Uma estrutura organizacional é um sistema de regras e relacionamentos que regem como uma organização é administrada. Existem muitas estruturas diferentes, mas as mais comuns são as funcionais, divisionais, matriciais e planas.
Cada uma tem seu próprio conjunto de prós e contras, por isso é importante escolher a certa para o seu negócio.
Nesta postagem, aprenderemos sobre esse sistema de gerenciamento e analisaremos os diferentes tipos de estruturas organizacionais, além de fornecer algumas sugestões e modelos úteis para ajudá-lo a descobrir qual é o certo para você.
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Clique para avançar:
- O que é uma estrutura organizacional?
- Quais são os tipos de estruturas organizacionais?
- 6 elementos-chave de uma estrutura organizacional
- Qual estrutura organizacional é melhor para que tipo de negócio?
- Dicas para implementar uma estrutura organizacional corporativa
- Como criar sua estrutura organizacional com a Venngage
- Quais são os prós e contras das várias estruturas organizacionais?
O que é uma estrutura organizacional?
Uma estrutura organizacional define como uma empresa funciona. Cada uma das diferentes divisões da organização representa um papel específico. Isso determina como a autoridade e o poder de tomada de decisão são distribuídos, como o trabalho é feito e como as informações fluem.
Além disso, estudar o comportamento organizacional é fundamental. Em seu nível mais básico, ele examina o impacto de fatores sociais e ambientais sobre como indivíduos ou grupos trabalham.
Uma estrutura organizacional bem projetada e bem-sucedida descreve como as pessoas interagem, se comunicam e colaboram. Além disso, elas ajudam as empresas a funcionar de forma tranquila e eficiente, como você pode ver neste gráfico de estrutura interna.
Existem muitos tipos diferentes de estruturas organizacionais, cada uma guiada por um determinado comportamento e com suas próprias vantagens e desvantagens.
Mas todas elas têm o mesmo objetivo: ajudar a empresa a funcionar como um relógio. Determinar a melhor estrutura organizacional para a sua empresa dependerá de suas necessidades e circunstâncias únicas.
A importância de uma estrutura organizacional de uma empresa
Uma estrutura organizacional é fundamental no mundo dos negócios de hoje, já que tudo o mais na empresa depende dela.
Como as responsabilidades do trabalho são formalmente divididas, organizadas e coordenadas, se o gráfico não for adequadamente elaborado, todo o sistema organizacional falhará.
Uma estrutura organizacional burocrática em agências governamentais, unidades de negócios ou empresas privadas possui uma cadeia de comando e procedimentos operacionais bem definidos. Tanto no setor público quanto no privado, é uma estrutura administrativa baseada em políticas, regras e hierarquia.
Quando se trata do crescimento e do sucesso de pequenas e grandes empresas, a estrutura organizacional também é fundamental. Os funcionários estão muito mais propensos a compreender o que se espera deles quando um sistema está em vigor. A estrutura pode definir quem é responsável por qual equipe e a quem os funcionários podem recorrer.
Os gráficos existem para que todos entendam seu papel na unidade de negócios a todo momento, como você pode ver no exemplo abaixo.
Quais são os tipos de estruturas organizacionais?
Os quatro tipos de estruturas organizacionais são: funcional, divisional, matricial e plana.
Os departamentos ou unidades são organizados em torno das competências fundamentais necessárias para atingir os objetivos estratégicos de uma organização em uma estrutura funcional.
A corporação é organizada em divisões com base em linhas de produtos ou segmentos de clientes sob uma estrutura divisional, como no exemplo abaixo.
Os gerentes de departamento em uma estrutura matricial têm mais de uma linha de subordinação, o que inclui tanto os indivíduos para gerenciar quanto as linhas de responsabilidade. Dependendo das demandas e prioridades do projeto, pode ser possível ‘mudar’ de um chefe para outro.
Os funcionários em uma estrutura plana têm poucos ou nenhum subordinado para gerenciar e não se reportam diretamente a um gerente.
6 elementos-chave da estrutura organizacional
De acordo com o comportamento organizacional, esses elementos são: departamentalização, cadeia de comando, amplitude de controle, centralização ou descentralização, especialização do trabalho e grau de formalização (Bobbins, Judge, & Campbell, 2012).
- Especialização do trabalho ou divisão do trabalho.
Refere-se ao grau em que as operações em uma organização são divididas em papéis separados. A especialização do trabalho aumenta a eficiência e a produção, mas também aumenta o tédio, o cansaço e o estresse, bem como a baixa produção, má qualidade, aumento de faltas e alta taxa de rotatividade. A tendência para a especialização mudou à medida que mais pessoas foram percebendo que ampliar o escopo das tarefas do trabalho pode aumentar a produtividade.
