Você já fez parte de um projeto que não correu como o previsto?
Não é muito bom, concorda?
Isso leva à perda de tempo, desperdício de recursos, além de ser muito frustrante para todos os envolvidos.
É por isso que é tão importante criar um plano de gerenciamento abrangente antes que seu projeto arranque.
Neste guia, exploraremos como criar e projetar um plano de gestão do projeto bem-sucedido.
Se preferir, confira nossos modelos de plano de gerenciamento de projetos.
O que é um plano de gestão de projetos?
Trata-se de um documento formal que define como um projeto será executado. Ele descreve o escopo, as metas, o orçamento, o cronograma e os entregáveis de um projeto, e é essencial para manter as coisas no caminho certo.
Um plano de projeto deve ser escrito durante o estágio de planejamento do ciclo de vida do projeto e deve ser aprovado pelas partes interessadas antes que se possa avançar para a fase de execução.
Se alguns desses termos forem novos para você, você pode se informar com esta postagem sobre os termos usados no gerenciamento de projetos (em inglês).
Isso significa que seu plano de projeto deve ser envolvente, organizado e completo o suficiente para obter o apoio dos stakeholders.
Leitura adicional: Gerenciar projetos é algo novo para você? Leia nossa postagem no blog sobre os 4 estágios do ciclo de vida do projeto.
Quais são as partes de um plano de gestão de projetos?
Antes de começar a montar seu próprio plano, você deve estar familiarizado com os principais componentes de um plano de projeto típico.
Um plano de gestão de projetos deve incluir as seguintes seções:
- Sumário executivo: Uma breve descrição do conteúdo do relatório
- Escopo e entregáveis do projeto: Um resumo dos limites do projeto e uma descrição de como ele será dividido em resultados mensuráveis
- Cronograma do projeto: Uma visão de alto nível das tarefas e marcos do projeto (os gráficos de Gantt são úteis para isso)
- Recursos do projeto: O orçamento, pessoal e outros recursos necessários para atender às metas estabelecidas
- Plano de gerenciamento de riscos e problemas: Uma lista de fatores que podem inviabilizar o projeto e um plano de como os problemas serão identificados, abordados e controlados
- Plano de gerenciamento da comunicação: Um plano de como a comunicação da equipe e das partes interessadas será tratada ao longo do projeto
Basicamente, um plano de projeto deve informar às partes interessadas o que precisa ser feito, além de como e quando.
Dito isto, não se deve usar uma abordagem única para todos os casos. Todos os planos de gestão do projeto devem ser adaptados ao setor e às circunstâncias específicas a cada situação.
Por exemplo, este plano de marketing parece voltado para o cliente e destina-se a vendas aos clientes em agências:
Por outro lado, este plano de desenvolvimento comercial se concentra em objetivos específicos e oferece um cronograma detalhado:
Com esses princípios esclarecidos, daremos algumas dicas para você criar um plano de gerenciamento de projetos atraente e profissional.
Leitura adicional: Caso queira criar uma proposta, leia nosso guia detalhado sobre propostas comerciais. Depois, experimente nossos modelos de proposta de trabalho ou modelos de proposta comercial.
Como se escreve um plano de gestão de projetos?
1. Destaque os principais elementos do seu plano de projeto em um sumário executivo
Um sumário executivo é uma breve descrição do conteúdo principal de um plano de projeto.
Geralmente, é a primeira coisa que as partes interessadas leem, por isso essa seção deve agir como uma versão resumida do plano no geral.
O valor, as metas, os produtos e serviços a serem entregues e os marcos importantes de um projeto podem ser o foco, mas lembre-se de ser conciso (afinal de contas, é um resumo). Primeiro, certifique-se de desenvolver uma prova de conceito.
Neste exemplo, um sumário executivo pode ser dividido em colunas para contrastar o problema existente com a solução do projeto:
O formato de duas colunas com cabeçalhos claros ajuda a dividir as informações, facilitando muito a leitura rápida.
Aqui está outro exemplo de sumário executivo do plano de gerenciamento de projetos. Este destaca visualmente as principais conclusões com fontes grandes e ícones úteis:
Nesse caso, os fatos e números destacados são particularmente fáceis de analisar (o que certamente deixará seus stakeholders felizes).
