A sua empresa está focada na transparência, na organização e na definição das tarefas e de quem é responsável por executar cada etapa de uma demanda? Esses são alguns dos objetivos da matriz RACI, um processo de gestão utilizado para que todos os membros de uma equipe saibam exatamente qual é seu papel dentro da empresa e nos projetos do qual participa.
Com isso, tanto a empresa quanto o funcionário têm a oportunidade de alcançarem resultados positivos e vantagens no contexto da gestão, já que o propósito de cada um dentro da equipe fica claro para todos.
Veja, neste artigo do Tangerino – controle de ponto digital o que é, como implantar e quais são as vantagens da matriz RACI dentro das empresas.
Saiba o que é e como funciona a matriz RACI nas empresas
Um dos principais problemas dentro das organizações é fazer com que todos os colaboradores, da gestão até a operação, consigam ter clareza do que precisam fazer e de como sua função impacta nos resultados da organização.
E esse é o papel da matriz RACI, importante processo de gestão visual que atua de forma a possibilitar que todos os integrantes da equipe saibam exatamente qual o seu papel e função na empresa.
Essa forma de realizar a gestão de tarefas começou a ser introduzida nas empresas junto à metodologia Lean Manufacturing, uma filosofia de trabalho que se popularizou após a Segunda Guerra Mundial e reforça a importância e necessidade de identificar e eliminar os problemas que atrasam o processo produtivo.
Dessa forma, ao definir e distribuir o fluxo de trabalho de maneira transparente, direcionando os responsáveis por cada etapa das demandas, a ferramenta auxilia para que o trabalho seja realizado de forma mais alinhada e com menos erros.
Essa metodologia é estruturada de modo que são definidas quatro funções dentro de uma demanda, consideradas necessárias para que as tarefas consigam ser executadas dentro do prazo e com qualidade.
Assim, elas são organizadas em formato de quadro ou tabela, permitindo que todos os envolvidos e interessados consigam entender melhor o contexto daquela demanda. Essas quatro funções são:
Responsável (R)
Pessoa que domina e executa as técnicas e procedimentos de uma demanda. Deve entregar a tarefa e pode contar com assistentes, se for o caso. Assim que a demanda é feita e finalizada, tem a responsabilidade de enviá-la para avaliação do aprovador ou autoridade.
Aprovador/Autoridade (A)
Possui a função de verificar se a tarefa finalizada pelo responsável pode seguir para a próxima etapa. Geralmente, o aprovador é uma autoridade, como um coordenador ou diretor, que solicitou e delegou a tarefa. O aprovador também tem o papel de acompanhar de perto a tarefa executada pelo responsável e pode ajudar com ideias e sugestões, se necessário.
Consultado (C)
Profissional, geralmente um especialista na área relativa à demanda, que tem o papel de agregar valor ao projeto com sugestões e melhorias durante o processo. Pode ser uma pessoa de dentro da empresa ou um consultor externo indicado.
Informado (I)
Pessoas que não participam diretamente da execução do projeto, mas precisam ser informadas sobre seu início, andamento e conclusão; nesse caso, elas são apenas comunicadas sobre as etapas. Como exemplos, estão clientes ou até mesmo integrantes de outro setor dentro da empresa.
Benefícios de se implantar a matriz RACI
Além da organização e clareza nas tarefas, a adoção da matriz RACI traz outros benefícios, já que essa estrutura acaba interferindo, positivamente, em outros aspectos no dia a dia do trabalho. Veja alguns exemplos:
- Melhoria em todo o processo de comunicação interna, de forma que as informações cheguem com mais clareza;
- Mais transparência no dia a dia em todas as etapas das tarefas;
- Fortalecimento do senso de responsabilização de cada membro da equipe, já que todos sabem exatamente o que precisam fazer e que a demanda só será cumprida se todos agirem;
- Aumento da colaboração entre os funcionários e incentivo ao fortalecimento de trabalho em equipe;
- Redução da sobrecarga de trabalho, já que uma pessoa não deverá fazer o trabalho de outra, pois todas as etapas estão bem definidas;
- Incentivo à autonomia dos colaboradores;
- Criação e fortalecimento de uma cultura organizacional voltada para resultados por meio da transparência e responsabilização;
- Melhora na gestão do tempo.
Veja estas dicas para implementar a matriz RACI na empresa
A colocação em prática da matriz RACI deve se dar em duas etapas, sendo a de planejamento, quando os gestores devem definir quem será responsável pelo que é feito dentro da demanda, e a parte prática em si, quando ela deve ser montada.
- Como o objetivo é facilitar o processo, ela pode ser estruturada no Excel, assim, devem ser seguidas as seguintes etapas:
- Monte uma lista contendo as atividades/tarefas que devem ser desenvolvidas em um processo;
- Faça outra lista com todos aqueles colaboradores que estarão envolvidos;
- Elabore uma tabela no Excel com linhas em que devem constar cada atividade/tarefa do processo;
- Crie, na mesma tabela, colunas que correspondam a cada um dos envolvidos no processo;
- Defina e marque com uma das letras (RACI) quem deverá ficar com cada tarefa.
É importante ressaltar que essas são as etapas básicas da matriz RACI e que ela pode ser personalizada, conforme a demanda das equipes, sendo outras colunas e linhas acrescentadas para facilitar ainda mais a gestão das tarefas.
Além disso, é fundamental realizar um alinhamento interno entre todos os funcionários, para que eles entendam do que se trata a metodologia, possam tirar dúvidas e vejam como ela será positiva para todos os envolvidos e não só para a empresa.
Conheça outras ferramentas de controle e gestão fundamentais
Para que a matriz RACI tenha ainda mais sucesso dentro das empresas, é muito importante que outras ferramentas e metodologias de controle e gestão sejam colocadas em prática também. Veja estes exemplos:
Gestão de tarefas
Para gerir a entrega de tarefas pelas equipes, existem sistemas e plataformas que utilizam quadros, listas e cartões que auxiliam na organização das tarefas com foco na entrega dentro dos prazos.
São os casos do Trello e Asana, sistemas que organizam visualmente essas tarefas, permitindo que todos da equipe consigam enxergar o que está pendente, em andamento ou foi concluído, de forma que as demandas não se percam.
Eles também permitem que seja atribuída a responsabilidade de cada membro da equipe, para que recebam as notificações sobre os andamentos das tarefas.
Controle de ponto
Considerado um software de RH fundamental, o controle de ponto permite, dentre outros aspectos, que o RH analise a razão entre as tarefas realizadas e o tempo de trabalho despendido para isso, de forma que consegue entender se um setor está sobrecarregado ou se há funcionários com tempo ocioso.
A tecnologia, hoje, possibilita às empresas contar com o controle de ponto online, fazendo com que esse processo torne-se ainda mais ágil para empresas e funcionários.
Com um aplicativo, instalado no dispositivo móvel do trabalhador, é possível que ele registre o seu ponto, mesmo estando em home office, por exemplo. Além disso, esse sistema disponibiliza relatórios completos aos gestores, contendo dados importantes como faltas, atrasos e horas extras, tornando o trabalho do RH ainda mais ágil e estratégico.
Negócios que se empenham em tornar seus processos mais transparentes e organizados estão investindo também na qualidade da entrega de suas tarefas pelos funcionários, que precisam ser sempre incentivados a, de fato, “vestirem a camisa” da empresa. Com isso, todas as partes envolvidas ganham em engajamento e passam a enxergar mais propósito naquilo que fazem!