Instruções de trabalho e procedimentos operacionais padrão (POPs) são ferramentas de gerenciamento e revisão de projetos usadas pelas empresas para tornar um processo mais detalhado e prático.
Eles garantem o cumprimento adequado e eficiente das tarefas que constituem os processos centrais e as principais atividades operacionais de uma empresa.
Neste artigo, você verá uma extensa descrição de cada um desses termos e poderá conferir as semelhanças e diferenças entre eles para descobrir qual é o mais adequado para sua organização.
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Clique para avançar:
- O que é POP?
- O que é uma instrução de trabalho?
- Diferença entre instruções de trabalho e POPs
- Quando usar instruções de trabalho versus POPs
- Perguntas frequentes
O que é POP?
Para fornecer uma definição clara de um POP (procedimento operacional padrão), devemos primeiro diferenciar um processo de um procedimento.
Um processo é uma série de ações ou etapas executadas com o objetivo de se alcançar um determinado resultado, enquanto um procedimento comunica as práticas e técnicas específicas para realizar um processo. Isso significa que um procedimento é uma versão mais detalhada de um processo.
Dessa forma, um procedimento operacional padrão ou POP é uma documentação formal de um processo ou atividade de rotina em uma organização. Ele fornece informações gerais sobre a atividade e concentra-se na especificação de detalhes como as pessoas e os recursos necessários para concluí-la.
Elementos para a elaboração de procedimentos operacionais padrão:
- Qual é a atividade
- Quem executa a atividade
- Quando a atividade é realizada
Por exemplo, este modelo de lista de verificação POP identifica a publicação em blogs como sendo a atividade, e os redatores, editores e gerentes de conteúdo são as pessoas envolvidas.
Quem precisa de um POP?
Os procedimentos operacionais padrão são atribuídos a diferentes departamentos ou unidades de negócios para manter e cumprir os regulamentos do setor e garantir a padronização nos processos.
Os gestores podem usar essa ferramenta para coordenar e atribuir tarefas e medir o desempenho individual dos membros da equipe. Ao mesmo tempo, os POPs produzem uma orientação clara de como os funcionários devem seguir para obter consistência e eficácia.
Quais são os casos de uso de um POP?
Os procedimentos operacionais padrão cobrem os processos, políticas e padrões que mantêm uma organização funcionando. Eles podem ser usados para diversos fins, incluindo:
- Documentar processos ou estabelecer cronogramas rígidos e procedimentos específicos
- Integração e treinamento de novos funcionários
- Controlar a qualidade e consistência do produto ou serviço
- Simplificar o gerenciamento de desempenho
- Garantir a padronização das atividades e o cumprimento dos regulamentos
Por exemplo, este POP documenta as 7 etapas envolvidas no processo de gestão de talentos de uma empresa:
O que está incluído em um POP?
Não existe uma norma oficial sobre como preparar um POP. No entanto, uma lista de verificação de procedimento operacional padrão geralmente possui 3 elementos principais:
- Um título que identifique claramente o procedimento ou atividade
- O procedimento, que inclui sua finalidade, escopo, requisitos e resumo de suas etapas
- Uma lista de verificação de atividades para controle e garantia de qualidade
Aqui está um exemplo de lista de verificação POP para um trabalho de limpeza. Nela você pode ver como é feita a distribuição de todas as etapas para a realização da atividade de acordo com os protocolos de saúde e segurança:
O que é uma instrução de trabalho?
Por outro lado, as instruções de trabalho são documentos que contêm orientações muito específicas sobre como realizar uma determinada tarefa.
Uma instrução de trabalho explica e descreve detalhadamente as etapas necessárias para concluir uma tarefa e como executar cada etapa corretamente.
Este exemplo mostra as instruções passo a passo que o time de atendimento deve seguir para responder a uma avaliação negativa de um cliente:
As instruções de trabalho concentram-se na orientação de uma atividade ou tarefa específica. Geralmente envolvem a participação de uma pessoa com uma função em uma única unidade de negócios.
Por outro lado, os procedimentos operacionais padrão podem consistir em mais de uma tarefa e, portanto, incluir múltiplas instruções de trabalhos e envolver diversas funções e departamentos.
Quem precisa de uma instrução de trabalho?
Os trabalhadores em ambientes altamente controlados necessitam de instrução de trabalho detalhada para ajudar a orientá-los na execução de suas atividades com segurança, precisão e eficácia.
Neste sentido, as instruções de trabalho se configuram como um bom sistema de gestão capaz de garantir que a melhor forma de realizar uma tarefa seja claramente comunicada.