Mas seu sumário executivo nem sempre poderá ser tão simples.
Para projetos maiores, o sumário executivo deve ser mais longo e detalhado.
Este modelo de plano de gerenciamento de projetos possui um sumário executivo com muito texto, embora os cabeçalhos em negrito e as cores de fundo diferentes evitem uma aparência sobrecarregada:
Também é uma boa ideia dividi-lo em seções, com um cabeçalho para cada uma delas:
Independentemente de como você organiza seu sumário executivo, lembre-se de fornecer às partes interessadas uma prévia do que está por vir no restante do plano de gerenciamento de projetos.
2. Represente visualmente o cronograma do projeto com um gráfico de Gantt
Um cronograma do projeto cuidadosamente planejado é a chave para o sucesso de qualquer projeto. Sem ele, o seu projeto provavelmente irá desmoronar em uma confusão de prazos perdidos, má administração da equipe e alterações que surgem no decorrer do caminho.
Felizmente, ferramentas de planejamento de projetos, como os gráficos de Gantt e cronogramas de projeto, facilitam a criação do cronograma. Você pode representar visualmente cada tarefa do projeto, adicionar marcos importantes e procurar dependências ou conflitos que não foram contabilizados.
Por exemplo, este modelo de gráfico de Gantt descreve atividades de alto nível do projeto ao longo de todo um trimestre, com tarefas codificadas por cores e equipe:
Um roadmap de alto nível como o descrito acima é provavelmente suficiente para o seu plano de gerenciamento de projetos. Cada equipe poderá consultar esse cronograma ao longo do processo para garantir que está no caminho certo.
Contudo, antes do início do projeto, investigue e divida as responsabilidades do projeto por membro da equipe, como neste exemplo de gráfico de Gantt:
Nas fases posteriores de execução e monitoramento do projeto, você não se arrependerá de ter criado um roteiro visual detalhado que poderá acompanhar e ajustar conforme as coisas mudam.
Você também pode usar uma ferramenta de gerenciamento de projetos para manter sua equipe organizada.
Leitura complementar: Confira nossa postagem com exemplos de gráficos de Gantt e mais dicas sobre como usá-los ao gerenciar projetos.
3. Esclareça a estrutura da equipe do seu projeto com um organograma
Um dos aspectos mais difíceis do planejamento do projeto é criar uma equipe e alinhá-la com o que se pretende atingir.
E alinhar sua equipe tem tudo a ver com comunicação – comunicação dos objetivos do projeto, comunicação das solicitações das partes interessadas, comunicação da lógica por trás das grandes decisões… e assim por diante.
É aqui que a boa documentação do projeto é crucial! Você precisa criar documentos que sua equipe e suas partes interessadas possam acessar quando tiverem dúvidas ou precisarem de orientação.
É fácil de documentar visualmente a estrutura da sua equipe com um organograma como este:
Em um organograma, você deve incluir algumas informações básicas, como hierarquia da equipe e informações de contato dos membros. Dessa forma, as partes interessadas têm todas as informações necessárias na ponta dos dedos.
Além disso, você pode indicar as responsabilidades de alto nível de cada membro da equipe e os canais de comunicação internos (para que sua equipe saiba exatamente pelo que é responsável).
Confira outro modelo simples de estrutura organizacional que você pode usar como ponto de partida:
Crie um organograma com o nosso criador de organogramas.
4. Organize os fatores de risco do projeto em uma estrutura de detalhamento de riscos
Uma parte importante do planejamento do projeto é identificar os fatores que podem atrapalhar a sua jornada e apresentar planos e processos para lidar com esses fatores. Isso geralmente é chamado de gestão de riscos.
O primeiro passo para elaborar um plano de gerenciamento de riscos é listar todos os fatores em jogo, e é aí que uma estrutura de detalhamento de riscos vem a calhar. Uma estrutura de detalhamento de riscos é uma representação hierárquica dos riscos do projeto, organizada por categorias.
Este modelo mostra os riscos do projeto divididos em riscos técnicos, de gerenciamento e externos:
Depois de criar sua estrutura de detalhamento de riscos, você estará pronto para mergulhar profundamente em cada risco (para avaliar e planejar quaisquer ativadores e resultados).
5. Planeje com antecedência: crie relatórios de status do projeto para comunicar o progresso às partes interessadas
Como mencionei anteriormente, a comunicação é fundamental em qualquer projeto.
