A comunicação eficaz com uma equipe de trabalho remoto sempre foi um dos maiores desafios na transição para uma cultura de trabalho sem escritório.
Muitas “nuances” das conversas cara a cara podem ser perdidas por e-mail. Além disso, como você constrói uma cultura de escritório sem ter um?
A Venngage, como muitas empresas de tecnologia, conta com uma política de trabalho remoto flexível. De fato, 13% de nossos funcionários trabalham remotamente em período integral.
Mudar para uma estrutura de trabalho remota pode parecer assustador no começo, mas se você seguir nossas 10 dicas simples para a comunicação eficaz com uma equipe remota, certamente verá os benefícios.
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- Esteja preparado para se adaptar aos desafios do trabalho remoto
- Faça verificações regulares junto de sua equipe remota
- Invista em softwares e tecnologias de comunicação colaborativas
- Use recursos visuais para explicar processos
- Crie a cultura da empresa de forma online
- Apresente argumentos e ideias visualmente
- Evite documentos de texto chatos usando imagens e recursos visuais
- Defina prazos claros e estabeleça expectativas
- Estabeleça diretrizes de comunicação
- Confie na sua equipe e colegas de trabalho
1. Esteja preparado para se adaptar de forma rápida
O trabalho remoto vem com seu próprio conjunto de desafios. Especialmente se você já trabalhou em funções “de escritório”, pode ser difícil adaptar-se a ter que definir seu próprio horário, levar suas comunicações para o ambiente digital e entender que não dá para ser produtivo trabalhando na cama.
Mas se você estiver ciente das dificuldades, estará mais preparado para enfrentá-las.
Use um modelo de mapa mental para enfrentar os obstáculos que o trabalho remoto pode trazer
Antes de sua equipe transitar para o trabalho remoto, pense em quais obstáculos você poderá enfrentar. Considere pontos como comunicação, dificuldades técnicas, procrastinação e equilíbrio na vida profissional. Pode ser útil anotar esses obstáculos em um mapa mental, pois isso o ajudará a desenvolver soluções.
Também é importante garantir que você comunique efetivamente quaisquer alterações na equipe. Se estiver mudando para um trabalho totalmente remoto, envie a seus funcionários uma carta formal sobre a mudança, em um papel timbrado da empresa.
Pense também em criar um documento de políticas. Na Venngage, usamos infográficos para comunicar nossas políticas! Um formato simples de perguntas e respostas pode ajudar a garantir que suas políticas sejam totalmente compreendidas pela equipe.
2. Faça verificações regulares junto de sua equipe remota
O trabalho remoto pode ser solitário. É importante fazer verificações regulares junto de sua equipe.
Na Venngage, realizamos videoconferências usando o Google Hangouts para analisar trabalho, ideias e apenas para nos atualizarmos. Planejamos duas reuniões por semana, mas estamos sempre abertos a chamadas ad-hoc, se alguém quiser apresentar ideias.
A colaboração ainda existe em nossas equipes – mesmo que de um jeito um pouco diferente!
Além das reuniões de vídeo regulares, temos um Slack muito ativo. Com canais para tudo, de #Content-Team a #Great-music, falamos uns com os outros todos os dias.
As verificações não são apenas boas para a motivação. Ao fazê-las regularmente, você ficará ciente de quaisquer obstáculos atuais ou potenciais antes que eles se tornem um problema.
Use um modelo de relatório diário de atividades para acompanhar o progresso
Um relatório diário de atividades facilita o rastreamento das verificações. Dessa forma, você poderá rastrear problemas e progressos que, de outra forma, passariam despercebidos ou seriam deixados de lado em um cenário de trabalho remoto.
3. Invista em softwares e tecnologias de comunicação colaborativas
Se algumas de suas melhores ideias costumam surgir durante discussões em equipe, o trabalho remoto talvez pareça um desastre para você. Mas com um bom software colaborativo, é possível recriar essa experiência típica dos escritórios.
Na Venngage, usamos uma combinação do Slack para mensagens e do Google Hangouts para chamadas de vídeo. Quase diariamente alguém envia uma mensagem ao canal compartilhado do Slack, dizendo: “Eu tenho uma ideia, o que você acha?”
O software compartilhado pode ser o segredo para uma boa colaboração
Também utilizamos softwares compartilhados que facilitam nosso trabalho. Uma ferramenta como o Buzzstream nos ajuda a coordenar campanhas de e-mail e o Google Docs serve para facilitar a redação de postagens para blogs em conjunto.
Também usamos o recurso Venngage Teams, que permite que nossas contas individuais acessem apresentações e documentos compartilhados. Ser capaz de trabalhar de forma colaborativa em uma apresentação significa que nossa reunião semanal é muito mais eficiente. Não é mais necessário clicar em conjuntos de slides individuais!