- Departamentalização
Refere-se ao processo pelo qual os trabalhos são agrupados. Isso pode ser feito por função, produto, geografia, processo ou cliente. A departamentalização funcional divide as tarefas em categorias com base nas funções que desempenham, como engenharia, contabilidade ou recursos humanos.
- Cadeia de comando
É uma linha contínua de autoridade que vai do topo da organização até a base, definindo quem se reporta a quem. Autoridade e unidade de comando estão relacionadas ao conceito de cadeia de comando. O direito de um chefe de dar ordens e esperar que sejam seguidas é chamado de autoridade.
- Amplitude de controle
É a quantidade de funcionários que podem ser dirigidos por um único gerente. Uma amplitude de controle estreita promove um ambiente de trabalho mais íntimo e prático e requer o gerenciamento de apenas um pequeno número de funcionários. Uma amplitude de controle maior coloca vários funcionários sob o controle de cada gerente, considerando-se que as tarefas e processos diários estejam claramente definidos. A amplitude de controle ideal varia dependendo da situação.
- Centralização
Refere-se à tomada de decisão concentrada em um único local da organização. A alta administração toma decisões cruciais em uma estrutura centralizada com pouco ou nenhum envolvimento dos funcionários de nível inferior. Uma estrutura descentralizada, por outro lado, permite que funcionários de nível inferior forneçam informações ou até façam escolhas.
- Formalização
Auxilia na criação de processos, relacionamentos e procedimentos operacionais; que descreve procedimentos, regras e deveres para funcionários, unidades, grupos, equipes específicas e a empresa como um todo.
Qual estrutura organizacional é melhor para que tipo de negócio?
Para diferentes tipos de empresas, diferentes estruturas podem funcionar melhor.
Uma estrutura organizacional funcional, por exemplo, pode não ser adequada para uma empresa com muitos produtos ou serviços porque não ilustra como eles estão relacionados e organizados.
Nesse cenário, uma estrutura divisional pode ser mais apropriada para exibir essas conexões.
No entanto, se a empresa vende apenas um produto ou linha de serviço e emprega um pequeno número de pessoas (digamos, menos de 100), uma estrutura plana, como no exemplo abaixo, provavelmente será a melhor opção, pois permitirá que os funcionários se comuniquem facilmente entre si e com os supervisores.
Quando uma organização exige mudanças ou quando ocorrem dificuldades, a estrutura organizacional deve ser atualizada.
Por exemplo, se um líder deseja fazer mudanças em sua estrutura para dar melhor resposta às mudanças nas necessidades do consumidor, ele pode passar de uma estrutura funcional para uma matricial.
Quando os líderes descobrem que a equipe está gastando muito tempo em reuniões ou lidando com problemas internos em vez de executar suas tarefas, eles podem considerar mudar de uma estrutura divisional para uma estrutura plana.
Dependendo das demandas do negócio, uma estrutura organizacional pode ser uma mistura de dois ou mais tipos.
Além disso, é fundamental que os gerentes de projeto ou equipes de gerenciamento examinem sua cultura para implementar as mudanças necessárias. Tais mudanças de modelo começam com ações que melhor combinam com a cultura e não com o que faz sentido de uma perspectiva puramente econômica.
As organizações devem selecionar técnicas de gerenciamento de mudanças que lhes permitam atingir as culturas desejadas e, ao mesmo tempo, permitir que implementem novos projetos com sucesso.
Dicas para implementar uma estrutura organizacional corporativa
- Defina a estrutura organizacional e os seus níveis
A primeira fase na criação de estruturas organizacionais é designar os níveis de gerenciamento e funcionários. Isso inclui a criação de camadas de gerenciamento e ligações de subordinação, processos interfuncionais e fluxos de trabalho e linhas claras de autoridade e responsabilidade que permitam que a equipe identifique e corrija problemas antes que eles se tornem graves.
- Desenvolva uma declaração de filosofia
Ao projetar estruturas organizacionais, a filosofia da empresa deve ser claramente articulada. A filosofia define as ideias motrizes de como sua empresa irá operar e deve ser expressa em linguagem simples que todos possam compreender. Os funcionários precisam entender o tipo de empresa em que trabalham para saber a todo momento quais ações serão exigidas deles.
- Escolha opções com base em compensações entre flexibilidade e eficiência
A estrutura organizacional escolhida deve se basear no que funcionará melhor para o seu negócio, dadas suas demandas e objetivos exclusivos. Tudo deve ser levado em consideração na hora de desenvolver uma estrutura para garantir que todos os colaboradores entendam seus cargos na empresa. As necessidades, o clima empresarial competitivo, a cultura, os padrões e processos de comunicação, as capacidades dos trabalhadores e o tamanho da empresa são todos elementos a serem considerados.
