A importância da automação de processos em um negócio

By Gabriel Nascimento, Jan 30, 2020

automacao de processos

A automação de processos representa o uso de tecnologias para eliminar tarefas manuais e permitir que um negócio tenha liberdade para crescer.

Você pode até pensar que isso está distante da sua gestão, mas, agora, é a hora de deixar a ideia no passado. Saiba que, provavelmente, você já utiliza alguma ferramenta em seu dia a dia e nem percebe.

Quem não adota processos automatizados não tem autonomia para focar no crescimento estratégico, pois perde tempo em tarefas manuais e cansativas. E você não quer isso, né?

Existem diversas opções para quem deseja colocar isso em prática. Seja nas redes sociais ou na gestão do negócio com um ERP, você deve estar pronto para automatizar processos. Leia este post e entenda mais.

Quais são os benefícios na automação de processos?

As vantagens do uso de tecnologia na rotina são variadas. Entenda melhor abaixo:

Mais tempo

otimizacao de tempo

Fonte: Pixabay

Todo o tempo que antes era investido em processos morosos pode ser direcionado para outras áreas com a automação. Nessas horas, você deve avaliar o que mais faz sentido para o momento do seu negócio. É importante determinar o que deve ser automatizado primeiro.

A partir disso, você tem liberdade e autonomia para focar em tarefas que exigem inspiração e talento, como a criação de um infográfico ou um modelo de design de logotipo.

Aumento de produtividade

Como já dissemos, a automação de processos reduz o número de atividades manuais em uma empresa. Ao adotar essa postura, você pode investir tempo, dinheiro e recursos físicos com eficiência.

Com isso, a equipe ganha fôlego e tranquilidade para atuar em áreas estratégicas, não dando brechas para o retrabalho e sobrecarga de funções.

Integração de setores

Se a sua empresa tem mais de um funcionário, provavelmente, você já passou por problemas de comunicação — principalmente quando se trata do uso de planilhas. Em alguns casos, todas as anotações ainda são feitas em agendas, cadernos e folhas de papel.

E, por mais que você registre tudo o que acontece, não há um sistema eficiente para analisar os dados. Isso quer dizer que de nada adianta coletar e armazenar indicadores se você não os analisa detalhadamente.

otimizacao de processos

Fonte: Pixabay

A automação de processos oferece as ferramentas necessárias para integrar setores e facilitar a comunicação de todos. Com o uso das tecnologias corretas, é possível ter informações acessíveis a qualquer hora e lugar.

Redução de despesas

Por último, mas não menos importante, a otimização dos custos é um resultado de todos os benefícios acima. Uma tarefa só é automatizada quando todas as suas etapas podem ser programadas e produzidas sem erros, resolvendo gargalos e falhas.

Com processos padronizados, funcionários tornam-se produtivos e erros são mitigados, e, consequentemente, você reduz os gastos financeiros com horas extra, retrabalho e erros.

É claro que, inicialmente, você deverá investir algum valor na contratação de uma ferramenta. Mas, pense no retorno que está por vir no futuro, ok?

Onde e como a automação de processos pode ser aplicada?

Agora, chegou o momento para você entender onde e como aplicar a automação no seu dia a dia.

Redes sociais

Segundo a pesquisa Social Media Trends, em 2019, cerca de 96,2% da população nacional está presente em alguma rede social. Além de seguir amigos e trocar mensagens, as comunidades virtuais oferecem boas oportunidades para fechar novos negócios.

rede sociais

Fonte: Pixabay

É fundamental que você marque presença nas redes sociais que as suas personas estão, respeitando o tom de comunicação que cada canal tem. O LinkedIn, por exemplo, exige um tom mais profissional, menos informal. Já o Instagram, o Facebook e o Pinterest permitem que você seja descontraído.

Saiba que existem várias opções de ferramentas de automação para Instagram e outras redes sociais. Ao utilizá-las, é possível programar postagens, stories e até mensagens. Além disso, você consegue curtir publicações e seguir outros perfis automaticamente.

Outro benefício está relacionado à geração de relatórios e de métricas sobre as suas postagens. Ao analisá-los, você consegue entender qual é o conteúdo que gera mais engajamento e quais assuntos são mais interessantes para o seu público.

Contudo, é necessário ter cuidado ao escolher esse tipo de solução. As redes sociais estão de olho em ferramentas que abusam nas interações. Por isso, avalie bem as opções disponíveis no mercado e veja como elas lidam com essas limitações. Algumas até oferecem período de teste grátis.

