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Qual a importância da gestão de documentos nos negócios?

By Ivan de Souza, Oct 26, 2023

Num mundo cada vez mais digital e interconectado, a gerência documental vai muito além de simplesmente armazenar arquivos em um canto qualquer, é preciso também entender qual a importância da gestão de documentos

Afinal, ela é a espinha dorsal que mantém sua empresa legalmente segura, operacionalmente eficaz e estrategicamente ágil. A complexidade desse tema abrange desde a criação, passando pela tramitação e uso, até o arquivamento consciente de documentos. 

Neste artigo, revelamos os pontos que beneficiam o seu negócio uma vez que os documentos estejam devidamente organizados.

O que é gestão de documentos?

A gestão de documentos não é um mero depósito de arquivos em um sistema ou armário, mas uma atividade estratégica que visa organizar, catalogar e tornar acessíveis tais documentos para facilitar as operações cotidianas e decisões de negócios.

A primeira etapa da gestão de documentos é a “produção”, em que os documentos são criados com um propósito específico, seja para formalizar uma relação de trabalho ou para estabelecer os termos de uma parceria comercial. Nesta fase, é crucial que os documentos sejam elaborados em conformidade com requisitos legais e normativos.

Segue-se a “tramitação”, que é o processo de movimentação e aprovação desses documentos dentro da organização. É nesse momento que os formatos padronizados são aplicados, e as informações pertinentes são inseridas para adaptar o documento ao contexto atual.

Depois, na fase de “utilização”, o documento atinge seu propósito operacional, seja através da execução de tarefas ou cumprimento de acordos. É o momento em que os envolvidos devem estar cientes de suas responsabilidades e direitos, conforme delineados no documento.

Por último vem a fase de “arquivamento”. Não se trata apenas de guardar os documentos, mas de preservá-los de forma que possam ser facilmente recuperados para consultas futuras ou para atender a requisitos legais e auditorias.

Qual a importância da gestão de documentos nas empresas?

Vejamos agora tudo que deve ser considerado durante a gerência corporativa de documentos.

Aumento da produtividade

A produtividade é uma métrica crucial que frequentemente determina o sucesso de uma empresa. No contexto da gestão de documentos, esse conceito adquire especial relevância. Isso porque a eficiência na manipulação de documentos influencia não apenas o desempenho individual dos colaboradores, mas também a operacionalidade da empresa como um todo.

Quando a gestão documental é bem estruturada, especialmente em sua vertente eletrônica, o acesso a arquivos e informações se torna extremamente facilitado. Um sistema bem implementado, que aproveita a organização lógica e recursos de busca eficientes, permite que os colaboradores localizem o que necessitam sem esforço, liberando mais tempo para tarefas que realmente importam. 

Assim, evita-se o acúmulo de horas extras e o estresse associado à busca frenética por documentos essenciais, o que reflete positivamente na satisfação da equipe e, por extensão, na sua produtividade.

A agilidade no fluxo de trabalho também é intensificada. Com os documentos devidamente catalogados e acessíveis, as equipes podem executar suas atividades com maior coesão. Isso minimiza gargalos operacionais e atrasos que podem afetar prazos e resultados. 

Além disso, uma gestão documental eficaz facilita a colaboração interdepartamental, já que as informações podem ser acessadas e compartilhadas de forma mais fluida entre diferentes setores.

A produtividade, neste cenário, não é apenas uma consequência do bom gerenciamento de documentos, mas um multiplicador de eficiência para a organização. 

É como uma reação em cadeia: a economia de tempo em tarefas administrativas possibilita que os colaboradores concentrem seus esforços em atividades estratégicas, o que eleva o padrão de qualidade e competitividade da empresa no mercado.

Economia de espaço físico para documentos

A gestão documental não só otimiza a forma como os documentos são guardados, mas também oferece uma solução eficaz para economizar espaço físico, um recurso cada vez mais valioso.

Em uma era onde o custo por metro quadrado se torna progressivamente mais alto, a racionalização do espaço se torna um ativo valioso. Neste contexto, a digitalização de assinaturas e também de documentos surge como um catalisador econômico. 

Ao converter documentos físicos em formatos digitais, a necessidade de manter áreas exclusivas para armazenamento diminui drasticamente, liberando espaço para outras atividades que agreguem valor ao negócio.

Mais do que uma questão de economia de espaço, essa prática envolve uma gestão inteligente da temporalidade dos documentos. Com sistemas de gestão documental eficientes, é possível determinar prazos de retenção para cada tipo de arquivo. 

Documentos que não necessitam mais ser mantidos, seja por razões legais ou operacionais, podem ser descartados de forma segura. Esse gerenciamento temporal não só economiza espaço físico como também recursos computacionais, caso os arquivos estejam armazenados em servidores próprios ou em nuvem.

Mais segurança das informações

Diferente do que muitos podem pensar, os riscos não estão apenas no ambiente online. A negligência no descarte adequado de documentos físicos pode também ser um veículo para o vazamento de informações. Há relatos de empresas cujas informações foram comprometidas porque resíduos documentais não foram devidamente destruídos.