Explique claramente os processos de colaboração com o fluxograma
Ao fazer a transição para uma nova estrutura remota, pode ser difícil adotar processos de colaboração. Certifique-se de que toda a equipe entende como, quando e por que a colaboração deve ser usada criando um fluxograma simples.
Um fluxograma é ótimo para descrever todas as variáveis em uma situação, e usar este recurso visual é mais fácil do que ter que explicar o processo repetidamente.
4. Use recursos visuais para explicar processos
Quando estou tentando explicar um processo ou uma ideia, eu movimento muito as mãos. Às vezes, rabisco em um pedaço de papel. Sei quando minha explicação está fazendo sentido, pois observo a reação das pessoas.
Como isso se transfere para o trabalho remoto?
Um diagrama pode ser a solução. Os diagramas foram projetados para serem fáceis de entender e podem ser uma ótima maneira de comunicar processos ou ideias difíceis.
Um diagrama de processo simples, como o mostrado abaixo, pode ser compartilhado com sua equipe remota para garantir que os processos sejam seguidos de maneira consistente. Usando ícones simples e frases curtas, fica fácil explicar as coisas.
Também é ótimo ter um recurso visual de uma página, porque você pode enviá-lo para os novos membros da equipe como parte do processo de integração. Isso economiza tempo a longo prazo.
Você também pode visualizar sua estratégia com um plano do projeto!
5. Crie a cultura da empresa de forma online
Se seu escritório fosse remoto em período integral, do que você sentiria mais falta? Das pessoas, provavelmente.
A cultura da empresa contribui muito para bons ambientes de trabalho. Grande parte dessa cultura é formada pela maneira como as pessoas se tratam. Isso pode significar uma conversa rápida enquanto se faz café ou um “happy hour” depois do expediente.
Os funcionários gostam de se sentir valorizados.
Celebre seus funcionários com um infográfico de envolvimento
Você não precisa criar grandes recompensas ou prêmios sofisticados para mostrar a seus funcionários que eles são valorizados. Um simples infográfico comemorativo, compartilhado com toda a equipe, pode ser uma ótima maneira de mostrar que seu trabalho árduo é reconhecido.
Use um modelo de funcionário do mês, como o exemplo abaixo, para uma comemoração rápida e fácil:
Além de celebrar os funcionários, como você cria uma cultura de escritório quando está trabalhando remotamente?
O profissional de marketing de conteúdo Ryan McCready trabalha remotamente na Venngage há 6 anos. O conselho dele?
“Comunique-se muito com seus colegas enquanto trabalha remotamente. Não tenha medo de falar sobre tudo o que falaria no escritório e muito mais. Compartilhe fotos do seu almoço, seus cães ou seus filhos. As pessoas realmente procurarão uma conexão humana depois de alguns dias.”
Transporte o escritório para o mundo online com convívio e eventos digitais
Criar atividades divertidas online também pode ser uma maneira de levar a cultura do escritório para toda a equipe. Questionários, pesquisas de opinião e até apenas discussões sobre o mais recente episódio de um programa de TV são suficientes. O bate-papo no trabalho não precisa ser exclusivamente sobre trabalho.
Na Venngage, organizamos uma noite com um jogo de perguntas virtual que todos os nossos funcionários podem participar, independentemente de onde estejam geograficamente localizados.
Um convite simples pode ser criado rapidamente para informar aos funcionários sobre seus eventos digitais.
6. Apresente argumentos e ideias visualmente
Apresentar ideias pessoalmente é muito mais do que apenas um conjunto de slides. A energia na sala, a confiança na sua voz e até a quantidade de pessoas presentes fazem uma enorme diferença na forma como sua apresentação é recebida.
Mas e quando você está apresentando pela internet? É mais difícil transmitir essa energia.
Em vez disso, concentre-se em slides com design elegante e atraentes. Escolha um layout nítido com uma forte chamada para a ação, esquemas de cores simples, diagramas e ícones.
Incentive sua equipe remota a criar apresentações para transmitir ideias ou comentários sobre os resultados.
Quer fazer uma apresentação visualmente deslumbrante? Confira nosso guia de design de apresentações
7. Evite documentos de texto chatos usando imagens e recursos visuais
Geralmente, as pessoas não gostam de ler um enorme bloco de texto. Mas quando você está trabalhando remotamente, isso pode ser mais fácil.
Em vez disso, verifique se todos os documentos são visuais e atraentes. Faça uso de cabeçalhos, toques de cores, imagens e até infográficos.
Um ícone bem colocado ou um detalhe colorido pode elevar a qualidade do documento e fazer com que as pessoas queiram lê-lo. Mas não exagere: use uma paleta de cores restrita (preto, branco e duas outras cores, no máximo) e certifique-se de deixar bastante espaço em branco ao redor das imagens.
