Todos nós fazemos o possível para garantir uma força de trabalho feliz e saudável. É por isso que, em um mundo perfeito, um relatório de incidente nunca teria que ser criado.
No entanto, incidentes acontecem, e nunca é má ideia estar preparado para qualquer situação – especialmente as inesperadas.
Proprietários de pequenas empresas, equipes de recursos humanos e de emergência no local de trabalho: este artigo é para vocês!
Neste guia passo a passo, compartilharemos nossas principais dicas sobre a criação de relatórios de incidentes que o ajudarão a realizar investigações eficazes e a garantir que situações semelhantes (ou mais sérias) não ocorram novamente. Também incluiremos alguns modelos para ajudá-lo.
Índice:
- O que é um relatório de incidente?
- Exemplos de relatórios de incidente, modelos e dicas de design
- Modelo de relatório de incidente simples
- Modelos de relatório de incidente de funcionários (COVID-19)
- Como escrever um relatório de incidente
Todos os modelos nesta postagem podem ser personalizados usando nossa ferramenta online de criação de relatórios de incidentes. A inscrição é gratuita, assim como muitos dos nossos modelos.
1. O que é um relatório de incidente?
Um relatório de incidente é um formulário para documentar todas as doenças, lesões, quase acidentes ou acidentes e deve ser preenchido logo depois do ocorrido, independentemente do grau da lesão.
Confira um exemplo:
Qualquer doença ou lesão que afete a capacidade de trabalho de um funcionário deve ser registrada. As especificações do que é exigido por lei para ser incluído em um relatório de incidente variam dependendo da legislação federal ou provincial que afeta seu local de trabalho.
Se você não tiver certeza, confira o site do seu governo para obter mais detalhes. Em certos casos, há exceções que podem dispensar as pequenas empresas do cumprimento dessa obrigação.
2. Exemplos de relatórios de incidentes e dicas de design
Veja a seguir alguns exemplos de relatórios de incidentes para ajudá-lo a começar, incluindo algumas dicas de design de relatório para que você consiga apresentar suas informações de maneira eficaz. Temos também um guia abrangente para o design geral de relatórios, caso você queira se aprofundar no assunto.
Incorpore sua marca no design do seu relatório
Como acontece com qualquer documento que você cria para sua empresa, é uma boa prática incorporar a imagem da sua marca a seus relatórios de incidente. (Psiu– a ferramenta Minha Marca da Venngage permite adicionar sua identidade visual com apenas um clique!)
Inclua as cores da sua marca no design. Você pode fazer isso usando-as no cabeçalho, rodapé, barra lateral e em qualquer recurso visual do relatório.
Outra opção é usar as cores da sua marca no fundo do relatório de incidente:
Você também pode incluir seu logotipo, como neste modelo de relatório de incidente:
Organize suas informações em seções usando caixas
Para tornar suas informações o mais legíveis possível, organize-as em seções. Uma das maneiras mais fáceis de fazer isso é usando caixas.
Por exemplo, observe como esses modelos de relatório de incidentes usam caixas para separar as informações:
Este exemplo também usa retângulos para indicar os cabeçalhos da seção:
Codifique as seções do seu relatório de incidentes com cores
As cores não são ótimas apenas para tornar seus relatórios, apresentações e gráficos mais interessantes. Você também pode usá-las para organizar as seções do seu relatório e chamar a atenção para as informações importantes.
Para obter mais dicas de como usar cores em seus designs, leia nosso guia sobre como escolher cores para se comunicar com eficácia.
Adicione um cabeçalho visual ao seu relatório de incidente
Como parte da marca da sua empresa, você pode adicionar um cabeçalho visual aos seus relatórios. Por exemplo, este modelo de relatório de incidente usa uma foto neutra com um filtro de cor para criar um cabeçalho profissional:
Você pode fazer isso na Venngage sobrepondo uma foto em um fundo colorido e ajustando a opacidade:
Que tal usar o mesmo efeito para as barras laterais?