Uma vez implementados, tanto as instruções de trabalho como os procedimentos operacionais padrão tornam-se métodos e diretrizes obrigatórios no local de trabalho.
Quais são os casos de uso de uma instrução de trabalho?
Enquanto os POPs são responsáveis por “o quê”, “quem” e “quando”, as instruções de trabalho respondem ao “como” em um processo. Sua construção busca garantir a conclusão bem-sucedida das tarefas que compõem as operações diárias de uma empresa. Além disso, eles podem ser usados para:
- Minimizar riscos e erros
- Padronizar e simplificar fluxos de trabalho
- Resolver problemas
- Promover a segurança no local de trabalho
- Melhorar processos e produtividade
Por exemplo, o modelo abaixo contém um guia detalhado com etapas completas sobre como usar um sistema de gerenciamento de funcionários para agilizar o processo de registro de ponto e transações.
O que está incluído em uma instrução de trabalho?
Também não existe uma maneira padrão de criar instruções de trabalho. Embora esses documentos sejam mais detalhados que os POPs, e tenham procedimentos e instruções mais elaboradas, geralmente eles podem ser compactados em menos de uma página. Mas atenção para não esquecer de elementos importantes, como:
- Título e descrição
- Objetivos
- Propósito
- Escopo
- Requisitos
- Instruções passo a passo completas
- Resultados esperados
Aqui está um exemplo de instrução de trabalho que ajuda os colaboradores a aprenderem como usar o Google Meet:
Qual é a diferença entre instrução de trabalho e POP?
As instruções de trabalho e os POPs se enquadram nos auxílios de trabalho que visam melhorar a eficiência e a qualidade do trabalho em uma organização. No entanto, embora possam ser semelhantes em estrutura, as instruções de trabalho e os POPs têm funções e conteúdos diferentes.
Os POPs resumem as especificações de um processo, enquanto uma instrução de trabalho é reduzida a uma tarefa individual e detalha cada uma das etapas descritas em um POP.
Como você pode ver, este procedimento operacional padrão apresenta as diferentes atividades e etapas envolvidas no treinamento de uma nova contratação:
Enquanto isso, esta instrução de trabalho discute cada etapa da integração de maneira detalhada:
Isto significa que a distinção entre estes documentos está na sua utilização e grau de detalhe. As instruções de trabalho são mais aplicáveis no contexto das operações diárias de uma empresa, enquanto os POPs tornam os processos mais sistemáticos do ponto de vista da gestão.
Num sistema de gestão da qualidade, as instruções de trabalho e os POP pertencem a uma hierarquia de documentos processuais.
No primeiro nível estão os manuais que servem como ponto de referência para metas, objetivos e responsabilidades. Enquanto isso, os POPs e as instruções de trabalho compreendem o segundo e terceiro níveis, respectivamente.
Quando usar: Instrução de trabalho vs POP
A instrução de trabalho é usada para estabelecer uma maneira uniforme de realizar uma tarefa. Esses documentos geralmente incluem imagens, gráficos e ilustrações com o objetivo de fornecer mais informações e uma melhor demonstração das etapas.
Os POPs, por outro lado, são usados em circunstâncias que exigem um curso de ação padrão. Eles são utilizados para padronizar processos e servir como diretrizes para atividades rotineiras.
Perguntas frequentes sobre instruções de trabalho e POPs
Qual é a diferença entre POP e PCO?
Enquanto os procedimentos operacionais padrão se concentram em atividades rotineiras, os procedimentos de controle operacional (PCO) são medidas que as empresas precisam seguir para controlar impactos ou riscos significativos.
Os controles operacionais podem variar de acordo com fatores humanos ou ambientais capazes de impactar o planejamento e o cumprimento das operações e atividades. O manuseio, armazenamento e descarte de resíduos perigosos é um exemplo.
Os procedimentos de controle operacional são documentados através de POPs e instruções de trabalho.
Qual é a diferença entre política, procedimento e instrução?
As políticas refletem os valores da sua empresa e devem reger as operações comerciais e influenciar positivamente o comportamento do seu funcionário.
Um procedimento diz às pessoas como colocar estas políticas em prática – especificamente aos gestores, para que possam implementá-las.
Por fim, as instruções de trabalho especificam como realizar tarefas específicas.
Concluindo: as instruções de trabalho e os POPs têm usos e benefícios distintos que podem melhorar o desempenho do seu negócio
O sucesso de um negócio dependerá de instruções de trabalho e POPs claros, abrangentes e organizados que facilitem o acesso da sua equipe ao conhecimento e, consequentemente, a execução bem-sucedida dos processos e operações de negócios.
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