Com instruções de trabalho claras, concisas e coerentes, você pode orientar o treinamento, o desempenho e a avaliação dos funcionários, manter os padrões de qualidade e melhorar a eficiência no local de trabalho.
Neste guia, vamos nos aprofundar na definição de uma instrução de trabalho, sua finalidade e benefícios, e como ela deve ser escrita.
Em seguida, usando a Venngage para Treinamento e Desenvolvimento (em inglês), você poderá criar instruções de trabalho detalhadas e acionáveis que beneficiarão tanto os colaboradores quanto a empresa.
Clique para avançar:
- O que é uma instrução de trabalho?
- Porque as instruções de trabalho são importantes?
- O que deve ser incluído em uma instrução de trabalho?
- Como escrever instruções de trabalho em 8 passos
- Perguntas frequentes sobre instruções de trabalho
O que é uma instrução de trabalho?
Uma instrução de trabalho é um documento escrito que fornece passos claros e precisos para realizar uma única instrução.
O exemplo abaixo descreve os passos específicos para arquivar e aprovar um pedido de reembolso de despesas dos funcionários:
As instruções de trabalho descrevem a maneira correta de realizar uma determinada tarefa ou atividade. Cada tarefa faz parte de um processo maior, portanto, todos os passos devem ser seguidos de maneira adequada para que a tarefa seja executada corretamente. Caso contrário, outros aspectos do negócio serão afetados.
As instruções de trabalho podem ser chamadas de guias de trabalho, job aids ou procedimentos operacionais padrão. No entanto, as instruções de trabalho diferem dos três.
Uma instrução de trabalho é mais detalhada do que um procedimento operacional padrão e é obrigatória, ao contrário de um guia de trabalho. Enquanto isso, as instruções de trabalho são apenas uma categoria de job aid.
Porque as instruções de trabalho são importantes?
As instruções de trabalho são essenciais para o sucesso de uma empresa, pois ajudam na manutenção e no suporte dos processos que compõem as atividades diárias de um negócio.
Qual é o objetivo de uma instrução de trabalho?
Ao criar instruções de trabalho, os empregadores garantem que a melhor maneira de realizar uma tarefa específica seja claramente comunicada, compreendida e implementada.
Isso garante um resultado consistente de tarefas ou projetos comuns, não importa quem seja o responsável. Dessa forma, os processos e operações de negócios continuarão a funcionar sem problemas.
Quais são os benefícios de uma instrução de trabalho?
As instruções de trabalho permitem que as empresas continuem refinando e agilizando seus processos. Além disso, confira outros benefícios das instruções de trabalho:
- Elas ajudam a reduzir riscos e prevenir erros ou acidentes. A maioria das instruções de trabalho são preparadas após vários melhoramentos, o que significa que podem definir a maneira mais segura de fazer um trabalho corretamente.
- Elas economizam tempo a longo prazo. As instruções de trabalho ajudam a treinar os funcionários para que haja menos chance de eles perderem tempo corrigindo erros mais tarde.
- Elas facilitam a melhoria contínua de processos e sistemas para que os funcionários possam fazer seu trabalho melhor ao longo do tempo.
- Ao fornecer uma referência para cenários corretos e ideais, as instruções de trabalho ajudam nas habilidades de resolução de problemas dos funcionários e servem como uma orientação de como eles podem executar ações corretivas.
Aqui está um exemplo de como uma instrução de trabalho é usada para agilizar o processo de integração de novos funcionários:
O que deve ser incluído em uma instrução de trabalho?
A estrutura e o conteúdo variam dependendo do trabalho. No entanto, a maioria das instruções de trabalho inclui estas partes essenciais:
- Título e breve descrição da tarefa
- Objetivos ou resultados esperados
- Objetivo da tarefa
- Escopo da tarefa
- Ferramentas ou habilidades necessárias
- Requisitos de segurança
- Instruções passo a passo para a tarefa
- Resultado esperado para cada passo
Veja um exemplo de instrução de trabalho para ajudar os funcionários a aprender a usar o Google Meet:
8 passos para escrever uma instrução de trabalho clara e acionável
Criar uma instrução de trabalho pode ser um pouco complicado, especialmente quando há vários passos detalhados que precisam ser analisados. Não se preocupe; seguindo estes passos fáceis, você poderá escrever instruções de trabalho tranquilamente.
Passo 1: escolha uma tarefa para a instrução de trabalho
Antes de mais nada, defina para qual tarefa você escreverá a instrução de trabalho e certifique-se de conhecer os passos exatos para completá-la. Isto lhe dará uma ideia de quais ferramentas, materiais ou referências você precisará para criar a instrução de trabalho.
Passo 2: escolha uma ferramenta para criar sua instrução de trabalho
Chegou o momento de escolher a ferramenta que você usará para criar a instrução de trabalho. Ela deve proporcionar a maneira mais fácil de formatar e editar seu documento.
Além disso, escolha um meio que seja o mais acessível aos usuários. Nesse caso, a melhor opção é não usar papel, pois um arquivo digital pode ser acessado a qualquer hora e em qualquer lugar.
A Venngage para equipes de Treinamento e Desenvolvimento (em inglês) oferece recursos flexíveis e fáceis de usar para ajudá-lo a criar instruções de trabalho gráficas, mesmo sem nenhuma experiência em design. Você pode baixar de maneira conveniente seu trabalho em diferentes formatos de arquivo ou compartilhá-lo online diretamente com os funcionários.
