Passados meses do início da pandemia de Covid-19, com a mudança imprevista na rotina de trabalho presencial e com a modalidade de trabalho remoto vindo para ficar em muitas organizações, certas ações precisam ser adotadas como hábito.
Realizar a gestão de jornada de trabalho remoto é uma dessas ações. Isso porque hoje, com as diversas ferramentas de home office disponíveis no mercado, graças à tecnologia, é possível realizar à distância vários processos que antes só eram conduzidos presencialmente.
Neste artigo, o Tangerino – controle de ponto digital fala da importância da empresa controlar a jornada de trabalho dos trabalhadores remotos, os principais prejuízos quando há erros no espelho de ponto, além de dicas para aumentar a produtividade com a gestão da jornada.
A importância de fazer a gestão da jornada de trabalho remoto
O controle de horas trabalhadas precisa ser feito de maneira eficiente. Muitas empresas migraram para o home office pela primeira vez e, por isso, a tolerância para inconsistências no controle de ponto talvez pudesse ser maior nos meses iniciais, mas agora é importante que haja coerência e planejamento.
Organizações que sempre atuaram de forma tradicional ― com o trabalho presencial e o excesso de monitoramento das equipes por parte dos gestores ― com a pandemia, se viram obrigadas a mudar radicalmente sua atuação.
Com isso, as lideranças passaram por períodos de insegurança, tentando encontrar formas de realizar a gestão dos funcionários da melhor maneira, sem perder o controle e o acompanhamento das atividades, da realização de tarefas e do cumprimento de prazos e dos horários de trabalho.
Além disso, para essas organizações mais tradicionais, muitos processos não pareciam possíveis de serem realizados à distância, percepção que pode ser facilmente mudada com a existência de tecnologias e ferramentas disponíveis no mercado.
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É o caso da gestão da jornada de trabalho remoto, que pode ser realizada de diversas maneiras e, com a tecnologia, mesmo com funcionários atuando de casa, mostrou-se possível e até facilmente gerenciável.
Realizar a gestão da jornada de trabalho é fundamental não apenas para monitorar e conhecer a atuação dos colaboradores, mas também resguardar a empresa de possíveis problemas na justiça, além de erros de cálculos na hora de fechar a folha de pagamento.
Especialmente com o home office, realizar o controle de ponto online tem se mostrado algo fundamental e que gera retornos visíveis para a empresa, a curto e longo prazo.
Principais prejuízos de um espelho de ponto ineficiente ou com erros
O espelho de ponto está diretamente ligado à gestão da jornada de trabalho. Nele, estão disponíveis as principais informações para realizar o pagamento de salário dos funcionários, como horas trabalhadas, taxa de absenteísmo e horas extras.
Com essas informações, que são obtidas a partir do registro de ponto feito pelo funcionário, é possível conhecer a fundo a realidade das equipes, evitar prejuízos financeiros e até mesmo entender estrategicamente questões como a produtividade do seu time.
Veja abaixo os prejuízos mais comuns que podem ocorrer nas empresas que não fazem uma gestão da jornada de trabalho corretamente:
Aumento no número de processos trabalhistas
Os processos trabalhistas podem surgir, por exemplo, caso um funcionário vá à justiça e alegue que está fazendo horas extras e não sendo pago por elas, ou que esse período não está sendo computado no banco de horas.
Caso a empresa não tenha como comprovar o registro de ponto e deixe de apresentar um relatório que mostre a jornada do colaborador, ela poderá enfrentar sérios problemas, inclusive o pagamento de multas.
Pagamento incorreto por parte da empresa
Nesse caso, o cálculo incorreto pode acabar levando a um pagamento para mais, trazendo prejuízos financeiros para a empresa; ou para menos, fazendo com que o funcionário deixe de ganhar o que é seu por direito.
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Essas incoerências de cálculos também afetam o pagamento de impostos e até mesmo os repasses de FGTS e IRRF, por exemplo.
Dados incoerentes sobre faltas, atrasos e horas extras
A falta de conhecimento e controle sobre a realidade da jornada de trabalho dos funcionários é extremamente prejudicial para a empresa, não apenas do ponto de vista financeiro.
Conhecer o perfil da equipe e ter acesso a questões sobre pontualidade e atraso auxilia inclusive no entendimento sobre o perfil dos colaboradores e no planejamento da empresa como um todo.
Além disso, por exemplo, aquele funcionário que está chegando atrasado demais ou acumulando muitas horas extras sem necessidade precisa ser alertado. E informações como essas só podem ser coletadas de maneira confiável através da correta gestão da jornada.
Gestão da produtividade implicada
A produtividade só pode ser avaliada quando a empresa reúne informações como jornada de trabalho e tarefas realizadas.
A partir dessas informações, é possível identificar funcionários que conseguem produzir muito em um período curto e aqueles que levam mais tempo para finalizar uma tarefa.