- Prepare os gerentes para suas novas funções
Como os gerentes são responsáveis pela alocação de recursos dentro das unidades, eles devem estar fortemente envolvidos no desenvolvimento das estruturas organizacionais. Eles devem sempre estar cientes de como os funcionários irão interagir uns com os outros ao realizar as atividades, bem como o impacto que as mudanças na estrutura organizacional terão em sua função.
- Comunique as mudanças de forma clara e frequente
As mudanças na estrutura influenciam todos na organização, por isso é fundamental transmiti-las de forma clara e frequente. Os funcionários serão mais bem-sucedidos no cumprimento de suas funções se tiverem uma melhor compreensão das estruturas organizacionais. Isso não apenas aumentará o moral dos funcionários, mas também fomentará o trabalho em equipe, ajudando os funcionários a gerenciar adequadamente seu tempo e realizar tarefas de acordo com suas necessidades.
Como criar sua estrutura organizacional com a Venngage
Ao criar uma estrutura organizacional, vários componentes críticos – como concepção, um gráfico, descrições de cargos e fluxos de trabalho – devem ser levados em consideração. A Venngage oferece uma variedade de modelos, como o exemplo abaixo.
- Inscreva-se em uma conta gratuitamente.
- Clique em Modelos em seu painel ou Página inicial e, em seguida, em Diagramas no painel esquerdo para ver uma lista dos vários tipos de diagramas e gráficos que você pode criar, incluindo um Organograma.
- Escolha um modelo que atenda às suas necessidades. Isso o levará à tela, onde você pode ajustar e editar o gráfico conforme necessário com as muitas ferramentas disponíveis.
- Você pode salvar seu trabalho no seu dispositivo se tiver uma conta Premium ou Empresarial. Basta clicar em Download no painel do menu superior direito e selecionar PNG, PNG HD ou PDF se você tiver uma conta Premium ou um PDF interativo, PPT ou HTML se você tiver uma conta Empresarial. Você também pode adicionar sua identidade visual usando a ferramenta Minha Marca. Além disso, com o recurso de colaboração em tempo real, você convida membros da equipe para criar um diagrama com maior eficácia.
O recurso empresarial Minha Marca permite adicionar o logotipo, paleta de cores e fontes da sua empresa a todos os seus designs com um único clique.
Por exemplo, você pode fazer com que seu modelo de estrutura organizacional reflita o design da sua marca carregando o logotipo, fontes e paleta de cores da sua marca na Venngage.
Os modelos da Venngage não são apenas gratuitos e projetados profissionalmente, mas também podem ser adaptados para vários casos de uso e setores para atender às suas necessidades e requisitos exatos.
Uma conta empresarial também inclui o recurso de colaboração em tempo real (em inglês), para que você possa convidar membros de sua equipe para trabalhar simultaneamente em um projeto.
A Venngage permite que você compartilhe seu design de estrutura organizacional online e baixe como um arquivo PNG ou PDF. Dessa forma, seu design estará sempre pronto para ser apresentado.
Quais são os prós e contras das várias estruturas organizacionais?
Existem vantagens e desvantagens em cada estrutura organizacional que uma organização escolhe.
Como não há linhas de subordinação entre os grupos, uma estrutura funcional é ideal para departamentos que colaboram de perto, mas são ineficazes para gerenciar segmentos de produtos ou clientes. Assim, este tipo pode fazer com que as pessoas dediquem mais tempo a assuntos internos do que ao seu trabalho real.
Grandes organizações podem se beneficiar de estruturas divisionais, que são organizadas por linha de produto ou segmento de mercado, resultando em uma cadeia de subordinação clara. No entanto, se não for tratada adequadamente, pode levar a silos, o que é um problema quando divisões separadas competem entre si em vez de colaborar.
Os funcionários podem ser atribuídos a vários projetos ao mesmo tempo e as responsabilidades de subordinação são distribuídas entre diferentes supervisores, graças às estruturas matriciais. Os funcionários, por outro lado, podem se sentir puxados em muitas direções e incapazes de se concentrar em uma única tarefa.
Empresas ou equipes menores se beneficiam de uma estrutura organizacional plana, pois todos podem contribuir enquanto estão próximos do chefe. Os funcionários, por outro lado, podem achar que carecem dos recursos de organizações maiores e que não possuem a experiência ou autoridade necessária para contribuir de maneira efetiva.
Melhore sua estrutura organizacional com a Venngage
A Venngage simplifica o processo de criação de gráficos, diagramas, fluxogramas e processos oferecendo uma ampla variedade de modelos e recursos.
Os modelos fornecidos podem ser usados pelos líderes para criar estruturas mais adequadas aos objetivos de sua organização e aos recursos disponíveis.