Mesmo as boas relações de trabalho estão fadadas a acabar, e como dizem, “o show precisa continuar”. Para manter um negócio próspero e bem-sucedido, é necessário criar um processo de offboarding robusto, pois os funcionários vêm e vão.
O offboarding aborda tudo, desde a separação de funcionários até o recrutamento e a contratação, e as empresas inteligentes trabalham para criar uma escada de sucesso para que, quando um funcionário sair, a próxima pessoa na fila esteja pronta para começar.
Muitas ferramentas visuais podem ajudar no processo de offboarding e outras necessidades de comunicação do funcionário (em inglês), e a Venngage Empresarial é a melhor maneira de garantir que sua empresa possa administrar a rotatividade de maneira eficaz.
Clique para avançar:
- O que significa realizar o offboarding de um funcionário?
- Por que o offboarding é importante?
- Offboarding é o mesmo que separação de funcionários?
- Qual é a diferença entre onboarding e offboarding?
- O que está envolvido no processo de offboarding de funcionários?
- O que é uma checklist de offboarding?
- Modelos de checklist de offboarding de funcionários
- Perguntas frequentes sobre offboarding de funcionários
O que significa realizar o offboarding de um funcionário?
Offboarding descreve o processo de gerenciamento da rotatividade de funcionários. É mais expansivo do que a separação de funcionários (em inglês), já que parte fundamental do processo de offboarding éo preenchimento do cargo deixado vago pelo ex-funcionário.
Uma empresa que se desliga com sucesso de um funcionário será capaz de continuar as operações normais sem perder o ritmo e melhorar as operações da empresa ou o envolvimento dos funcionários através do feedback. Além disso, poderá mitigar o risco das contas, tomando certas providências como alterar senhas.
Alguns processos de offboarding podem durar semanas, especialmente no caso de funcionários executivos ou de alta responsabilidade. Outros podem ocorrer com bastante rapidez, o que costuma acontecer em empresas que promovem funcionários internamente.
Por que o offboarding é importante?
Offboarding é um processo prático e experimental tanto para o funcionário quanto para o empregador.
Um aspecto do offboarding é garantir que um funcionário insatisfeito não tenha mais acesso a sistemas ou contas importantes. Essa é a parte prática.
A parte experimental surge quando os empregadores são capazes de fazer o melhor uso do processo de offboarding e entender por que os funcionários estão saindo e onde eles podem melhorar a experiência para os funcionários atuais e futuros.
Offboarding é o mesmo que separação de funcionários?
A separação de funcionários desencadeia um processo de offboarding, mas não é justo dizer que offboarding e separação de funcionários são a mesma coisa. Independentemente das circunstâncias envolvidas na maneira como um funcionário deixa a posição, há muitas outras tarefas envolvidas em seu offboarding.
O offboarding pode ser uma experiência positiva ou negativa para sua empresa. Os ex-funcionários que sentem que foram tratados com dignidade durante o tempo em que trabalharam na empresa, inclusive quando esse tempo terminou, provavelmente falarão favoravelmente sobre você.
Se o offboarding for mal feito e os ex-funcionários mantiverem acesso a sistemas essenciais, as empresas podem enfrentar sérias consequências, uma das quais pode ser violações de segurança. Em 2021, a Tesla entrou com um processo contra um ex-funcionário acusado de exportar dados proprietários e até mesmo fazer alterações no código-fonte.
Ter uma política clara sobre separação e offboarding de funcionários pode ajudar a mitigar riscos criados por um processo negativo.
Mesmo quando há pouco risco de violação de dados ou perda financeira, deixar de conduzir um processo de offboarding adequado pode significar a não implementação do feedback organizacional que poderia melhorar a empresa como um todo.
Para mais informações sobre o processo de separação de funcionários, confira nossa postagem no blog: Um guia completo para o processo de separação de funcionários [+ modelos] (em inglês)
Qual é a diferença entre onboarding e offboarding?
Onboarding refere-se ao processo envolvido na contratação e treinamento de um novo funcionário, enquanto o offboarding se trata de despedir de um funcionário e preencher sua vaga com sucesso. Embora esses processos sejam separados, é aconselhável considerá-los como parte de um ciclo.
Uma entrevista de saída é apenas uma parte do processo de offboarding, mas é fundamental. O feedback de pessoas que saem em bons termos pode ajudar a tornar sua empresa melhor em geral.
Um bom procedimento de offboarding pode tornar o onboarding mais eficaz e vice-versa. Como? Aqui estão apenas dois dos muitos exemplos possíveis:
- Sua equipe de RH tem uma entrevista de desligamento na qual o membro da equipe de saída indica que nunca sentiu que fazia parte da cultura da empresa. O departamento em questão recebe o feedback para implementar exercícios de formação de equipes para melhorar o envolvimento e a experiência dos funcionários.
- Sua equipe de RH identifica o desenvolvimento dos funcionários como um valor interno fundamental e considera apenas os candidatos com desejo de autoaperfeiçoamento. Quando um funcionário sênior sai, há uma fila de candidatos qualificados dentro da organização prontos para preencher a vaga porque foram receptivos ao aprendizado e ao desenvolvimento.
Relacionado: Como criar um program a de orientação e onboarding motivante para novos funcionários (em inglês)
O que está envolvido no processo de offboarding de funcionários?
