Sua organização pode ter passando por algumas transições no formato de trabalho desde a pandemia do COVID-19.
E como gestor de recursos humanos, é importante saber usar a tecnologia a seu favor em todas as situações. Afinal, o trabalho home office é algo que veio para ficar e está mudando o perfil de muitas empresas.
Mas, quão preparado você está para lidar com essa nova modalidade de trabalho?
Se seu negócio está aderindo ao trabalho remoto ou sistema home office híbrido, confira neste artigo alguns dos nossos melhores recursos para ajudar sua equipe a trabalhar home office:
- Modelo de política para trabalhar em casa
- Modelo de lista de verificação do processo de integração remota
- Modelo de Cartaz do Novo Processo de RH
- Modelo de lista de verificação de trabalho remoto de saúde e bem-estar
- Modelo de horário de trabalho remoto
- Lista de verificação do plano de comunicação de crise
- Novo modelo de papel timbrado com foco remoto
- Modelo de pôster de evento virtual
Assista: Dicas para Comunicação Remota em Equipe
Aqui estão alguns ótimos recursos que reuni para ajudar sua empresa a facilitar a mudança para o trabalho remoto:
1. Modelo de política para trabalhar em casa
O primeiro passo para fazer a transição para o trabalho em casa é ter uma política bem estruturada. Cerca de 57% das empresas não têm políticas de home office.
Por que ter uma política de trabalho em casa?
Sem uma política de home office, fica mais difícil gerenciar os profissionais de sua empresa. É preciso haver expectativas e parâmetros criados para que todos estejam na mesma página, isso também diminuirá a quantidade de falhas de comunicação.
Você pode usar sua equipe remota e trabalhar de forma colaborativa em uma política de trabalho em casa. Esse documento precisa ser claro e incluir horas de trabalho e métodos de comunicação. Certifique-se de que toda a organização esteja ciente e de acordo com a política, compartilhando-a por e-mail e outros canais de comunicação:
Algumas coisas a ter em mente na hora de elaborar sua política de trabalho home office:
- Defina expectativas claras
- Monitore o progresso das tarefas
- Organize seus canais de comunicação
- Crie oportunidades para saber a opinião dos seus colaboradores
2. Lista de verificação do processo de integração remota
Ter um processo de integração é importante para receber novos funcionários. Quanto melhor o processo de integração, maior a probabilidade dos profissionais terem sucesso a longo prazo.
Ao preencher uma vaga para o trabalho remoto o processo é um pouco diferente e requer alguns ajustes. Aqui estão algumas diretrizes e dicas de trabalho para a integração de trabalhadores a distância:
- As expectativas e metas devem ser apresentadas da forma mais claras possível
- Comunique-se muito com seus novos funcionários remotos, se possível diariamente. Você pode usar softwares de comunicação como o Slack
- Faça com que seu funcionário remoto experimente a cultura de trabalho tendo muita comunicação online
- Incentive a mentoria entre colegas de equipe para que os novos funcionários tenham a quem recorrer sempre que houver necessidade
- Fazer com que seus novos funcionários remotos se sintam bem-vindos é muito importante para integrá-los à sua equipe. Quanto mais amigável for a sua recepção, maior a probabilidade de haver uma boa integração.
Depois que suas diretrizes foram estabelecidas, descobrir as etapas para a integração é o próximo passo a ser dado:
Depois de elaborar seu processo de integração, use um modelo de lista de verificação para o ajudar a se manter organizado:
Já que tudo mudou, você terá que escrever um novo manual da empresa.
O trabalho home office é a nova norma agora, então seu processo de integração precisa refletir essas mudanças:
Se sua empresa está recrutando (em inglês) para novas vagas remotas, este guia é um ótimo lembrete do que você precisa apresentar aos novos contratados no primeiro dia:
3. Novo modelo de pôster de processo de RH
É fácil uma informação se perder no meio de tantas outras. Se você perceber que está tendo dificuldade em passar de forma clara todo o conteúdo que precisa, uma boa opção é fazer uma chamada de áudio ou vídeo para garantir que nada seja deixado de lado.