Faça um formulário simulado para oferecer aos membros da equipe como um exemplo
Se você estiver fazendo uma transição na equipe ou algo acontecer quando o indivíduo responsável pelos relatórios de incidentes estiver ausente, é muito importante que haja um processo documentado. Isso garantirá que, se alguém for nomeado o responsável, ele ou ela poderá preencher o relatório de incidente corretamente.
Também pode ser útil adicionar breves descrições do tipo de informação a incluir em cada campo. Dê uma olhada em como este exemplo de relatório de incidente oferece um breve texto para orientar quem estiver o preenchendo:
Use ícones para visualizar conceitos
Os ícones são recursos visuais pequenos e compactos que podem ser usados para reforçar as informações em seus relatórios. Você também pode usá-los para chamar a atenção para campos específicos e informações importantes.
Por exemplo, este modelo de relatório de incidente usa ícones para indicar a finalidade de cada campo:
3. Como escrever um relatório de incidente
É importante estabelecer um método sistemático para investigar incidentes.
É igualmente importante ter um relatório preparado que permita registrar todos os aspectos relevantes do incidente – esta é a primeira etapa essencial no processo de comunicação de incidentes.
Depois de criar seu formulário de relatório de incidente, você pode:
- Começar sua investigação com a averiguação de fatos.
- E terminar sua investigação determinando recomendações para prevenir o aumento da gravidade do incidente e a possibilidade de uma recorrência.
Para escrever qualquer relatório de incidente, siga o formato básico descrito abaixo.
1. Tome uma atitude imediata
Os funcionários da sua organização devem notificar seu gerente ou outro membro do comitê de liderança da empresa assim que um incidente ocorrer – independentemente da natureza da situação (seja um acidente, doença, lesão ou quase acidente).
Dito isto, é necessário que haja canais de comunicação claramente definidos que promovam e destaquem a importância dos colaboradores se apresentarem nestas situações.
Logo que um incidente é relatado, a primeira responsabilidade do líder é garantir que o tratamento apropriado, se necessário, seja administrado às pessoas afetadas pelo ocorrido.
Nesta nota: se o perigo continua, o gerente a quem a situação foi relatada deve eliminá-lo, controlando-o. Cada empresa deve ter um procedimento definido para fazer isso com base na natureza do seu trabalho.
Por exemplo, se houve um derramamento que causou uma queda: preste socorro à vítima, prontamente limpe o derramamento e identifique a área perigosa com uma placa.
2. Reúna os fatos
Uma vez que a ação imediata, incluindo a resposta ao evento e a eliminação do perigo, tenha sido realizada, é hora de determinar e registrar os fatos relacionados ao incidente.
Os fatos relacionados ao incidente incluem:
O básico
Identifique o local, hora e data específicos do incidente. Essas informações são as informações mais óbvias a serem coletadas, além de serem fundamentais para a investigação.
Os afetados
Reúna os dados das pessoas envolvidas e/ou afetadas pelo incidente. Isso implica em registrar o nome dos indivíduos envolvido, seus cargos, os departamentos em que operam e seus gerentes.
As testemunhas
Fale com qualquer testemunha do evento para documentar sua perspectiva. Registre suas declarações no formulário da forma mais detalhada e precisa possível.
Para garantir a precisão, é prática recomendada revisar suas anotações com a testemunha para garantir que ela concorde com a forma como o evento está retratado no relatório. Também é importante incluir o nome (ou nomes) de quaisquer testemunhas, caso seja necessário qualquer questionamento adicional.
O contexto
Considere e documente os eventos que ocorreram antes do incidente. Pergunte:
- O que o funcionário estava fazendo?
- Quem pediu que ele ou ela realizasse a tarefa? Como o funcionário se sentia antes do incidente?…etc.
É importante identificar quais fatores foram resultado do incidente e quais estavam presentes antes dele, ou seja, que podem ter sido um fator potencial que contribuiu para a ocorrência do incidente.
As ações
No relatório, especifique as ações das pessoas envolvidas no momento do incidente. O que o funcionário fez que levou ao incidente?
Por exemplo, se um funcionário lesionou as costas ao levantar uma caixa no trabalho, é importante determinar como esse funcionário levantou a caixa para decidir se isso contribuiu para sua lesão. Em caso afirmativo, pergunte se esse funcionário foi treinado adequadamente para essa tarefa, por quem ou com base em que fonte.