Os procedimentos de offboarding podem variar dependendo do trabalho. Isso porque, para algumas funções, você desejará contratar internamente, algo que não é possível para todas as situações. Ainda que possam variar, em geral, estas são as etapas envolvidas em um processo de offboarding:
1. O funcionário dá o aviso prévio
Nos casos em que alguém é demitido, geralmente o funcionário não é notificado, mas seus gerentes e RH provavelmente estão cientes de que uma situação está se formando. Portanto, eles podem começar bem antes de a pessoa ser demitida a fazer planos para substituí-la.
2. A empresa anuncia vagas e recruta candidatos
O RH, o supervisor dos funcionários ou chefe de departamento publica anúncios para a vaga em aberto ou considera se seria possível promover alguém internamente. Em muitas empresas, mesmo que um candidato interno seja identificado, a função ainda deve ser divulgada para candidatos externos.
Para mais exemplos de anúncios de contratação ou panfletos de contratação, confira nossa postagem no blog: Mais de 30 panfletos de contratação que você pode personalizar para seu anúncio de emprego (em inglês)
3. Último dia do funcionário
Dependendo das circunstâncias de sua separação, o funcionário que está saindo pode realmente treinar o novo contratado, mas falaremos mais sobre isso mais tarde. Normalmente, porém, o período de notificação é um momento para o funcionário que está saindo entregar todos os arquivos importantes ou colocar seus projetos em um estado adequado para ser passado para outra pessoa (geralmente conhecido como processo de transferência de conhecimento).
As empresas também costumam planejar uma festa para agradecer ao funcionário pelo serviço prestado, principalmente se a separação (em inglês) é porque ele está se aposentando.
Para mais exemplos de e-mails de festa de despedida, confira os modelos nesta postagem do blog: Um guia completo para o processo de separação de funcionários (em inglês)
No último dia, eles deverão entregar os itens da empresa, como chaves, cartões-chave e qualquer equipamento, seu e-mail deve ser cortado e todas as contas importantes às quais eles têm acesso devem ter suas senhas alteradas.
4. Entrevista de saída
A maioria das empresas realiza entrevistas de desligamento, independentemente de como a pessoa saiu. Isso pode ser feito dias ou semanas após o último dia. Embora seja sensato conduzir as coisas com alguma cautela, é bom que as empresas levem a sério o feedback dos funcionários que saem. Nem todas as sugestões que eles fazem devem ser implementadas, mas seu testemunho deve ter uma importância significativa e ser levado em consideração.
5. Uma nova pessoa é contratada
Essa etapa pode acontecer bem antes do último dia do funcionário que está saindo, mas também pode ser a última etapa do processo de offboarding.
É aqui que o offboarding e o onboarding podem se sobrepor um pouco, pois um bom processo de offboarding identifica os candidatos que se beneficiarão do processo de onboarding da empresa. Alternativamente, a nova pessoa pode precisar de pouca ou nenhuma integração (onboarding), o que é comum no caso de promoções internas. No entanto, uma vez que o processo de rotatividade é concluído, o processo de onboarding começa e o offboarding termina.
O que é um checklist de offboarding de funcionários?
As listas de verificação ou checklists de offboarding de funcionários podem ajudar as empresas a acompanhar as etapas envolvidas nesse processo tão importante e são particularmente úteis para cargos em que os funcionários têm acesso a contas financeiras, contas de administrador de sites ou equipamentos confidenciais.
Vamos dar uma olhada nos diferentes tipos de checklist que você pode criar para garantir um processo de offboarding tranquilo tanto para os funcionários que saem como para a empresa.
Modelos de checklist de offboarding de funcionários
Este checklist geral de offboarding de funcionários divide as tarefas entre supervisor, funcionário e os itens que precisam ser devolvidos à empresa, facilitando o acompanhamento do que precisa ser concluído para todos os envolvidos no processo.
Em outra nota, este simples checklist de offboarding é reservado para os Recursos Humanos, para acompanhar o que eles precisam fazer ou solicitar que o funcionário conclua durante o processo de rescisão.
Além de fazer com que os funcionários devolvam suas chaves ou cartões-chave, você também deve revogar qualquer acesso aos sistemas ou passes de estacionamento que possam estar em vigor, e suas necessidades específicas podem variar quando se trata de acesso físico. Personalize este modelo para garantir que todos os ativos da empresa sejam recuperados adequadamente dos funcionários que saíram.
Um checklist de verificação de offboarding também pode ajudá-lo a determinar se é possível substituir o funcionário de saída por alguém que já está em sua empresa. Checklists de aptidão para a liderança, por exemplo, podem identificar funcionários com potencial executivo.
Perguntas frequentes sobre offboarding de funcionários
Você tem mais dúvidas sobre offboarding? Nós temos as respostas.
Como se faz o offboarding de alguém?
Para realizar o offboarding de um funcionário com sucesso, você precisa determinar seu último dia, como sua posição será preenchida, remover seu acesso a sistemas ou contas importantes e realizar uma entrevista de desligamento.
O que significa o processo de offboarding?
O processo de offboarding engloba as etapas envolvidas no gerenciamento de uma separação de funcionários, seja por demissão, pedido de demissão ou aposentadoria. Abrange a sua partida, bem como o preenchimento da sua posição.
Em resumo: o offboarding é um processo complexo, mas importante, que pode ser facilitado com recursos visuais
Decida quem vai preencher as vagas, esteja a par dos ativos da empresa e implemente o feedback das entrevistas de saída com recursos visuais inteligentes e envolventes, como checklists de offboarding de funcionários, manuais e acordos.
Você pode começar a personalizar todos esses modelos criando uma conta gratuita na Venngage. Não requer experiência prévia em design.