Use um modelo para criar relatórios e planos atraentes
Muitas vezes, é mais fácil escrever um relatório no Word, simplesmente porque você não tem experiência em design ou a confiança para criar algo original por conta própria.
Mas existem muitos modelos criados profissionalmente disponíveis para você usar e tornar suas informações atraentes.
O plano de projeto abaixo poderia facilmente ter sido um documento de texto, mas, adicionando fotos, fontes, cores e uma textura de fundo, o relatório ficou imediatamente mais interessante.
O mesmo vale para quaisquer números ou dados que você precise apresentar. Em vez de apenas uma tabela em um slide, por que não visualizar algumas dessas informações em gráficos ou infográficos? Criar um infográfico pode parecer complicado, mas a visualização de dados é uma maneira muito fácil de incentivar o engajamento com seus leitores.
Aprenda a apresentar dados visualmente
8. Defina prazos claros e estabeleça expectativas
Ao trabalhar remotamente, é muito fácil atrair a procrastinação. A menos que você tenha um escritório interno dedicado, provavelmente acabará trabalhando no seu quarto, na cozinha ou na sala de estar.
Evite possíveis distrações, estabelecendo prazos e expectativas muito claros de trabalho remoto e faça verificações com frequência para garantir que sejam cumpridos.
Na Venngage, a menos que indicado de outra forma, esperamos que o colaborador esteja online, com boa conexão à internet e disponível durante o horário de expediente, caso tenha optado por trabalhar remotamente. Tal expectativa ajuda as pessoas a permanecerem responsáveis.
Outro ponto que também precisa estar bem definido é o horário do expediente. Trabalhar em casa não significa trabalhar o tempo todo. Incentive sua equipe a se desconectar no final do dia e lidere pelo exemplo: não responda a mensagens fora do horário de trabalho.
Crie uma checklist de expectativas para colaboradores ou projetos remotos
Depois de concordar com seus funcionários remotos sobre as expectativas, por que não criar uma checklist visualmente atraente para que todos possam consultar como referência?
A checklist não precisa ser complicada, mas você pode usar cores e ícones para ajudar a diferenciar itens de linha diferentes por importância ou assunto.
Planeje seus projetos minuciosamente para manter sua equipe remota no caminho certo
É comum que os membros de uma equipe remota trabalhem em diferentes fusos horários. O planejamento rigoroso da sua campanha ou projeto ajudará a manter seus colaboradores no caminho certo.
Um diagrama de planejamento, fluxograma ou mesmo um relatório de plano de projeto podem ser usados para identificar todos os marcos que precisam ser atingidos para uma execução bem-sucedida.
9. Estabeleça diretrizes de comunicação
Outro elemento-chave para trabalhar remotamente é ter diretrizes claras sobre a comunicação. Elas não precisam ser complicadas: basta definir que tipo de comunicação é apropriada e em quais situações.
Por exemplo, você pode usar o Slack para conversas gerais, mas solicite que todas as decisões ou assuntos oficiais sejam confirmados por e-mail. Peça que as mensagens sejam enviadas apenas no horário de expediente e que a comunicação de emergência seja por telefone.
Também é importante estabelecer diretrizes sobre o que é e o que não é apropriado em relação a palavrões, linguagem explícita e tópicos/assuntos.
Crie um manual do funcionário que descreva as expectativas para sua equipe
Mencione estas diretrizes no manual do funcionário, para que todo novo colaborador fique ciente ao entrar na empresa.
10. Confie na sua equipe e colegas de trabalho
Fica muito difícil trabalhar de forma eficaz com uma equipe remota a menos que confie no seu pessoal.
Funcionários remotos não estão presentes no escritório, portanto, pode ser um desafio fazer verificações em um base ad hoc. Microgerenciar por e-mail é frustrante para todos os envolvidos.
“Sou capaz de realizar minhas tarefas sem sentir que alguém está controlando o que faço o dia todo. Isso porque eu conquistei um nível de confiança com meus colegas e gerentes. Se você trabalha em um campo criativo como o nosso, realmente precisa dar um passo atrás e deixar sua equipe ser criativa.”
Em vez disso, contrate pessoas nas quais você possa confiar e dê espaço a elas. Só porque você não consegue vê-las trabalhado, isso não significa que eles não estejam trabalhando.
Trabalhar remotamente pode ser uma experiência incrivelmente gratificante para as equipes remotas e gerentes. Siga estas dicas para aproveitar ao máximo essa experiência e bom trabalho!
Mais recursos para se comunicar com uma equipe remota:
Como fazer um infográfico em 5 passos (Guia)
O que é um plano de marketing e como criar um (mais de 20 modelos de plano de marketing)
33 Modelos de apresentação e dicas de design para prender a atenção do público