5 dicas para aperfeiçoar os seus relatórios empresariais

By Gerencianet, Jan 10, 2020

5 dicas para aperfeiçoar relatórios empresariais

Não dá para gerenciar um negócio sem ter um real entendimento sobre tudo que se passa em suas diferentes áreas. Esse acompanhamento faz parte da rotina de qualquer empreendedor e, por isso, tudo o que puder facilitar o trabalho dele é bem vindo. É aí que entram os relatórios, importantes instrumentos para auxiliar na tomada de decisão de um negócio.

Este tipo de recurso é essencial para avaliar o desempenho de uma estratégia e acompanhar a saúde estrutural e financeira de um empreendimento. Cada relatório pode ter um objetivo específico mas, se construídos de forma objetiva e prática, esses documentos facilitam a rotina empresarial como um todo.

Por isso, acompanhe as dicas que separamos para aperfeiçoar seus relatórios e deixá-los ainda mais assertivos. Continue a leitura!

A importância dos relatórios na rotina empresarial

Antes de mais nada, vale a pena entendermos as funcionalidades de um relatório. Na prática, ele reúne dados, informações e análises sobre determinadas áreas da empresa.

Os relatórios podem ter vários fins: acompanhar as finanças e vendas, medir a produtividade e até mesmo realizar um controle de qualidade. Seja qual for a situação, o objetivo é um só: mostrar um panorama específico para auxiliar o empreendedor a tomar as melhores decisões.

modelo de relatório


 

Os relatórios contribuem ainda para a definição de estratégias, uma vez que apresentam dados reais e atualizados a serem trabalhados. Para facilitar o entendimento, existe a opção de disponibilizar as informações em diferentes formatos. Entre as opções existentes estão:

  • gráficos: resumem e mostram dados com identificação rápida e atrativa;
  • tabelas: deixam as informações mais organizadas e segmentadas;
  • planilhas: permitem a análise de dados de forma rápida e eficiente, resumindo o que é importante e essencial.

Outro aspecto importante a se destacar é que os relatórios permitem o acompanhamento de um histórico, quando são feitos com regularidade. Assim, é possível metrificar o desempenho e prever tendências, importantes rotinas em qualquer negócio.

5 dicas para aperfeiçoar os seus relatórios empresariais

Apresente os dados de forma clara e objetiva

A primeira dica para deixar seus relatórios ainda melhores é organizar as informações, e isso começa na elaboração. Para começar, é preciso saber para quem ele será apresentado (público-alvo) e, assim, construí-lo de forma clara. Nesse sentido, é fundamental adequar a linguagem para quem irá ler ou assistir à apresentação de um relatório. Por isso, em alguns casos, opte por não utilizar termos técnicos e substituí-los por sinônimos ou mesmo exemplos práticos.

modelo de relatório


 

Além disso, é preciso priorizar a objetividade do relatório, sem rodeios ou informações irrelevantes que poderiam muito bem ser resumidas ou suprimidas. Por isso, é preciso filtrar os dados para que somente os relevantes sejam apresentados.

Use o design a favor das informações

Complementando a dica anterior, lembra daquele ditado que diz que “uma imagem vale mais que mil palavras”? Pois bem, nos relatórios, muitas vezes a forma como um dado é apresentado é o que determina o seu rápido entendimento. Uma maneira de trabalhar isso é por meio do design.

Relatórios que possuem gráficos e infográficos atrativos têm maior chance de serem compreendidos. Por isso, inclua textos e imagens na elaboração de relatórios, com o uso de ilustrações e ícones. Porém, tenha cuidado no exagero de cores e certifique-se que os títulos, linhas e proporções realmente estejam lá para somar e não para dificultar o entendimento.

modelo de relatório


 

Faça análises dos gráficos de forma sucinta

Outra ditado que faz sentido aqui é aquele que diz que “menos é mais”. Portanto, na hora de elaborar um relatório e, depois, fazer uma análise de gráficos, faça-o de maneira sucinta. A melhor maneira de transmitir uma ideia ou informação é a mais simples que puder.

Avalie métricas relevantes para o negócio

A criação, a revisão e a geração de um bom relatório envolve a escolha de indicadores usados pela empresa. Adotar critérios para essa seleção, levando em conta a abrangência, a importância e a simplicidade dos indicadores torna o conteúdo mais consistente e objetivo.

modelo de relatório


 

Conte com a ajuda da tecnologia

A última e talvez mais importante dica é contar com a tecnologia para ter todo o trabalho facilitado. Isso porque existem ferramentas capazes de oferecer uma prática elaboração de relatórios.

Quando se trata de controlar pagamentos de clientes e analisar transações financeiras, uma plataforma de pagamentos pode oferecer a sua expertise em auxiliar na gestão empresarial. Esse tipo de sistema é especializado em cuidar de todo o processo que envolve um recebimento. Com ele, é possível contar com relatórios de pagamentos para lidar com a inadimplência e com o controle geral de cobranças.

Assim, quanto mais completos forem os seus relatórios, melhor será a análise dos indicadores e a identificação de oportunidades no seu negócio. Para conhecer as principais métricas que devem ser analisadas nessa rotina, leia este artigo sobre os indicadores mais importantes para alcançar resultados!