personalizado com as cores, fontes e logotipo de sua empresa, você pode facilmente aplicar as cores de sua própria marca a este modelo usando a ferramenta Minha Marcada Venngage:
Como faço para escrever um relatório de projeto?
Há várias coisas que você precisará incluir no conteúdo do seu modelo de relatório de projeto. Primeiro, diga em qual nível do processo você está e liste os próximos passos que precisam ser dados. Em seguida, faça uma análise do desempenho até o momento destacando os principais resultados, e pontuando possíveis obstáculos e necessidades futuras.
Você pode criar um relatório de status de projeto profissional usando um criador de relatórios como o Venngage. A seguir vamos dar uma olhada em alguns exemplos.
Por exemplo, esse relatório de status trimestral que descreve os problemas que os projetos podem enfrentar e as diferentes maneiras que a equipe pode resolvê-los:
Cada relatório de projeto também deve incluir as seguintes informações: O que foi feito desde a última atualização, qual o prazo para conclusão do seu próximo conjunto de entregas e quais são os problemas que podem afetar esses prazos.
Veja como esses itens podem aparecer em um relatório de gestão de projeto:
Se os membros das equipes obtiverem atualizações regulares sobre o andamento do projeto, elas não precisarão de muitos detalhes. Pontos chaves sobre as tarefas principais geralmente são suficientes para empresas menores. Corporações maiores, porém, podem exigir um conteúdo mais detalhado de como o trabalho progrediu, mas não há razão para que alguém não possa lê-lo em cerca de 5 minutos.
Você pode finalizar os relatórios de projetos com uma breve avaliação sobre os resultados e uma análise se a estratégia em curso é de fato a mais eficaz ou se precisa ser alterada – mas não discuta essa parte antes de apresentar todos os dados primeiro. Isso é importante para manter a relação de confiança entre você e a equipe.
Quais são alguns dos melhores modelos de relatório de projeto que posso usar?
Quando se trata de relatórios de projetos, os modelos facilitam muito a nossa vida. Eles não apenas eliminam as suposições sobre o que incluir, mas também ajudam a garantir que todas as suas informações estejam organizadas e fáceis de ler.
Agora que sabemos por que os relatórios de projeto são importantes, vamos dar uma olhada em alguns modelos que você pode usar para criar para facilitar a gestão dos seus trabalhos. Aqui estão 10 modelos de relatório de status do projeto que são perfeitos para empresas de todos os tamanhos:
Modelo de Relatório de Projeto 1: O Relatório Básico
Este modelo de relatório de status de projeto muito simples inclui em seu conteúdo o básico: o que foi feito, o que falta fazer e quando você espera terminar. Ele é ideal para pessoas que não precisam de muitos detalhes sobre o trabalho e estão mais focadas no quadro geral.
Modelo de Relatório de Projeto 2: O Relatório Detalhado
Este modelo detalhado é perfeito para empresas maiores e que possuem um planejamento de projeto mais complexo. Seu conteúdo inclui informações sobre cada etapa da implementação do projeto e as principais tarefas que estão sendo realizadas. Isso também pode incluir o orçamento do projeto, informações sobre áreas importantes e outros fatores de controle.
Modelo de Relatório de Projeto 3: Os Relatórios Mensais
Este modelo de relatório de projeto mensal é ideal para empresas com projetos que precisam ser atualizados todos os meses, tornando mais fácil para os membros da equipe se manterem informados sobre o andamento do projeto. Esse tipo de relatório também apresenta uma lista com marcadores e é simples e direto.
Observe como o modelo inclui uma variedade de ícones para facilitar a leitura do relatório e destacar ainda mais os principais marcos.
Se você quiser substituir esses ícones, basta clicar duas vezes em um e escolher a alternativa na lista. Mais de 40.000 ícones e ilustrações da Venngage para ajudá-lo a visualizar seus modelos de gerenciamento de projetos da melhor maneira possível.
Aqui está outro modelo de relatório mensal, mas este destaca o sucesso do trabalho ao longo do cronograma do projeto:
Este modelo de relatório de marco é perfeito para empresas que desejam acompanhar seu progresso em relação a objetivos específicos. Você também pode incluir espaços para documentar quais tarefas foram concluídas, o que ainda precisa ser feito e como esse trabalho afeta o plano geral.
Modelo de relatório de projeto 4: o relatório trimestral
Se as partes interessadas quiserem atualizações mais detalhadas do que as contidas em uma atualização mensal, opte por este modelo de relatório trimestral. Seu template é mais longo e inclui todas as informações da versão mensal, mas divide cada estágio em trimestres para que eles possam ver quanto progresso foi feito desde o último trimestre ou verificar onde as coisas estão em comparação com o cronograma original.
Modelo de relatório de projeto 5: os relatórios semanais
Para uma visão ainda mais detalhada do que está acontecendo, você pode usar este modelo de relatório semanal de status do projeto. Ele contém todas as funcionalidades de um relatório de projeto: a visão geral do projeto, o escopo do projeto, bem como o status dos marcos do projeto – tudo examinado ao longo de uma semana.