A criação de um cartaz claro do processo de RH também ajudará a diminuir possíveis falhas de comunicação que podem ocorrer, especialmente com funcionários remotos:
Pode levar mais tempo para criar um modelo de processo, mas, a longo prazo, ele ajuda a diminuir a quantidade de perguntas e confusão entre os membros da sua equipe remota.
4. Modelo de lista de verificação de trabalho remoto de saúde e bem-estar
Trabalhar em casa pode ser uma bênção ou uma maldição, dependendo de como você lida com isso. As distrações em casa podem ser infinitas. Apesar de todas as vantagens e benefícios, pode haver desvantagens e armadilhas.
É preciso haver foco e estratégia quando você trabalha em casa para garantir que está se beneficiando da experiência.
Desafios de trabalhar em casa
Seus funcionários devem estar cientes dos possíveis desafios que enfrentarão no trabalho home office.
As pessoas que trabalham em casa são mais propensas a sofrer de esgotamento (em inglês) do que as pessoas que trabalham em um escritório.
A solidão é a maior luta para os trabalhadores remotos. E os gerentes precisam estar atentos para ver como eles estão lidando com isso. Um ótimo momento para fazer isso é durante as reuniões individuais.
As distrações são infinitas, tentar se concentrar é difícil. Só porque você está na frente do seu laptop não significa que você está sendo produtivo.
Os membros da equipe também podem descobrir que estão trabalhando até mais tarde do que o normal e não estão dormindo adequadamente, levando a uma menor produtividade.
Compartilhar dicas sobre como se ajustar mentalmente ao trabalho em casa é importante para diminuir a sensação de isolamento e melhorar a qualidade de vida dos seus colaboradores:
Aqui estão alguns exemplos de como sua equipe remota pode implementar algumas dessas sugestões:
- Use o Google Hangouts para fazer uma sessão de treinamento à noite ou uma pausa para um café:
- Na Venngage, começamos a semana de trabalho em casa compartilhando fotos de nossas configurações de home office. Criar um espaço de trabalho evitará que você fique na cama o dia todo.
- A criação de tarefas específicas agendadas em seu calendário com blocos de tempo ajuda você a acompanhar seu progresso e gerenciar seu calendário. Você pode usar aplicativos como o RescueTime para ajudar a monitorar sua produtividade e torná-lo mais responsável.
5. Modelo de horário de trabalho remoto
Planejar todas as atividades que você pode fazer durante a semana pode parecer assustador com tantos novos ajustes.
Você não terá contato face a face com sua equipe remota. Ter um cronograma que as pessoas possam consultar sempre é algo importante.
Você pode usar um modelo de cronograma para ajudá-lo a planejar seu mês, semana e dia de maneira visual:
Uma programação semanal irá ajudá-lo a se preparar para a semana e a se manter organizado. Você também pode redefinir esses exemplos de cronograma para ajudar sua equipe remota a permanecer alinhada:
Ter uma programação diária ajudará você a descobrir seus próprios intervalos de tempo de trabalho. E é importante que você e seus funcionários reservem uma ou duas horas no meio do dia para o tempo da família.
Ser transparente sobre seu cronograma de trabalho com todos da equipe ajudará a resolver pequenas falhas de comunicação:
6. Lista de verificação do guia de comunicação de crise
A resposta à crise pode ser uma coisa muito assustadora de se lidar. Bastam 15 minutos, e uma reação não pensada, para quebrar uma empresa inteira.
É por isso que é importante estar preparado com antecedência. Você nunca pode saber a situação que enfrentará, mas ter uma diretriz e um plano para trabalhar em casa te ajudará a se sentir equipado como organização.
Se você não tiver um modelo de lista de verificação de resposta a crises, não se preocupe! Nós
criamos uma para você! Aqui está uma lista de verificação para ajudá-lo a estar um passo à frente de qualquer crise:
7. Novo modelo de papel timbrado com foco remoto
Usar um modelo de papel timbrado comercial para marcar suas diferentes alterações de política tornará o processamento muito mais simples.
