Comunicação eficaz em change management: infográficos para uma liderança transformativa

By Sara Austin, May 04, 2021

change management

Desde as primeiras pinturas rupestres em cavernas até os outdoors e pop-ups digitais de hoje, os recursos visuais sempre foram ferramentas de comunicação poderosas.

Os recursos visuais têm um papel importante a desempenhar na comunicação porque fornecem representações simplificadas de coisas complexas — algo como guias de estudo para o seu cérebro.

Embora os líderes empresariais modernos não tenham nenhum uso para as pinturas rupestres em si, a verdade é que a liderança eficaz em change management (gerenciamento de mudança) requer mais do que apenas habilidades de gerenciamento.

Você precisa saber motivar, educar e se comunicar com precisão e clareza.

Confira o que você precisa saber hoje sobre o uso de recursos visuais para liderar uma equipe através da mudança.

Clique para avançar:

 

Por que o change management é tão difícil?

Mudar pode ser assustador. A mudança organizacional depende da adesão de todas as partes interessadas, mas os gerentes talvez sejam os mais importantes. Isso porque, quando uma mudança está acontecendo no local de trabalho, são eles que os funcionários procuram para obter orientação e tranquilidade.

Fornecer diretrizes e métricas claras para promover e medir o sucesso do esforço de mudança capacita seus gerentes a fornecer liderança excepcional para aqueles com quem trabalham todos os dias.

Na verdade, é melhor que as comunicações sobre sua iniciativa de mudança sejam transmitidas pelos membros da equipe de gerenciamento diretamente a seus subordinados. Dessa forma, os funcionários receberão as informações necessárias de um rosto familiar na organização, em vez de algum executivo com o qual eles não têm contato.

Relacionado: Como comunicar a estratégia de comunicação para sua equipe com eficácia

 

Do que se trata e o motivo da mudança organizacional

Se quiser que as pessoas invistam em sua iniciativa de mudança, você deve ser capaz de explicar o que está fazendo e por que isso é importante para o futuro da sua organização. Você vai tentar convencê-los de sua grande ideia com um e-mail sem graça ou algum comunicado de imprensa prolixo? Esperamos que não.

Se você está tentando construir uma “coligação” em torno da sua ideia, o entusiasmo que você tem por ela deve se refletir em como você a apresenta.

Facilitando a mudança organizacional para os funcionários: WIIFM (sigla em inglês que significa “o que eu ganho com isso”)

Sua iniciativa de mudança terá sucesso ou falhará com base no entusiasmo, investimento e envolvimento de todas as partes interessadas. Reservar um tempo para comunicar explicitamente como a mudança beneficiará essas partes interessadas é fundamental para a construção de um consenso.

Agora que você disse às pessoas o que está planejando fazer e a razão pela qual mudança é necessária e importante para a organização, vá além. O investimento na mudança ao nível individual requer um nível de conexão pessoal com os objetivos, também conhecido como o fator “O que eu ganho com isso”.

O elemento gráfico mostrado aqui fornece um exemplo de um documento que lista os motivos pelos quais os funcionários devem usar uma assinatura de e-mail.

change management


 

Em vez de pedir aos funcionários que procurem nas anotações da última reunião ou peçam esclarecimentos a um colega, por que não lhes oferecer um recurso gráfico colorido?

Quando as motivações que impulsionam a mudança são apresentadas de forma sucinta em um formato fácil de ler, não há desculpa para não saber o que está acontecendo ou por quê. Um recurso gráfico como este poderia ser muito eficaz exibido perto de áreas comuns de circulação de funcionários.

Usando um plano de comunicação para liderar uma equipe através da mudança

change management


 

Líderes eficazes sabem como é importante manter as linhas de comunicação abertas. Ao estabelecer um plano de comunicação, os líderes podem agilizar a maneira como suas equipes compartilham informações. Este elemento gráfico fornece um exemplo colorido, bem organizado e fácil de entender.

Você já teve uma dúvida, mas não sabia a quem perguntar?

Não perca tempo precioso. Ao estabelecer um plano de comunicação que defina claramente de onde virá a comunicação sobre a iniciativa de mudança e a quem as partes interessadas devem comunicar, você responde a perguntas críticas antes mesmo que elas sejam feitas.