Mas, mesmo assim, algo que muitas vezes é ignorado pelos gerentes de projeto é um plano de gerenciamento de comunicação – um roteiro de como a equipe do projeto se comunicará com as partes interessadas do projeto. Muitas vezes, a comunicação interna do projeto está padronizada para e-mails “ad-hoc” ou reuniões de última hora.
Você pode evitar isso planejando com antecedência e incluindo um modelo de relatório de status do projeto como parte do seu plano de comunicação.
Veja um exemplo simples de relatório de status do projeto que você pode enviar semanalmente às partes interessadas:
Esse tipo de relatório é inestimável para comunicar atualizações sobre o andamento do projeto. Ele mostra o que você realizou em um formato claro e consistente, o que pode ajudar a sinalizar os problemas antes que eles surjam, criar confiança com as partes interessadas e facilitar a reflexão sobre o desempenho do projeto quando você atingir seus objetivos.
Você também pode incluir um relatório de status mais amplo para atualizações maiores mensal ou trimestralmente, como o exemplo abaixo:
O modelo acima permite que você informe seus stakeholders sobre atualizações mais importantes, como novos requisitos orçamentais, datas de conclusão revisadas e classificações de desempenho do projeto.
Você pode até incluir uma visualização dos marcos do projeto atualizados, como podemos observar no exemplo abaixo:
Modelos de plano de gestão de projetos
Um plano de gestão de projetos é provavelmente o entregável mais importante que suas partes interessadas receberão de você (além do projeto em si).
Ele contém todas as informações que as partes interessadas usarão para determinar se o seu projeto receberá o OK para avançar ou se será descartado.
É por isso que é uma boa ideia começar com um modelo de plano de gestão do projeto. O uso de um modelo o ajudará a organizar suas informações de maneira lógica, garantindo que elas sejam atraentes o suficiente para prender a atenção do público.
Modelo de proposta para licitação de construção
Sua proposta para licitação de construção provavelmente está competindo com vários outros concorrentes. Portanto, é importante fazer a coisa certa.
Comece com uma visão geral meticulosa do projeto, como na segunda página deste modelo:
Embora esse projeto possa ser semelhante a outros que você fez no passado, é importante definir os detalhes.
Isso também ajudará você a entender o escopo do trabalho, para que você consiga estimar os custos adequadamente e chegar a uma cotação que não seja muito alta ou baixa.
Modelo simples de plano de gestão de projetos
Este modelo simples de plano de gerenciamento de projeto expõe claramente todas as informações que suas partes interessadas vão precisar:
Modelo simples de plano de comunicação de gerenciamento de projetos
Uma parte essencial do gerenciamento de projetos é garantir que todos estejam informados, ou seja, que todos saibam como, onde, com e quando a equipe comunicará durante o curso do projeto.
A chave é descobrir que tipo de comunicação é valiosa para as partes interessadas e o que é simplesmente complicado demais e não levará a boas decisões.
Este modelo descreve claramente todos esses fatores, o que ajudará a gerenciar as expectativas e eliminar a confusão sobre o que será comunicado e quando:
Modelo de plano de projeto de desenvolvimento comercial
O modelo de plano de gestão de projetos abaixo é simples e minimalista, mas usa um layout exclusivo e recursos visuais para criar uma visão geral do projeto fácil de ler e de pesquisar.
Este modelo é perfeito para gerenciar construções ou para qualquer projeto técnico:
Ao escolher um modelo de plano de projeto, procure um que seja flexível o suficiente para acomodar as alterações que suas partes interessadas possam solicitar antes de aprovarem o projeto. Nunca se sabe o que pode mudar nos estágios iniciais do planejamento de um projeto!
Conclusão: melhores práticas ao criar um plano de gestão de projetos
- Use cabeçalhos, colunas e destaques para facilitar a leitura do sumário executivo
- Represente graficamente o cronograma do seu projeto com um gráfico de Gantt (codificando tarefa por cores, departamento ou membro da equipe)
- Use recursos visuais como gráficos organizacionais e estruturas de detalhamento de riscos para se comunicar com todos os envolvidos
- Escolha um modelo flexível que possa ser atualizado para se alinhar às solicitações das partes interessadas