Os papéis timbrados tornaram sua marca mais reconhecível em todas as suas comunicações comerciais. Adicionar seu logotipo destaca a marca e permite que ela seja reconhecida.
Você pode criar seu próprio papel timbrado personalizável rapidamente:
8. Modelo de cartaz de evento virtual
Os eventos online são mais baratos de hospedar, e funcionam perfeitamente para quem trabalha remotamente.
Da mesma forma que há muitas vantagens em trabalhar remotamente, também há muitas em sediar um evento virtual.
Você não está limitado pelo número de público como seria em um local físico. É possível reunir pessoas de todas as áreas do Brasil e ter mais engajamento com chats ao vivo. Eles também são mais ecológicos e confiáveis.
A criação de eventos virtuais é uma ótima maneira de reunir todos da sua equipe remota, não importa se uma pessoa está nos Estados Unidos e a outra em Florianópolis. Existem muitas ideias para eventos virtuais:
- Conversas de café
- jogos remotos da equipe
- Curiosidades + desafios
- Debates de tópicos quentes
- Oficinas Virtuais
A primeira etapa para realizar um evento virtual é criar um pôster de divulgação:
Depois de descobrir o tema do evento, data e hora, é hora de planejar ainda mais. Você pode aproveitar fazendo parcerias com outras empresas e influenciadores e construindo relacionamentos.
Certifique-se de promover seu evento virtual para seu público com antecedência, para que eles possam priorizá-lo. 2-3 semanas é um bom prazo. Envie o cartaz do evento por e-mail ou publique em suas redes sociais para que todos tenham mais informações.
Compreender quais são os desafios de trabalhar em casa é importante. E mais importante ainda é saber evitar esses desafios para não perder a confiança da sua equipe remota.
Ter um pacote de RH pronto é importante quando você escolhe ter funcionários remotos. Tudo começa com a criação de uma política a ser implementada, garantindo que as necessidades de seus funcionários sejam atendidas e, em seguida, permitindo os procedimentos corretos para orientar o processo.
Se você estiver bem preparado para usar este pacote de modelos, sua empresa terá sucesso em sua estratégia de trabalho home office.
Perguntas frequentes sobre a política de trabalho em casa:
O que constitui trabalhar em casa?
Trabalhar em casa é essencialmente fazer o que você faria em seu escritório, mas no ambiente de sua casa. Um trabalhador remoto é alguém que trabalha fora do escritório tradicional.
Trabalhar em casa realmente funciona?
Com a disciplina certa, trabalhar em casa pode ser tão produtivo quanto trabalhar em um escritório – com a vantagem de economizar tempo de deslocamento. Além disso, o trabalho remoto permite que sua empresa abra vagas de emprego em várias regiões do Brasil e do mundo, não importa se você está em São Paulo ou Rio de Janeiro, ampliando assim seu leque de profissionais.
Como você cria uma política de trabalho em casa?
Uma política de trabalho em casa é aquela que define expectativas e responsabilidades claras do empregador para o funcionário. Essa política facilita a gestão e o acompanhamento de seus colaboradores, deixando tudo bem definido. Você pode criar uma política de trabalho home office usando este modelo.
Coisas importantes a serem lembradas:
- Estabelecer um propósito
- Destacar as expectativas (incluindo de comunicação e capacidade de resposta)
Como você gerencia uma equipe remota?
Criar um local de trabalho digital que incorpore diferentes ferramentas para se comunicar e colaborar é uma ótima maneira de manter o gerenciamento de sua equipe remota.
Conheça alguns sites que oferecem um conjunto de recursos e ferramentas que você pode usar:
- Slack
- Zoom
- Trello
Planejar reuniões constantes e definir expectativas claras também são outros fatores importantes a serem implementados para a gestão de sua equipe remota.
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