Como organizar eventos online de sucesso

By Débora Suélice, Oct 27, 2021

eventos online

Como organizar eventos online de sucesso

Produzir eventos online em que tudo aconteça conforme o planejado e que organizadores e audiência saem satisfeitos até parece um sonho, não é mesmo?

Veja neste artigo todas as recomendações para promover um evento online de sucesso por meio de uma comunicação assertiva e um planejamento bem feito. O conteúdo está dividido da seguinte forma:

  • Por que fazer um evento online?
  • Online ou híbrido: escolhendo o melhor formato
  • Mãos à obra: definições básicas no pré-evento
  • Plano de marketing digital para eventos online
  • Infraestrutura tecnológica para transmitir eventos online

Se você é uma daquelas pessoas que não acreditam que o evento online tem o mesmo peso que o evento presencial, vamos começar explicando alguns motivos para considerar esta modalidade no seu portfólio. Vamos nessa?

Por que fazer um evento online? 

Os eventos sempre foram considerados um importante ponto de contato entre pessoas e marcas. Mais do que um encontro despretensioso, são verdadeiras fontes de relacionamento com clientes, funcionários e outros públicos de interesse.

Não importa o stakeholder envolvido, o fato é que o evento online popularizou a transmissão de conteúdo via internet.

E com isso uniu comunidades em torno de discussões, negócios e networking até então majoritariamente presenciais. Isso se deve às diversas vantagens proporcionadas pelas produções virtuais. Elencamos aqui as 3 principais:

Alcance de participantes

A diferença mais marcante talvez seja o potencial de alcance e penetração que um evento online tem em detrimento de uma interação presencial.

Barreiras geográficas, fusos horários, disponibilidade física e diferença de idioma praticamente não existem na internet.

No mundo digital, é possível consumir conteúdo de qualquer lugar. Participar de um evento deixa de ser uma tarefa apenas para quem está fisicamente ao redor daquela produção e pode alcançar uma infinidade de pessoas.

E publicando a gravação depois, você ainda deixa o conteúdo como legado para o público, que pode revê-lo a qualquer momento, quantas vezes quiser. Isso significa que a sua mensagem continua sendo transmitida na internet mesmo depois que o evento termina.

Custo de produção 

A tecnologia é a alma da produção digital, e o investimento nessa frente não deve ser deixado de lado. Comparando os dois formatos, a produção presencial tem muito mais custos envolvidos, já que demanda uma infraestrutura para receber participantes.

Considere aí despesas relacionadas ao pavilhão, alimentação, deslocamento de painelistas, equipamentos de audiovisual, equipe de campo para organização e credenciamento, cenografia, brindes e stands.

Agora, imagine o evento virtual. Ainda que seja transmitido diretamente de um estúdio, os custos são drasticamente reduzidos. Na maioria dos casos, os painelistas participam diretamente de suas residências ou escritórios.

Riqueza de dados

Quando estamos em uma feira de negócios, por exemplo, é comum dar uma passeada pelos stands, ver o que está acontecendo e quais são as novidades.

Muitos expositores e patrocinadores terminam o evento sem saber ao certo quais resultados virão daqueles contatos, quem estava ali só de passagem e quem realmente pode ser um potencial cliente, por exemplo.

Na outra ponta, temos uma palestra com auditório cheio, dezenas de pessoas sentadas assistindo a uma atração. Mas quem ali realmente tem interesse e está engajado com a conversa?

No evento online, todas essas questões são mais facilmente decifradas por meio da análise de dados de comportamento dos participantes. Dá para saber quantas pessoas acessaram o estande virtual e interagiram com algum conteúdo.

É possível medir por quanto tempo cada pessoa assistiu uma live, quais enquetes respondeu, quais postagens fez no chat. Assim, você consegue filtrar quem tem interesse efetivo no seu produto ou marca e promover ações direcionadas para elas.

Definitivamente, a era dos dados também chegou para o segmento de eventos, e vai ser o grande diferencial nas produções e profissionais do futuro.

Online ou híbrido: escolhendo o melhor formato

Se mesmo depois de ler todas essas vantagens você ainda ficou em dúvida se realmente vai fazer um evento online ou presencial, a resposta para você pode ser… evento híbrido!

Este formato é a mescla dos dois, em que uma pequena parte da audiência participa presencialmente, enquanto a maioria assiste online.

Este formato pode ser bastante interessante, a depender do objetivo e da persona do evento. O mais importante é planejar experiências únicas para quem está de modo virtual e de modo presencial no evento.

Não encare um evento híbrido como a transmissão do que está acontecendo em alguma plenária. Diferentes formatos demandam diferentes estratégias de programação e interação.

Mãos à obra: definições básicas no pré-evento

Agora que você já tem mais clareza sobre as vantagens do evento online, é hora de começar a produzi-los. A etapa de pré-evento é a mais longa e detalhista delas, mas é a que vai trazer mais garantias sobre o sucesso do seu projeto.

Algumas das definições a seguir podem ser a chave para atrair o público e trazer mais engajamento e interesse. Vamos lá?

Objetivos do evento

Nenhuma atividade ou projeto corporativo é feito sem um objetivo bem claro. Em se tratando de evento, não é diferente. Definir muito bem o que você está buscando é fundamental para medir sua eficiência.