Em contrapartida, uma administração documental bem executada envolve práticas rigorosas de segurança. No ambiente digital, isso significa, entre outras coisas, a criptografia de arquivos armazenados na nuvem. 

Essa camada extra de segurança minimiza a vulnerabilidade a ataques cibernéticos e acesso não autorizado. Além disso, os sistemas modernos permitem um controle refinado de quem tem permissão para acessar determinados documentos, restringindo o acesso apenas aos funcionários que realmente necessitam daquela informação para suas tarefas.

Mas, a segurança das informações não se resume a medidas tecnológicas. Ela engloba também uma cultura organizacional de conscientização sobre a importância de manter dados seguros. Isso significa educar a equipe sobre melhores práticas e o impacto potencial de qualquer brecha de segurança.

Mais agilidade nos processos

Quando um negócio está em sua fase inicial, a tentação é pensar que a organização de documentos é uma tarefa simples, algo que pode ser adiado para quando a empresa estiver maior. 

No entanto, à medida que a organização cresce, também aumenta a complexidade da sua estrutura organizacional e documental. O que antes era facilmente manejável pode se tornar um labirinto de informações, complicando tarefas rotineiras e tomando tempo precioso da equipe.

Imagine, por exemplo, o cenário em que documentos contratuais precisam ser rapidamente acessados para uma negociação com um cliente ou para resolver uma disputa legal. Se esses documentos não estão organizados de forma eficaz desde o início, localizá-los pode se tornar uma missão quase impossível, causando atrasos e, em casos mais sérios, prejuízos para a empresa.

Por isso, é fundamental que a gestão documental seja pensada e implementada desde os primeiros passos do negócio. Ela deve ser capaz de se adaptar ao crescimento da empresa, permitindo que novos colaboradores possam facilmente encontrar os documentos de que necessitam. 

Isso vai muito além da simples organização de arquivos; trata-se de uma estratégia proativa de preparação para o crescimento futuro, facilitando a integração de novos membros e agilizando processos que se tornarão mais complexos com o tempo.

Redução de custos

Em um ambiente onde os documentos são de fácil acesso e bem organizados, a eficácia operacional é significativamente melhorada. Imagine, mais uma vez, o departamento comercial de uma empresa: se o acesso aos contratos é ágil e descomplicado, a equipe pode direcionar mais esforços para atividades que geram receita, como prospecção de novos clientes e fidelização dos atuais.

Isso gera um efeito cascata benéfico em diversas áreas da empresa. Com documentos devidamente gerenciados, equipes de diferentes setores podem colaborar de maneira mais eficiente, evitando retrabalhos e erros que exigem correções demoradas e onerosas. Em resumo, tempo é dinheiro, e um software de gestão de documentos bem estruturado economiza ambos.

Além disso, a boa gestão documental contribui para a prevenção de falhas que poderiam resultar em penalidades legais e consequentes despesas. Documentos mal geridos ou perdidos podem levar a multas e outras complicações judiciais que têm impacto direto no balanço financeiro da empresa.

Segurança jurídica

A segurança jurídica desempenha um papel crucial para as empresas. Afinal, a forma como os documentos são geridos pode ser a diferença entre o sucesso e o fracasso em diversas frentes, desde relações trabalhistas até contratos com clientes e fornecedores.

Contratos de trabalho, para citar um exemplo, estabelecem as diretrizes básicas da relação entre empregador e empregado, incluindo jornada de trabalho, remuneração e outros direitos e deveres. Logo, um sistema bem estruturado de gestão documental (como a ZapSign, por exemplo) garante que esses acordos estejam sempre acessíveis para verificação, possibilitando uma atuação proativa em caso de necessidade de revisões ou atualizações. 

Da mesma forma, registros de ponto e relatórios de horas extras precisam ser meticulosamente armazenados, não apenas para cumprir com obrigações legais, mas também para proteger a empresa em eventuais ações judiciais.

No contexto de relações comerciais, contratos com clientes e fornecedores também têm grande relevância. Esses documentos oficializam os termos da parceria, responsabilidades, prazos e condições de pagamento, servindo como uma ferramenta tanto de gestão como de proteção legal para ambas as partes. 

Quando bem geridos, eles contribuem para a transparência e a boa-fé nas relações comerciais, elementos essenciais para o sucesso a longo prazo.

Vale ressaltar que a autenticidade desses documentos é fundamental para sua validade jurídica. Neste sentido, tanto assinaturas manuais quanto assinaturas eletrônicas têm reconhecimento legal. E não apenas isso, mas até acordos verbais podem ter peso em determinadas circunstâncias legais, segundo o código civil brasileiro. 

Portanto, o gerenciamento adequado desses documentos não é apenas uma questão administrativa, mas também uma salvaguarda legal.

Agora que você sabe qual a importância da gestão de documentos nos negócios, poderá colocá-la em prática na sua empresa. 

Para saber mais sobre como funciona a validade jurídica nesse tipo de gerência, continue conosco e confira este ebook gratuito que produzimos a respeito do tema!