Email marketing

O email marketing é uma estratégia baseada no disparo de emails para uma base de contatos. Apesar de ter uma explicação simples, é essencial saber como e quando utilizá-lo em seu negócio.

email marketing

Fonte: Pixabay

Enviar emails aleatoriamente, sem pensar no melhor texto para o assunto ou copy para o corpo da mensagem, não é uma boa ideia. Por isso, você precisa direcionar os seus esforços para criar emails atraentes.

Mas o trabalho não para aí. Na hora de enviá-los aos seus leads, é preciso ter uma ferramenta de automação de marketing adequada às suas necessidades. Como existem várias opções no mercado, você pode ficar confuso. Mas fique tranquilo. Elencamos alguns critérios que você deve analisar antes de tomar uma decisão:

  • interface intuitiva, de fácil uso;
  • relatórios completos, com dados de taxa de abertura, cliques e bounce;
  • programação de campanhas;
  • atendimento ao cliente de excelência;
  • guias e tutoriais completos;
  • teste A/B, para caso de dúvidas;
  • integração com outras ferramentas (WordPress e Google Analytics).

Gestão financeira

As planilhas até podem ajudá-lo no começo, mas, com o passar do tempo, você entenderá que é preciso centralizar informações em um só lugar, não importando o porte ou a área de atuação da sua gestão.

gestao financeira

Fonte: Pixabay

Quanto mais funcionários você tem ou vendas você faz, maior é o número de informações e de processos na sua rotina. E apenas uma ferramenta de gestão é capaz de fazer isso com eficiência.

Com um bom software, você mantém o fluxo de caixa em dia, registrando todas as entradas e saídas financeiras no seu negócio e atualizando o seu estoque também.

Diversos setores já estão aderindo ao uso da tecnologia, por meio da automação comercial ou de um sistema para posto de combustível. Então, pare de perder tempo e encontre um sistema de gestão financeira quanto antes.

Automação de vendas

Provavelmente, você já baixou um ebook na internet e, após interagir algumas vezes com uma empresa na internet, recebeu uma solicitação de contato ou um email para um bate-papo, certo?

estrategia vendas

Fonte: Pixabay

Então, esse é um exemplo prático da automação de vendas: uma estratégia voltada para criar padrões de interação com os seus futuros clientes sem que haja atuação direta de um funcionário.

Um sistema de automação de vendas possibilita que você crie emails personalizados para cada lead e ative alertas para interações. Todos esses fatores favorecem o aumento das vendas e o retorno para cada investimento que você faz.

Atendimento ao cliente

E-commerces, lojas físicas, empresas SaaS e todos os outros negócios têm um ponto em comum: a necessidade de atender bem os consumidores. Ter um bom relacionamento com o público é uma premissa para ganhar espaço no mercado e vender mais.

atendimento ao cliente

Fonte: Pixabay

Tradicionalmente, o atendimento ao cliente era feito por telefone. Porém, com o surgimento de novas tecnologias, o cenário mudou. Hoje, a sua gestão deve oferecer a melhor experiência em comunicação, com as redes sociais, as mensagens SMS ou o chatbot no site, por exemplo.

Dessa forma, tenha um software de suporte ao cliente para programar respostas predefinidas, acompanhar tickets, enviar emails e muito mais!

Emissão de notas fiscais

Quando se fala de qualquer assunto fiscal ou tributário, muitos empreendedores ficam de cabelo em pé. E também não é para menos: segundo a Federação das Indústrias de São Paulo, os brasileiros gastam cerca R$ 136 bilhões com a burocracia.

Mas isso não quer dizer que você deve deixar o tema de lado, principalmente a emissão de notas fiscais. Somente quem é Microempreendedor Individual (MEI) não precisa emitir notas fiscais em suas vendas para pessoas físicas.

Emissao de notas fiscais

Fonte: Pixabay

Um emissor de notas fiscais integrado aos principais meios de pagamentos do mercado — como o PagSeguro e o PayPal, é a opção ideal para quem deseja ter autonomia e automatizar processos.

A ferramenta permite que você configure a emissão da nota fiscal no momento da compra ou após o período de garantia. E, inclusive, pode enviar o documento automaticamente para o email do comprador caso você queira.

Com a leitura deste conteúdo, você ficou por dentro da importância da automação de processos em um negócio. Adotar novas tecnologias é um passo imprescindível para empenhar-se no desenvolvimento de tarefas estratégicas, não importando o seu ramo de atuação.

Agora, você já sabe como a automação de processos pode (e deve) ser feitas em tarefas manuais, como a emissão de notas fiscais, a gestão financeira e o relacionamento com leads e clientes.

E então, o que você achou deste conteúdo? Qual ferramenta de automação de processos você utiliza em sua gestão? Conta aí nos comentários!

About Gabriel Nascimento

Analista de Marketing da eNotas, uma solução 100% automágica de emissão de NFS-e, NF-e e NFC-e em todo o Brasil.