Os objetivos mais comuns no evento são:

  • captura de leads, ou seja, a prospecção de potenciais clientes;
  • relacionamento com partes interessadas, como colaboradores, fornecedores e demais parceiros estratégicos;
  • lançamento de um produto ou serviço.

Definidos os objetivos, você também pode estabelecer indicadores e metas, se for o caso.

Persona do participante

O conceito de persona é muito comum no marketing e se refere a uma pessoa-modelo, por assim dizer, que representa o público-alvo idealizado.

Mais do que dados demográficos, a definição de uma persona do evento consiste em pesquisar hábitos de consumo e, principalmente, comportamento virtual.

Conhecer em profundidade para quem você está produzindo o evento vai facilitar a definição de conteúdo de interesse, assuntos atraentes e como será o plano de divulgação.

Conteúdo e programação

Muitos falam que o sucesso do evento online é uma combinação entre tecnologia e conteúdo. E isso faz todo sentido.

Os palestrantes convidados, o formato do evento, o tema de cada painel, a duração de cada conversa, as dinâmicas e atrações… Tudo isso pode se tornar uma alavanca de engajamento da plateia e proporcionar momentos inesquecíveis.

Algumas ações inovadoras podem te ajudar a criar essas lembranças memoráveis. Confira neste e-book 42 ideias criativas para fazer um evento online de sucesso.

Pesquise a fundo os interesses e costumes da sua persona para não errar na escolha da programação. Coloque-a sempre no centro das decisões, pois o evento deve ser feito para ela. Ou  seus objetivos não serão alcançados.

Plano de marketing digital para eventos online

Diante de tanta oferta de entretenimento, para se diferenciar no universo online, o conteúdo é rei. Então, nada melhor do que investir no marketing de conteúdo para comunicar e envolver as pessoas no seu evento.

Algumas ferramentas são cruciais para encontrar sua persona na internet e fazer seu conteúdo parecer de forma relevante para ela.

A primeira delas é o site do evento. Ele pode ser simples, mas precisa contar com, pelo menos, o formulário de inscrição e a programação. Você ainda pode inserir informações sobre os painelistas, com uma biografia resumida, alem de conteúdos sobre a empresa, a marca ou os patrocinadores.

Lembre-se de que o hotsite é o cartão de visita e deve despertar a vontade do usuário em se cadastrar no evento.

O site é o ponto de partida de divulgação de um evento online e para o relacionamento com a audiência. Isso porque é quase obrigatório pedir um endereço de e-mail no momento do cadastro.

A partir daí, você pode iniciar uma régua de contatos com a base de inscritos, via e-mail marketing. Mais do que aquele e-mail de confirmação de inscrição de praxe, aproveite a oportunidade para qualificar essa audiência e mantê-la conectada durante e após o término do evento através de uma newsletter.

Quando se trata de redes sociais, o mais comum é usar o Linkedin para produções corporativas, já que a plataforma tem recursos exclusivos para divulgar um evento.

O mesmo acontece com o Facebook, que conta com sessão específica para eventos. Em ambos os canais, é possível compartilhar conteúdo e notificar os participantes.

Assim como no Youtube, o Instagram também permite transmissões ao vivo, então, você pode usar estas redes sociais na sua estratégia multistreaming, além de fazer postagens estáticas, em formato carrossel ou ainda em vídeo. Use as hashtags e marcações de forma estratégica para aumentar o alcance de suas publicações.

Vale ainda investir em anúncios tanto em canais sociais quanto em plataformas de busca.

Infraestrutura tecnológica para transmitir eventos online

Você precisa de um pouco mais do que um link de transmissão para fazer um evento online de sucesso. O primeiro passo é avaliar os equipamentos de captura de vídeo e áudio.

Muitos participantes usam o próprio notebook como dispositivo de gravação, o que não é um problema. Se bem ajustados, a câmera do computador e um headphone simples dão conta do recado.

Também garanta que a iluminação esteja adequada e que não haja ruídos atrapalhando o áudio. Dica: teste o equipamento de todos os painelistas minutos antes do evento para evitar qualquer imprevisto ao vivo.

O próximo item a ser considerado é a ferramenta de transmissão. Pode ser o Zoom, o Streamyard, o Youtube ou o Vimeo. É por meio dela que a imagem e vídeo do evento será distribuída para a audiência, via plataforma de eventos.

A plataforma de eventos ajuda muito e pode facilitar muito a gestão de um evento. Ela reúne diversos sistemas num único lugar, como a criação de site de inscrição e o disparo de e-mail de confirmação.

Isso sem falar nos recursos disponíveis durante a live, como chat aberto ou privado, envio de enquetes e reações. E depois que o evento acaba, você tem todos os dados num único lugar, o que facilita muito a mensuração de resultados.

Com todos os tópicos acima bem estruturados: objetivo, público-alvo, programação e plano de divulgação, seu evento tem tudo para dar certo. Mas para garantir que nada vai ficar de fora mesmo, a recomendação é contar fazer um planejamento completo, com cronograma e orçamento bem detalhados.

Esperamos que todas essas dicas tenham servido de inspiração para seu próximo evento. Bom trabalho!