Passo 3: escreva um título e uma introdução claros
Para continuar com a escrita, primeiro forneça um histórico do processo do qual a tarefa faz parte. Em seguida, explique brevemente o objetivo da tarefa e o resultado que se espera dela. Identifique quem é o responsável pela execução da tarefa, que neste caso é o funcionário.
Quanto ao título, deve referir-se à tarefa ou ao trabalho em si. Por exemplo, neste modelo, o título é ‘Respondendo a uma avaliação negativa do cliente:’
Passo 4: divida a tarefa em passos
Em seguida, defina os passos necessários para concluir a tarefa e descreva cada um amplamente. Liste também os materiais que serão usados para cada passo. Um passo é equivalente a uma ação, portanto, se houver mais de uma ação envolvida, significa que outro passo é necessário.
Se houver mais de 10 passos, subdivida-os em diferentes tópicos, como neste exemplo:
Passo 5: aperfeiçoe os passos
Depois de enumerar todos os passos da tarefa, adicione imagens, gráficos, ícones ou ilustrações para apoiar as informações fornecidas e demonstrar melhor cada passo.
Os materiais visuais podem não apenas capturar a atenção, mas também melhorar o aprendizado, portanto, incluir recursos visuais poderosos em suas instruções de trabalho pode ajudar o leitor a absorver melhor as informações.
Com a Venngage, você pode escolher entre milhares de modelos facilmente personalizáveis. Usando o editor inteligente, integre imagens, cores e planos de fundo em seu design com apenas alguns cliques.
Como exemplo, aqui está um modelo que usa elementos gráficos para demonstrar o procedimento passo a passo de navegação em um sistema de gerenciamento de funcionários:
Passo 6: formate sua instrução de trabalho
Depois de construir e desenvolver o conteúdo, temos de trabalhar o formato. Seja consistente em todo o documento. Se você começar com o alinhamento ao centro, o restante do texto deverá ser igual.
Certifique-se de que os passos sejam exibidos em uma sequência lógica, de preferência em ordem numérica.
Enfatize informações importantes colocando negrito, itálico ou usando uma cor de fonte diferente. Aumente o tamanho da fonte para títulos e cabeçalhos para distinguir entre as seções.
Este modelo é um ótimo exemplo que aplica todos os itens acima:
Passo 7: reveja e simplifique o documento
Neste ponto, sua instrução de trabalho pode estar completa. No entanto, você ainda precisa revisar para detectar erros ou lacunas e simplificar para reduzir detalhes desnecessários e esclarecer informações ambíguas.
Substitua palavras complicadas e multissilábicas por palavras curtas e simples para melhorar a compreensão e legibilidade. Mantenha as frases com menos de 15 palavras.
Se você usar terminologias específicas ou técnicas, elas devem ser definidas no documento. Procure também usar um único termo ao descrever coisas semelhantes.
Por exemplo, este exemplo usa pontos de marcador e fragmentos de frases em vez de frases completas para tornar o documento mais legível:
Passo 8: teste a instrução de trabalho
Neste momento, sua instrução de trabalho está finalizada. Tudo o que resta a fazer é testar o documento de trabalho.
É necessário testar para garantir que a instrução de trabalho seja fácil de entender e seguir. Portanto, peça a alguém que execute a tarefa seguindo a instrução de trabalho que você criou.
Se acharem que algumas partes precisam de mais explicações ou esclarecimentos, ajuste e revise o documento.
Por outro lado, se os voluntários do seu teste forem capazes de seguir cada passo sem qualquer dificuldade e conseguiram alcançar o resultado especificado no final da tarefa, isso significa que sua instrução de trabalho foi bem-sucedida.
Perguntas frequentes sobre instruções de trabalho
Qual é a diferença entre processos, procedimentos e instruções de trabalho?
Um processo é uma série de atividades ou eventos a partir dos quais se produz um resultado. Por exemplo, um processo de recrutamento leva à contratação de um novo membro da equipe.
Um procedimento, por outro lado, descreve como executar um processo. Digamos que em um processo de recrutamento, sourcing, preparação e conversão de candidatos são algumas das atividades envolvidas. Essas atividades são descritas em um procedimento.
Enquanto isso, as instruções de trabalho detalham como se executa uma atividade dentro de um processo. Seguindo o mesmo exemplo, isso significa que o processo de recrutamento pode exigir uma instrução de trabalho com etapas sobre como captar um candidato, outra sobre como preparar um candidato e assim por diante.
Processos, procedimentos e instruções de trabalho fazem parte de um sistema de gestão da qualidade, ou seja, um sistema formalizado que documenta os processos de negócios com o objetivo de aumentar a satisfação do cliente.
O que é uma instrução de trabalho padrão?
Uma instrução de trabalho padronizada explica como realizar um procedimento e transformá-lo em um plano de ação por meio de orientações passo a passo. É diferente de um procedimento operacional padrão, que fornece um guia sobre quais ações devem ser tomadas para cumprir um processo.
Em conclusão: escrever instruções de trabalho pode ajudar a padronizar e melhorar os processos de negócios.
As instruções de trabalho garantem que as tarefas sejam cumpridas com precisão e eficiência, preservando assim a qualidade e a continuidade dos processos de negócios. Use a Venngage para Treinamento e Desenvolvimento (em inglês) e crie instruções de trabalho para sua empresa de forma fácil e criativa.