Sem esses dados corretos é difícil conhecer a realidade da empresa e até planejar ações como recolocação de funcionários, redistribuição de tarefas e até mesmo realização de treinamentos para agilizar os processos e aumentar a produtividade.
Comprometimento da gestão dos colaboradores externos
Fazer a gestão do trabalhador externo é um dos grandes desafios das empresas que atuam com essa modalidade de funcionários que, geralmente, não são acompanhados o dia todo e não registram o ponto.
De acordo com a Consolidação das Leis do Trabalho – CLT empresas com mais de 20 funcionários são obrigadas a realizar algum tipo de controle de jornada, seja interna ou externa.
Porém, o Artigo 62 da a CLT diz que, se houver incompatibilidade com a fixação de horários, as organizações estão desobrigadas de realizar esse controle.
Hoje, no entanto, com diversas tecnologias disponíveis, além da publicação da Portaria 373 do Ministério do Trabalho, que abriu espaço para o uso de métodos alternativos de controle de ponto, esse problema pode ser resolvido desde que a empresa passe a contar com essas facilidades.
3 dicas para aumentar a produtividade com a gestão da jornada de trabalho remoto
Algumas ações, rotinas e ferramentas ajudam a empresa a incentivar e acompanhar de perto a produtividade dos colaboradores que estão atuando remotamente. Veja dicas para colocar em prática:
1.Crie uma rotina de comunicação e acompanhamento
A distância e o rompimento do contato pessoal com os colegas de trabalho pode ser algo tranquilo de se lidar para algumas pessoas, mas para outras, pode ser bastante desafiador.
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Além disso, manter a comunicação em dia é uma maneira da empresa reforçar o engajamento e a conexão dos funcionários com a organização. Para isso:
- tenha uma rotina de reuniões semanais ou em determinados períodos para ouvir a equipe com sugestões, passar informações importantes ou novos procedimentos e até mesmo falar sobre assuntos leves;
- estabeleça as orientações sobre como deve ser a comunicação entre as equipes, como horários, por exemplo;
- defina um meio de comunicação específico pelo qual as equipes devem se comunicar e concentrar as demandas gerais.
2.Determine as regras para o trabalho remoto
Como já mencionado, o momento de emergência da pandemia passou e agora as empresas têm condições de organizar seus processos de maneira coordenada no contexto do trabalho remoto.
Para isso, é muito importante que sejam definidas regras em todos os aspectos, desde os meios de se comunicar e realizar as tarefas, até mesmo em relação à gestão da jornada de trabalho.
As mudanças e novos procedimentos devem ser não apenas repassados, mas reforçados em materiais (job aids), reuniões e pelas chefias diretas. Determinar fluxos, e avaliar alterações sempre que necessário, são as garantias do bom andamento desse modelo de trabalho.
3.Conte com a tecnologia em todos os processos possíveis
A tecnologia, sem dúvidas, é um dos principais facilitadores do trabalho remoto. Com as diversas ferramentas existentes, é possível comunicar-se, realizar a organização e entrega de tarefas e até mesmo a gestão da jornada de trabalho remoto, sem a necessidade de estar fisicamente presente para cumprir esses processos.
Comunicação
Diversos aplicativos, muitos deles gratuitos, foram criados para facilitar a comunicação, com a troca de mensagens, vídeos, áudios e arquivos.
Além dos populares WhatsApp e Telegram, existem outros como o Slack, que também cumpre esse papel e, para fugir dos aplicativos do dia a dia, que podem ser focos de distração, essa pode ser uma alternativa utilizada para as empresas.
As videoconferências também têm sido uma das formas de comunicação mais utilizadas, com o home office. E para as empresas não faltam opções, como os já muito utilizados Skype e Zoom, além do Google Meet, que permite a integração do app com outros serviços da Google, como a agenda, e-mail e outros serviços do Google.
Marcação de ponto online
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A gestão da jornada de trabalho remota poderia ser um grande problema há alguns anos, mas hoje, com todas as alternativas disponíveis, como o uso de aplicativo de controle de ponto, funcionários podem marcar o ponto de onde estiverem, por meio do seu smartphone ou tablet.
Além disso, há ferramentas que oferecem também a opção do check in georreferenciado, que atrela a conclusão de uma tarefa ao local. Essa possibilidade pode ser utilizada por colaboradores externos que fazem entregas ou serviços a domicílio, por exemplo.
Assim, os funcionários se organizam com relação ao horário de trabalho, mesmo estando em casa, e a empresa consegue monitorar a realização de tarefas e avaliar a produtividade das equipes.
Realizar a gestão da jornada de trabalho remoto pode ser um desafio para muitas empresas, mas, graças à tecnologia, essa tarefa pode ser conduzida com agilidade, segurança e entrega de dados importantes para avaliar a produtividade dos colaboradores que estão atuando à distância.