Enquanto estiver na fase de formação da equipe de change management, um plano de comunicação se torna ainda mais valioso. Os funcionários precisam saber a quem recorrer quando desejam compartilhar ideias, fazer perguntas, expressar preocupações éticas, registrar reclamações ou compartilhar ou receber feedback.

A eficiência a um nível organizacional vem de um planejamento cuidadoso. Economize tempo e registre seu plano de comunicação por escrito.

 

Exemplos de comunicação de change management

A liderança eficaz em change management é apoiada por uma documentação abrangente e explícita. Ao criar diretrizes, políticas e procedimentos detalhados, os líderes definem expectativas claras a serem seguidas por seus funcionários.

A verdade é que a documentação produzida pela maioria das empresas é entediante. Ninguém quer perder tempo percorrendo (ou pior, folheando) páginas de texto para encontrar aquela informação crítica de que precisam para fazer seu trabalho.

Usar recursos visuais para comunicar os elementos essenciais da sua estratégia de change management oferece a seus funcionários a capacidade de localizar e compreender as informações de que precisam rapidamente.

Além do mais, como o aprendizado visual fica na memória por mais tempo, os funcionários relembrarão mais facilmente essas informações vitais mais tarde.

Comunicando mudanças por e-mail

A mudança organizacional geralmente é precedida por um e-mail. Dito isso, aumente o envolvimento da equipe de mudanças com sua mensagem, publicando-a também na intranet da sua empresa e/ou plataformas de mensagens como Microsoft Teams ou Slack.

Você também pode usar infográficos como e-mails para torná-los mais envolventes e fáceis de digerir. Eis um exemplo de orientações para videoconferência com o que se deve e não se deve fazer.

change management


 

Listas de verificação para comunicar o change management

O gráfico abaixo mostra uma lista de verificação de procedimentos simples, codificada por cores para ser fácil de usar.

change management


 

Comunicando mudanças com cronogramas

Comunicar o cronograma para sua estratégia de change management pode ajudar muito a aliviar a ansiedade que acompanha a mudança.

Um roteiro bem elaborado permitirá que as partes interessadas vejam rapidamente de onde vieram e para onde estão indo.

Apresentando essas informações em forma gráfica, sua equipe de change management obtém uma visão geral do plano. De relance, seus colaboradores podem visualizar todas as etapas envolvidas.

change management


 

O infográfico acima exemplifica um cronograma de projeto simples, fácil de ler e visualmente envolvente.

Facilitando a memorização com cartazes, job aids e mais

A repetição pode não ser a parte mais interessante da comunicação, mas a exposição repetida a novos conceitos é um elemento fundamental para a retenção do aprendizado. Os métodos de comunicação visual são particularmente bons em aproveitar esse aspecto que facilita a memorização de novas informações, uma vez que os estímulos visuais são impressos no cérebro de maneiras únicas.

Sua iniciativa de mudança deve ser apoiada por uma variedade de documentos. Documentos de uma página reforçando os fundamentos podem ser exibidos com destaque em locais frequentados por seus funcionários, como o bebedouro ou a sala de lazer.

change management


 

Que tal criar job aids que os funcionários podem imprimir, salvar no disco rígido e assim por diante? Aqui está um exemplo de um job aid que visa aumentar a adoção de um novo processo de integração do cliente.

change management


 

Relacionado: Como criar job aids que melhoram o desempenho dos funcionários

Só exibir as informações é suficiente? Talvez não, mas você ficaria surpreso ao saber o quanto o aprendizado passivo ocorre quando você vê o mesmo outdoor, pôster, sinais de trânsito ou outro estímulo repetidamente.

Por exemplo, a maioria de nós poderia desenhar um sinal de “pare”, se solicitado. Podemos fazer isso, na medida em que nossas habilidades artísticas permitem, não porque alguém nos ensinou explicitamente como desenhar isso, mas porque tivemos exposição repetida, consciente e subconsciente ao mesmo elemento visual ao longo do tempo.

Usando recursos visuais para inspirar sua equipe de change management

Depois de dominar um conceito ou ideia, pode ser mais difícil chamar nossa atenção. Para economizar tempo e recursos cognitivos, tendemos a ignorar o que pensamos que já sabemos. Novos recursos visuais podem ajudar as pessoas a “libertar” suas atitudes e crenças e prepará-las para pensar de maneiras diferentes.

change management


 

O poder da repetição é ampliado ainda mais quando você encontra várias maneiras de compartilhar as mesmas informações. Isso ocorre porque os humanos aprendem através do “scaffolding” do novo conhecimento na base de suas experiências vividas.