O ambiente
Identifique e registre as condições de entorno que contribuíram para o ocorrido. Havia iluminação inadequada? Uma peça do equipamento não estava funcionando corretamente? A visibilidade dos funcionários foi obstruída por um brilho ou ponto cego? Etc.
As lesões
Registre descrições detalhadas das lesões específicas e avalie sua gravidade no relatório. Esta descrição deve incluir as partes do corpo lesionadas, além da natureza e extensão das lesões.
O tratamento
Também é importante documentar no relatório de incidente o tipo de tratamento administrado para as lesões reconhecidas. Isso é importante para entender como o funcionário está se recuperando ao revisar as especificidades do evento.
Os danos
Registre um relato de quaisquer danos a equipamentos, materiais e outras peças causados pelo incidente. Será útil consultar esses dados durante a análise do evento para considerar um plano de ação corretiva e determinar quais itens precisarão ser reparados ou substituídos.
3. Analisar e refletir
Reunir e registrar os fatos relacionados à ocorrência do incidente ajudará a determinar como o incidente ocorreu. A análise dos fatos coletados relacionados ao incidente ajudará a determinar por que o incidente ocorreu.
Analisar e determinar como e por que o incidente ocorreu é essencial para desenvolver um plano de ação corretiva eficaz.
As causas potenciais para acidentes ou lesões que ocorreram no local de trabalho podem incluir:
- Causas primárias (por exemplo, um vazamento de água em um lance de escadas que causou um escorregão e uma queda).
- Causas secundárias (por exemplo, um funcionário não usar equipamento de proteção individual adequado, como capacete ou óculos).
- Outras causas contribuintes (por exemplo: uma lâmpada queimada, causando pouca visibilidade).
4. Estabeleça um Plano de Ação Corretiva
Um Plano de Ação Corretiva deve fornecer recomendações como um meio de reduzir a possibilidade de um problema contínuo e/ou recorrência do incidente. As recomendações resultam de uma análise eficaz dos fatos coletados e documentados no relatório do incidente.
Os elementos de um plano de ação corretiva eficaz podem incluir:
- Treinamento de saúde e segurança ocupacional para funcionários
- Processos de manutenção preventiva de rotina que garantam que o equipamento esteja em boas condições de funcionamento
- Uma revisão das práticas e procedimentos de trabalho com uma recomendação de mudanças para reduzir o risco de incidentes
- Realizar uma análise de riscos do trabalho para determinar se outros riscos potenciais estão associados à tarefa e/ou ambiente e, em seguida, treinar os funcionários sobre esses riscos com base nas conclusões da avaliação
- Mudanças/atualizações de engenharia, equipamento ou EPI para garantir que a tarefa ou seu processo de conclusão apresente menos riscos
Exemplos de relatórios de incidentes
Modelo de relatório de incidente de funcionário para COVID-19
Modelo de relatório de incidente crítico para funcionários de saúde em tons azuis
Conclusão
Embora estar preparado para o inesperado seja frequentemente difícil, as medidas preventivas são a base para manter um ambiente de trabalho feliz e saudável para você e seus colaboradores.
Os relatórios de incidentes não são apenas uma parte decisiva no protocolo de resposta a incidentes de qualquer empresa, mas também fornecem um meio de evitar imprevistos recorrentes e/ou inspirar mudanças.
É por isso que é crucial ter um formulário relevante e abrangente de comunicação de incidentes preparado e disponível para qualquer incidente que possa ocorrer. Seguindo a legislação do seu país e considerando os quatro componentes prescritos acima, você estará bem preparado para lidar com incidentes de forma eficaz.
O efeito de responder a incidentes de maneira oportuna e orientada para os detalhes não apenas garantirá um local de trabalho seguro, mas também irá:
- Tranquilizar os funcionários de que seu empregador está preparado para tomar as medidas certas em qualquer situação
- Garantir que todas as partes apropriadas sejam totalmente informadas sobre os incidentes
- Criar um registro de incidentes para referência futura
- Proteger você, sua empresa e seus funcionários de ações judiciais e disputas