Aqui está outro modelo de relatório semanal, mas este é um pouco diferente: ele se concentra no trabalho da equipe durante a semana:
Os membros da equipe podem usar este modelo de relatório para apresentar suas tarefas e entregas semanais, que podem pertencer a um determinado projeto ou não. Ele costuma ser mais usado em stand-ups internos do que em reuniões de atualização de projetos para o cliente.
Modelo de relatório de projeto 6: o relatório de problemas
Se o seu projeto encontrar algum problema, é importante documentá-lo em um modelo de relatório de problemas como este. Este modelo inclui espaço para você listar a situação, quem está trabalhando nela e quais os prazos para que ela seja corrigida.
Modelo de Relatório de Projeto 7: O Relatório de Solicitação de Mudança
Este modelo de relatório de solicitação de alteração é ideal para empresas que fazem alterações progressivas em seus projetos com frequência. Ele inclui espaço para você listar a alteração, quem fez a solicitação e quando ela foi aprovada.
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Modelo de Relatório de Projeto 8: O Relatório de Avaliação de Risco
Um relatório de avaliação de risco é obrigatório para qualquer empresa que queira evitar possíveis problemas no futuro. Este modelo inclui uma seção para você listar os riscos, quem está ciente deles e o que pode ser feito para mitigá-los.
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Modelo de relatório de projeto 9: o relatório do gráfico de Gantt
Se você se sente mais confortável trabalhando com gráficos de Gantt, este modelo de relatório de gráfico de Gantt é perfeito para você. Ele inclui uma seção para cada estágio do progresso do trabalho como espaços para você documentar as datas de início e término.
Para obter mais exemplos de gráficos de Gantt sendo usados em relatórios, confira este artigo: 11 modelos e exemplos de gráfico de Gantt para gerenciar projetos.
Modelo de relatório de projeto 10: o resumo executivo
Assim como o nome diz, um resumo executivo é uma breve sinopse do relatório de status do projeto que será entregue para gerentes e executivos que não têm tempo para ler relatórios longos. Ele inclui tudo, mas de uma maneira mais resumida.
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Dicas para escrever um ótimo relatório de status do projeto?
Faça os melhores relatórios de projetos seguindo essas dicas.
Criar um esboço
Sem um esboço você pode se perder nos detalhes do seu projeto e esquecer de incluir informações importantes. Um esboço ajuda a organizar pensamentos e ideias para uma comunicação clara. Ele serve como um resumo conciso, que ajuda o seu público alvo a entender rapidamente o que está acontecendo no projeto.
Entenda seu público
Compreender o seu público pode ajudar os gerentes de projeto a adaptar o conteúdo dos seus relatórios de acordo com as informações que ele precisa saber. Por exemplo, se for um relatório rápido, verifique se há imagens para facilitar o entendimento. Se seu conteúdo for direcionado a professores universitários ou pessoas da área, o uso de jargão significativo e linguagem técnica como “reestruturação cognitiva” pode ser útil para esclarecer assuntos de conhecimento profundo.
Comunique-se de forma clara e concisa
É importante que os relatórios sejam claros e concisos para que os leitores saibam o que está acontecendo. Caso contrário seu leitor se perderá nos detalhes do seu projeto e esquecerá de se atentar a informações importantes.
Os relatórios de status tendem a ser longos e cheios de linguagem densa. No entanto, existem maneiras de torná-los mais leves.
- Primeiro, use frases e parágrafos curtos.
- Em segundo lugar, certifique-se de que suas informações sejam fáceis de seguir usando cabeçalhos e sistemas de numeração.
- Por fim, use uma linguagem clara e concisa, evitando jargões e termos técnicos.
Forneça detalhes quando solicitado
Se os leitores quiserem saber sobre cada etapa e para onde elas levam, forneça a eles os detalhes solicitados. Os detalhes podem ser úteis para entender o processo do seu projeto.
Um sumário pode ser útil para leitores que desejam encontrar rapidamente informações específicas em seu relatório. Ele também ajuda a organizar seus pensamentos e facilita o acompanhamento do relatório.
Mantenha-o em duas páginas ou menos
É melhor manter seus relatórios em duas páginas ou menos. Caso contrário, seu leitor pode se perder nos detalhes do seu projeto e não conseguir entender informações importantes.
Manter seu relatório curto pode ajudar os leitores a entendê-lo mais rapidamente. Os leitores são frequentemente interrompidos todos os dias e só conseguem ler pequenos pedaços de informação de cada vez. Essa é uma maneira fácil para facilitar a leitura deles e te ajudará a permanecer na mesma página.
Em conclusão: Um relatório de status do projeto é essencial para atualizar as partes interessadas sobre a saúde do projeto
Para cada projeto, é essencial ter um relatório de status para que todos os envolvidos tenham uma compreensão clara do seu andamento e do que está acontecendo.
Vários programas de software podem ajudá-lo a criar facilmente relatórios de status do projeto. Programas como Microsoft Project, G Suite e Asana têm recursos que permitem documentar tarefas, acompanhar o progresso e criar gráficos e planilhas para ajudar a ilustrar suas descobertas.
No entanto, para relatórios de status do projeto fáceis de seguir e visualmente atraentes para que você possa apresentá-los aos seus clientes, eu indico usar os modelos da Venngage. E o melhor! É grátis para começar.