Quer encorajar as pessoas a repensar como fazem seu trabalho? Quer inspirar inovação e crescimento em seu local de trabalho? Rompa com os hábitos mentais que estão sufocando o crescimento, encontrando maneiras mais atraentes de compartilhar o que podem parecer ideias antigas.

 

Por que os líderes precisam de infográficos como parte de seu kit de ferramentas de change management

Usar infográficos para reforçar os elementos-chave de sua estratégia pode trazer enormes benefícios ao longo do tempo.

Dito isso, os infográficos são mais do que apenas cores e imagens. Para serem eficazes em suas mensagens, os infográficos que dão suporte à sua iniciativa de mudança devem ser bem organizados, explícitos, baseados em linguagem compartilhada e fáceis de entender.

Vamos dar uma olhada em alguns exemplos para ver como isso é feito.

Exemplo 1:

Este elemento gráfico é colorido, bem estruturado e atraente. As imagens utilizadas fortalecem as associações visuais com as categorias em discussão, melhorando a retenção das informações.

change management


 

Exemplo 2:

Este elemento gráfico é usado pelos Institutos Nacionais de Saúde do Governo dos Estados Unidos e possui muitas informações para compartilhar, organizadas por uma série de perguntas. Criar um infográfico como esse é uma ótima maneira de responder a perguntas frequentes.

change management
Fonte

Este infográfico ganha pontos extras pelo uso da iconografia. O uso consistente de ícones é uma forma visual de contribuir para a linguagem comum de que falamos anteriormente. Esses ícones podem ser utilizados em documentos e mídias para reforçar mensagens consistentes e diminuir a elevação cognitiva.

Exemplo 3:

Os dados brutos são a) difíceis de ler, b) difíceis de interpretar c) muito entediantes. As visualizações de dados são uma ferramenta poderosa para ajudar as pessoas a entender o que os dados nos dizem sobre o nosso negócio. Este elemento gráfico é um ótimo exemplo devido ao seu design simples e fácil de usar.

Em um relance, você consegue identificar os diferentes tipos de dados descritos no gráfico. Durante um esforço de mudança, esses elementos gráficos baseados em dados podem ser uma ótima maneira de mostrar a seus funcionários como as mudanças que você está implementando impulsionam a eficiência ou os lucros.

change management


 

Exemplo 4:

As árvores de decisão podem ajudar seus funcionários a eliminar o ruído e a tomar decisões informadas. Esses job aids são úteis para reforçar os processos e capacitar os funcionários a tomarem suas próprias decisões.

A criação de uma estrutura simples de tomada de decisão baseada em perguntas de sim ou não orienta os funcionários através da ambiguidade, melhora seu desempenho e aumenta a produtividade.

change management


 

Exemplo 5:

Por falar em job aids de apoio, breves explicações, planilhas, listas de verificação e outros documentos tornam o trabalho de todos mais fácil. Aqui você tem um ótima meta-exemplo: um job aid explicando como fazer job aids.

change management


 

Além disso, é um belo exemplo de um infográfico sequencial, bem organizado e com foco restrito. No mundo real, os job aids precisam ter um foco limitado para serem úteis. Esses elementos gráficos têm como objetivo capturar os pontos mais importantes, em poucas palavras, para causar o máximo impacto.

Em resumo: o change management depende de uma forte liderança e comunicação

Se há uma coisa que sabemos com certeza, é que a mudança é uma parte inevitável da vida e dos negócios.  Os líderes que orientam outras pessoas durante a mudança organizacional precisam de um plano de comunicação sólido e de um conjunto muito especial de habilidades — habilidades de liderança em change management. Ter diplomas e distinções é ótimo, mas seu pessoal precisa ser capaz de confiar em você e em sua liderança.

Fazer um esforço para se comunicar com seus funcionários e desenvolver a capacidade de apoiá-los através de sua iniciativa de mudança o colocará no caminho do sucesso. Os infográficos são ferramentas poderosas para líderes que buscam criar e manter mudanças duradouras.

Comece a criar seu próprio infográfico hoje com os modelos fáceis de editar da Venngage e o editor online de arrastar e soltar — mesmo se você não for designer.